„Co się martwisz, wrzuć sobie to w koszty!”. Przez takie (często zresztą powtarzane) zdania, „pojęcie” na temat kosztów w firmie sprowadza się do próby ukrycia lub częściowego odzyskania kwoty poniesionej na zachciankę przedsiębiorcy. Jednak zaliczenie jej w koszty nie sprawi, że wydatek będzie uzasadniony i mniej odczuwalny. Czym tak naprawdę jest koszt i dlaczego wiedza na ten temat jest tak ważna?
Czym jest koszt?
Koszt to bardzo szerokie pojęcie. W prawie nie istnieje jego wyczerpująca definicja (w książkach do ekonomii są za to na ten temat obszerne rozdziały). Jednak, co do zasady, koszt to nakład finansowy poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania czy zabezpieczenia źródła przychodu. Musi być bezpośrednio związany z prowadzoną działalnością i zawsze prowadzi do zmniejszenia kapitału własnego i poniesienia straty w danym okresie na rzecz przewidywanych korzyści ekonomicznych, czyli zysku.
Oznacza to, że każdy „koszt” to wydatek pieniężny, a nie każdy wydatek to koszt firmy. I to na właścicielu firmy ciąży odpowiedzialność przed urzędem skarbowym za zaliczenie wydatku w koszty. Przykład? Wrzucenie kolejnego iPhone’a do firmy może wydać się bardzo podejrzane w oczach US. Jeżeli uzna ten koszt za niezasadny, właściciel firmy będzie musiał poddać korekcie ewidencję. W konsekwencji może powstać należność (podatek dochodowy plus ewentualnie VAT) wobec urzędu. Od daty jej powstania fiskus zacznie naliczać odsetki i jeżeli nie otrzyma zobowiązania w wyznaczonym terminie, rozpocznie działania egzekucyjne. Będzie to spory wydatek finansowy przedsiębiorcy, ale nie będzie to koszt.
Klasyfikacja kosztów w działalności gospodarczej
Co w takim razie można zaliczyć do kosztów? Wynika to z ustawy o rachunkowości, która wyróżnia chociażby koszty stałe i zmienne. Koszty stałe firma ponosi co miesiąc, niezależnie od osiągniętego zysku i wielkości produkcji. Można do nich zaliczyć wydatki poniesione na:
- wynagrodzenie,
- czynsz za najem budynku, lokalu,
- ubezpieczenie sprzętu, nieruchomości, powierzonego mienia,
- odpisy amortyzacyjne (środki trwałe),
- zużycie energii (elektryczna, gazowa, wodna, cieplna)
- opłaty za usługi księgowe, telekomunikacyjne, licencje.
Koszty zmienne są zależne od wielkości produkcji lub popytu na usługę, produkt. Obejmują wszelkie zasoby zużywane przez przedsiębiorcę lub tymczasowe nakłady finansowe, takie jak eksploatacja maszyn, zakup paliwa, wyposażenie biura, reklama itd. Jest to ogólna charakterystyka i należy pamiętać, że podział kosztów różni się w przypadku produkcji, handlu czy usług.
Koszty w prowadzonej działalności można podzielić również ze względu na:
- rodzaj ponoszonych wydatków, np. amortyzacja, usługi obce, podatki i opłaty,
- miejsce ich powstawania, np. koszty sprzedaży i zakupu, koszty ogólnego zarządu,
- okres, którego dotyczą, np. koszty bieżące, koszty rozliczane w czasie,
- wpływu na uzyskany przychód, np. bezpośrednie lub pośrednie.
W wyliczeniu i zrozumieniu kosztów pomóc może profesjonalna księgowość spółek Wrocław.
Dlaczego pojęcie i klasyfikacja kosztu jest ważna?
Przede wszystkim ma to związek z odpowiednim ewidencjonowaniem kosztów. W jednoosobowej działalności gospodarczej inaczej wygląda ewidencja środków trwałych, a inaczej wyposażenia. Gdzie indziej księguje się usługi obce, a gdzie indziej zakup towaru i jego ubezpieczenie. Jeszcze większe znaczenie ma to w przypadku prowadzenia pełnej księgowości.
Ponadto analiza kosztów pozwala wyciągnąć wnioski na temat rentowności firmy lub przedsięwzięcia. W produkcji dodaje się koszty stałe i zmienne, a następnie dzieli przez liczbę wyprodukowanych wyrobów. Informuje to o wysokości kosztu jednostkowego i pozwala ocenić opłacalność wprowadzania danego produktu na rynek lub ustalić jego odpowiednią cenę. Poza tym taka analiza pomaga dostrzec, gdzie trzeba zmniejszyć wydatki.
Prowadząc działalność gospodarczą, należy pamiętać, że każde wydane pieniądze oznaczają konsekwencje i mniejszy zysk. Nie chodzi więc o to, aby „wrzucać w koszty” różne wydatki, ale o to, by umiejętnie zaliczać do nich nakłady finansowe faktycznie niezbędne do osiągnięcia określonego celu w firmie. Z tego powodu świetny księgowy to nie ten, który potrafi dany wydatek wpisać w odpowiednie miejsce w koszty, ale ten, kto potrafi je przeanalizować i pokazać, gdzie należy dokonać zmian, aby firma przynosiła więcej zysku (a nie kosztów).
Potrzebujesz pomocy? Odwiedź Biuro Rachunkowe Liber!