Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej z dnia 27 kwietnia 2016 r. zwanymi powszechnie jako RODO, pracodawcy mają obowiązek wytwarzania oraz gromadzenia najważniejszej dokumentacji dotyczącej działalności przedsiębiorstwa oraz zatrudnionych w nim pracowników. Mimo, iż tego typu dane należało przechowywać w firmie już od dłuższego czasu to jednak zmiany w regulacjach nakładają na przedsiębiorców nowe obowiązki, za których niedopełnienie grozi odpowiedzialność karno-administracyjna.
Zmiana okresu przechowywania dokumentów pracowniczych
Jedna z najbardziej znaczących zmian związanych z gromadzeniem dokumentów w firmie dotyczy skrócenia czasu przechowywania akt pracowniczych. Wcześniej okres ten wynosił dokładnie pięćdziesiąt lat, zaś obecnie został skrócony do lat dziesięciu. Według znowelizowanego przepisu Kodeksu Pracy (art. 94 pkt. 9b) każdy pracodawca powinien przechowywać dokumentację zatrudnionego personelu w taki sposób sposób, aby zachować poufność, integralność, dostępność i kompletność tego typu akt. Warto również zauważyć, że regulacje Kodeksu Pracy wspominają też o zachowaniu odpowiednich warunków, w których zostaje przechowywana dokumentacja firmowa. Akta nie mogą być więc narażone na czynniki zewnętrzne oraz nie powinny znajdować się w miejscach, które mogłyby zagrażać ich uszkodzeniu albo zniszczeniu.
Dokumentacja pracownicza musi być gromadzona przez cały okres zatrudnienia oraz przez dziesięć kolejnych lat po tym, jak stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu. Znowelizowany przepis nie dotyczy jednak sytuacji, w których odrębne regulacje przewidują inny czas magazynowania takich akt. Dziesięcioletniemu obowiązkowi przechowywania danych objęci są głównie pracownicy zatrudnieni po 1 stycznia 2019 roku. W przypadku osób, które pracowały pomiędzy styczniem 1999 roku, a grudniem 2018 roku, właściciel przedsiębiorstwa również może skrócić czas przechowywania dokumentów do dziesięciu lat pod warunkiem, że odpowiednio wcześniej przekaże do ZUS oświadczenie OSW wraz z raportem informacyjnym RIA. Akta dotyczące pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku nadal objęte są pięćdziesięcioletnim czasem gromadzenia danych.
Jakie dokumenty należy przechowywać w firmie zgodnie z regulacjami RODO?
Najbardziej istotnym dokumentem, który każdy pracodawca zatrudniający personel powinien sporządzić jest rejestr czynności przetwarzania. Dodatkowo należy też gromadzić wszelkie akta dotyczące naruszeń ochrony danych osobowych. W razie wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości w tym zakresie przedsiębiorca będzie mógł bez zbędnej zwłoki zgłosić naruszenie odpowiedniemu organowi nadzorczemu. Przechowywaniu w takim przypadku podlegają więc informacje na temat samych okoliczności, w których doszło do naruszenia prawa, następujących z tego tytułu skutków, a także podjętych działań zaradczych. Wszystkie te czynności powinny być ujęte w przechowywanej dokumentacji firmowej w sposób przejrzysty i jednoznaczny, dzięki czemu organ nadzorczy będzie mógł skutecznie zweryfikować słuszność podjętych czynności.
Kolejne obowiązki dotyczące przechowywania dokumentów w przedsiębiorstwie nakładają na pracodawcę odpowiedzialność na mocy której, powinien on wykazać prawidłowe sporządzenie i gromadzenie poszczególnych akt:
- dokumentu odnoszącego się do polityki bezpieczeństwa danych osobowych (powinien on przede wszystkim zawierać ogólne zasady związane z przetwarzaniem danych osobowych, które obowiązują w firmie);
- instrukcji zarządzania systemem informatycznym (dokument powinien odnosić się do zasad oraz podjętych środków bezpieczeństwa dotyczących przetwarzania danych osobowych na komputerze);
- upoważnień pracowników, którzy mają dostęp do danych osobowych zatrudnionego w firmie personelu;
- oświadczeń o poufności danych osobowych, które zostały podpisane przez wszystkich pracowników;
- klauzuli informacyjnych, które zostały przedstawione pracownikom firmy;
- dokumentacji przebytych szkoleń;
- zgód na przetwarzanie danych osobowych podpisanych przez wszystkich pracowników;
- umów przetwarzania danych osobowych.
Dokumentów, które pracodawca ma obowiązek magazynować jest więc dosyć sporo. Przedsiębiorstwa, którym brakuje miejsca na gromadzenie, aż tylu akt mogą skorzystać z profesjonalnych usług przechowywania dokumentów oferowanych przez specjalizujące się w tym zakresie firmy, takie jak Ekoakta. Zmiany w Kodeksie Pracy dotyczące przechowywania dokumentacji zgodnie z przepisami RODO
Nowelizacje w przepisach Kodeksu Pracy określają również nowe zasady odnośnie dokumentowania informacji na temat pracowników. Właściciel przedsiębiorstwa nie będzie mógł więc dłużej przechowywać danych dotyczących imion rodziców pracownika oraz szczegółowych danych kontaktowych. Może za to gromadzić informacje na temat posiadanego wykształcenia, zdobytych kwalifikacji zawodowych oraz dotychczasowych miejsc zatrudnienia. Zgodnie z obowiązującymi zmianami pracodawca ma prawo zażądać podania oraz późniejszego udokumentowania adresu zamieszkania pracownika oraz jego numeru PESEL.