Faktury to codzienność dla większości przedsiębiorstw. Zarówno firmom, jak i kontrahentom zależy na sprawnym, bezpiecznym oraz bezbłędnym procesie generowania dokumentów księgowych. Jak wybrać dobre oprogramowanie i jakie są ceny programów do faktur?
Dlaczego wybór programu do faktur jest tak ważny
Obecnie na rynku istnieje spory wybór programów do faktur online. Ich celem jest pomoc przedsiębiorcom w codziennej pracy. Tego typu oprogramowanie ułatwia i przyspiesza wystawianie rachunków oraz faktur VAT. Sprawnie obsługuje również inne dokumenty księgowe.
Obecnie dużym zainteresowaniem cieszą się programy do faktur online, które pozwalają działać za pośrednictwem tzw. chmury. Gwarantuje to dostęp do danych z każdego miejsca i z każdego urządzenia posiadającego dostęp do internetu. Takie rozwiązanie ułatwia przechowywanie danych, z kolei twórcy oprogramowania troszczą się o bezpieczeństwo przechowywanych w chmurze informacji.
Z omawianego oprogramowania często korzystają mali i średni przedsiębiorcy, którzy nie posiadają własnych, rozbudowanych narzędzi księgowych. Dobre oprogramowanie zazwyczaj zaspokaja ich potrzeby. Ważnym aspektem wydaje się także cena programu do faktur, gdyż co miesiąc budżet firmy będzie obciążany odpowiednią sumą. Dobra wiadomość jest jednak taka, że tego typu oprogramowanie wcale nie musi być drogie.
Najważniejsze funkcjonalności
Wybierając program do faktur, liczymy przede wszystkim na szeroką dostępność danych z wybranych przez nas urządzeń. Chcemy, aby oprogramowanie działało szybko i posiadało intuicyjny interfejs. Ponadto szczególną uwagę trzeba zwrócić na bezpieczeństwo przechowywanych danych.
Dobry program do fakturowania powinien przede wszystkim posiadać połączenie z JPK, GUSem, magazynem, podzieloną płatnością czy bazą danych. Powinien być prosty w obsłudze i posiadać kluczowe funkcjonalności, jak chociażby funkcję automatycznego uzupełniania danych kontrahenta (co generuje dużą oszczędność czasu) oraz funkcję edytowania faktur (ponieważ pomyłki się zdarzają).
Wiele firm stawia dziś na automatyzację procesów. Część programów do obsługi fakturowania posiada funkcję automatycznego wystawiania faktur. Po przygotowaniu faktury użytkownik może za pomocą jednego kliknięcia przesłać plik na konto e-mail kontrahenta. Zanim jednak dojdzie do wysłania, program wyposażony w tego typu automatykę powinien pobierać automatycznie dane kontrahenta, wykorzystując jego NIP. To duża oszczędność czasu i sposób na uniknięcie pomyłek.
Program do faktur – co jeszcze wziąć pod uwagę przy wyborze
Wybierając program fakturujący, powinniśmy szukać przede wszystkim zestawu funkcjonalności dostosowanych do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Jeśli np. firma współpracuje z zagranicznymi kontrahentami, warto pokusić się o narzędzie oferujące wystawianie faktur w języku obcym, jak również z zastosowaniem obcej waluty. Warto też sprawdzić, czy program może zostać zintegrowany z innymi aplikacjami.
Istnieje także szereg usług typu premium jak chociażby drukowanie etykiet, personalizacja wydruku faktur czy też funkcja generowania faktur cyklicznych. Jeżeli chcemy nadać fakturom nieco indywidualnego kolorytu poprzez np. umieszczenie loga, dobrze jest wówczas zainteresować się funkcjonalnościami premium. Cena programu do faktur może wówczas nieco wzrosnąć.
Jaka cena programu do faktur? A może za darmo?
Jeśli przejrzymy dostępne w internecie propozycje, znajdziemy zarówno płatne, jak i darmowe programy. Możemy spotkać się również z narzędziami, które udostępniają nieodpłatnie jedynie podstawowe funkcjonalności. Za bardziej rozbudowane działania przyjdzie nam już zapłacić. Część programów posiada także limit wystawionych w danym miesiącu faktur.
Ceny programów do faktur wahają się zatem od kilkudziesięciu do kilkuset złotych w skali miesięcznej. Przed wyborem konkretnego narzędzia możemy zapoznać się z dostępnymi w internecie pakietami. Nieocenioną pomoc stanowią także różnego rodzaju rankingi i porównywarki. Dobry research pozwoli znaleźć dobrze dopasowane do potrzeb danego przedsiębiorstwa oprogramowanie fakturujące.