W dobie RODO tematem danych osobowych musieli się zająć nawet drobni przedsiębiorcy. Warto wykorzystać to jako okazję do tego, by zadbać na przyszłość o poufne dokumenty i dane. Aby to zrobić, przydadzą się specjalne procedury w firmie i sprzęty, takie jak niszczarka do dokumentów.
Niszczarka do dokumentów w każdym biurze
Do niedawna niewiele mówiło się o tym, że dane osobowe też są cennym towarem. Wprowadzenie RODO uświadomiło Polakom, jak wiele podmiotów ma do nich dostęp. Nałożyło też nowe obowiązki na właścicieli firm. Jednak niezależnie od nowych regulacji o dane osobowe w firmie zawsze warto dbać, choćby za pomocą najprostszych środków.
Jednym z nich jest niszczarka dokumentów. Podstawowy rodzaj tnie papier na cienkie paski. Są też mniej popularne niszczarki dokumentów, w których można zutylizować karty kredytowe czy płyty CD. W większych firmach może się opłacić kupno takiego urządzenia multifunkcyjnego. Sprawdź, jaka będzie najlepsza niszczarka do dokumentów dla twojego biura. Najmniejsze niszczarki do dokumentów to urządzenia do postawienia na stole. Znajdzie się więc na nie miejsce nawet w niewielkim biurze.
Pamiętaj – warto niszczyć nie tylko dokumenty papierowe, ale też elektroniczne. Dane ze starego dysku czy laptopa też mogą trafić w niepowołane ręce. Dlatego kasuj wszystko, zanim wyrzucisz dysk, a wcześniej zabezpieczaj programy i partycje hasłami.
Jak zabezpieczyć dane klientów?
Poza niszczarką do dokumentów można też dbać o poufność danych w inny sposób. Jeśli masz recepcję czy biuro, nie trzymaj na wierzchu notesów z numerami i adresami klientów. Osobne regulacje dotyczą na przykład branży medycznej i warto o tym pamiętać, jeśli firma choćby częściowo ma związek z medycyną. Komputer na recepcji powinien być zabezpieczony hasłem. To pomoże uniknąć sytuacji, gdy pod nieobecność recepcjonistki ktoś skopiuje dane.
Szef firmy musi dbać też o ochronę danych pracowników, a nawet niedoszłych pracowników. Chodzi o osoby, które składają podanie o pracę. Również ich adresy mailowe czy telefony musisz chronić przed niepowołanym dostępem. Najprościej będzie je skasować od razu po skończonej rekrutacji, by nie wyciekły z maila. Jeśli przechowujesz je z myślą o przyszłych wolnych wakatach, zabezpiecz plik hasłem.
Czy trzeba zatrudniać pracownika do ochrony danych?
W dużej firmie samo zarządzanie tymi danymi może pochłaniać sporo czasu. Jeśli nie chcesz go poświęcać na takie zajęcia, zatrudnij specjalistę od ochrony danych osobowych, który przejmie te obowiązki. Można też jednemu z pracowników przekazać takie kompetencje w zamian za dodatek do pensji. Co miesiąc za dodatkowe wynagrodzenie może np. wpisywać dane do bazy lub upewniać się, że wszystkie dokumenty zostały poprawnie zniszczone.
Na koniec warto pamiętać o jeszcze jednej rzeczy. Adres e-mail to również element danych osobowych i on też jest poufny. To znaczy, że o ochronę danych osobowych powinni dbać nie tylko poważni przedsiębiorcy. Jeśli prowadzisz bloga i zbierasz adresy e-mail swoich czytelników lub wysyłasz newsletter sprzedażowy, również powinieneś zadbać o regulamin i pilnować tych danych, tak by nie wpadły w niepowołane ręce.