Wybór odpowiedniego miejsca na konferencję może zadecydować o powodzeniu lub niepowodzeniu wydarzenia. Jest to coś, co zdecydowanie powinno znaleźć się na szczycie listy rzeczy do zrobienia podczas przygotowań do organizacji konferencji. W końcu wybór miejsca będzie miał duży wpływ na budżet i nada ton całemu wydarzeniu.
Lokalizacja jest kluczowa
Wybór dogodnej lokalizacji to jeden ze sposobów na zmaksymalizowanie frekwencji. Nie zapomnij zapytać o połączenia transportu publicznego, dojazd z lotniska i pobliskie hotele. Dla uczestników, którzy zdecydują się w tym dniu prowadzić samochód, ważne są także obszerne parkingi lub usługi parkingowe. Dodatkowe możliwości nawiązania kontaktów można zapewnić, upewniając się, że restauracje i inne atrakcje w okolicy są otwarte przed i po wydarzeniu.
Metraż sali ma ogromne znaczenie
Upewnij się, że uczestnicy mają zapewnione wygodne miejsca siedzące na wszystkich sesjach, a także miejsce do odpoczynku podczas przerw. Nie należy wybierać miejsca siedzącego w stylu teatralnym, gdy delegaci muszą robić notatki lub korzystać z laptopów. Podobnie zbyt duża sala konferencyjna sprawi, że połowa uczestników będzie wyglądać tak, jakby się nie pojawiła.
Jakie udogodnienia znajdują się w sali?
Zarezerwuj odpowiednie miejsce na organizację konferencji , które ma wszystkie udogodnienia potrzebne do przeprowadzenia imprezy. Obejmuje to sprzęt audio-wideo, mikrofony, zaplecze kuchenne i dostęp dla wózków inwalidzkich. Należy pamiętać o możliwościach aranżacyjnych, zwracając również uwagę na rozmieszczenie miejsc siedzących i stref dla sponsorów. Sprawdź, czy możesz skorzystać z sal do przerw i przestrzeni wystawienniczej lub wynająć wybraną firmę cateringową. Jeśli obiekt zapewnia catering na miejscu, należy zapytać, czy można w nim uwzględnić alergie pokarmowe lub specjalne diety.
Koniecznie sprawdź personel
W dniu konferencji będziesz miał dużo na głowie, więc upewnij się, że zapewniona będzie wystarczająca pomoc obsługi, kelnerów i ochrony. Należy również ustalić, czy na miejscu będzie obecny specjalny koordynator obiektu, który będzie służył pomocą w razie jakichkolwiek problemów. Sprawdź, czy podczas konferencji będzie dostępne wsparcie techniczne, aby prezentacje przebiegały sprawnie, a uczestnicy nie musieli błądzić po okolicy w poszukiwaniu Wi-Fi.
Rozmieszczenie obiektów — to także ma znaczenie
Jeśli organizujesz dużą lub wielodniową konferencję, będziesz potrzebować różnych rodzajów przestrzeni. Sposób, w jaki wybierzesz miejsca na spotkania, przerwy na kawę i wystawców, może mieć bezpośredni wpływ na powodzenie wydarzenia. Zanim podejmiesz decyzję o wyborze miejsca, upewnij się, że masz już pewne wyobrażenie o liczbie paneli i podstawowy harmonogram rozpisany w formie konspektu.