Faktura elektroniczna dostępna jest w Polsce już od kilkunastu lat. Nadal jednak nie korzystają z niej wszyscy przedsiębiorcy. Czym jest e-faktura?
Głównym dokumentem potwierdzającym zawarcie transakcji pomiędzy przedsiębiorcami jest faktura VAT. Stanowi ona również podstawę do prowadzenia rozliczeń podatkowych, między innymi umożliwia odliczenie zakupów od podatku. Faktura VAT nie musi być jednak dokumentem papierowym – alternatywa to faktura elektroniczna, czyli e-faktura, której nie trzeba drukować.
Czym dokładnie jest faktura elektroniczna na gruncie polskiego prawa? Jak wygląda taki dokument? Jak z niego korzystać? W końcu, jak ją wystawić?
Faktura elektroniczna – co to jest?
Faktura elektroniczna, inaczej e-faktura czy efaktura jest dokumentem elektronicznym posiadającym cechy faktury. Ma ona taką samie samo znaczenie jak faktura papierowa, czyli jest z nią równoważna, jednak nie musi być drukowana, aby być dokumentem księgowym.
Format elektroniczny może posiadać faktura VAT, lecz również jej duplikat czy faktura korygująca.
Z faktur elektronicznych można korzystać w Polsce już od 2005 roku. Aktualnie głównym dokumentem regulującym kwestie e-faktur jest Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, która nazywana jest także ustawą o VAT.
Ponadto, od 18 kwietnia 2019 r. obowiązuje ustawa dotycząca fakturowania elektronicznego przy zamówieniach publicznych, partnerstwie publiczno-prywatnym, przy przyznawaniu koncesji na roboty budowlane oraz usługi.
Zalety korzystania z faktur elektronicznych:
- oszczędność na wydruku dokumentów – mniejsze koszty papieru, tonera, przesyłki pocztowej, przechowywania faktur
- terminowość – faktura elektroniczna może być od razu dostarczona do adresata
- bezpieczeństwo – faktura nie jest narażona na uszkodzenie mechaniczne, można robić jej kopie zapasowe – backupy
- wygoda – efaktura stale dostępna jest jako dokument elektroniczny, do którego można uzyskać dostęp na komputerze czy online, można ją także łatwo wyszukać w archiwum
- ekologia – brak nadmiernego zużycia zasobów do wydruku i obsługi faktur
Warto także wskazać, że faktury elektroniczne są istotnym elementem systemów komunikacji EDI – elektronicznej wymiany danych.
Te wszystkie zalety powodują, że faktury elektroniczne wybierane są obecnie coraz częściej przez przedsiębiorców – zarówno tych prowadzących mikro firmy, jak również przez duże korporacje.
Jak wygląda faktura elektroniczna?
Pod względem wyglądu faktura elektroniczna to zapis danych w postaci pliku elektronicznego. Może być ona przechowywana na komputerze, na przykład w formacie PDF, ale również może być wydrukowana.
W fakturach elektronicznych umieszcza się takie same dane jak w zwykłych fakturach VAT, dlatego też pod tym względem niczym nie różnią się od ich papierowych odpowiedników.
Co ważne, efaktura nie wymaga podpisywania jej podpisem elektronicznym lub innym typem podpisu, na przykład skanem podpisu odręcznego.
Według przepisów, fakturę elektroniczną muszą cechować też:
- autentyczność pochodzenia
- integralność treści
- czytelność
E-faktura – jak z niej korzystać?
Korzystanie z faktur elektronicznych jest bardzo proste i może być dla firmy dużym udogodnieniem. Warto zatem rozważyć przejście na fakturowanie elektroniczne. Jak to zrobić?
Najwygodniej e-faktury wystawia się za pośrednictwem programów komputerowych przeznaczonych do tego celu. Mogą one współpracować także z innymi systemami informatycznymi dla biznesu, ułatwiając prowadzenie spraw formalnych.
Po wystawieniu, faktura elektroniczna może być natychmiast przekazana do odbiorcy, na przykład przez e-mail. Warto jednak zaznaczyć, że odbiorca ten musi wyrazić zgodę na otrzymywanie e-faktur.
Faktury elektroniczne można przechowywać w archiwum na komputerze lub bezpieczniej – w chmurze. Należy jednak pamiętać, żeby w razie kontroli móc zapewnić organom natychmiastowy dostęp do dokumentacji.
Warto zatem pomyśleć o przejściu na faktury elektroniczne. Dzisiaj ułatwiają one prowadzenie biznesu w każdej branży!