Z reguły nawiązywanie nowej współpracy niesie ze sobą wiele korzyści, m.in. rozwój przedsiębiorstwa, zdobycie nowych doświadczeń w biznesie, poszerzenie kontaktów, a także wzrost przychodów. Jednak nierzetelni kontrahenci mogą przyczynić się do serii szkód i strat. Choć zaufanie jest ważne, lepiej nie polegać wyłącznie na nim podczas zawierania umowy. Aby uniknąć wszelkich problemów, nieprzyjemności i stresu w przyszłości, warto sprawdzić, czy potencjalny partner biznesowy jest wiarygodny finansowo. Jak sprawdzić kontrahenta? Jakie narzędzia służą do jego weryfikacji? Dlaczego sprawdzenie kontrahenta jest tak istotne? Przeczytaj i sprawdź już teraz!
Dlaczego ważne jest, by sprawdzić kontrahenta przed podpisaniem umowy?
Choć nawiązanie współpracy z nowym kontrahentem może okazać się bardzo owocne i przynieść wiele korzyści obu stronom, niemal zawsze wiąże się z ryzykiem finansowym. Najczęściej spotykanym problemem przedsiębiorców są niewypłacalni partnerzy biznesowi oraz niedotrzymywanie przez nich zobowiązań. Konsekwencją zawarcia umowy z firmą, której moralność płatnicza nie jest mocną stroną, mogą okazać się katastrofalne dla rozwoju przedsiębiorstwa. Taka współpraca grozi utratą pieniędzy, towarów, obowiązkiem poniesienia odpowiedzialności podatkowej za zobowiązania kontrahenta, a w najgorszym wypadku bankructwem i upadkiem firmy. Ryzyko to jest szczególnie duże w przypadku niewielkich przedsiębiorstw.
Na podstawie Badania Płatności Coface 2020 zauważono, że w ciągu kolejnych 6 miesięcy oczekiwany wzrost długości przeterminowanych należności może osiągnąć ponad 15 punktów procentowych w branży tekstylno-odzieżowej i transportowej. Świadczy to o skali niebezpieczeństwa w przypadku relacji w nieuczciwym kontrahentem. Kolejnym możliwym scenariuszem jest nawiązanie współpracy z nieistniejącą firmą. Gdy nasz przyszły partner biznesowy nie posiada zarejestrowanej działalności gospodarczej, możliwości sprawdzenia go jest niewiele. Jednak brak takich danych jest już znakiem ostrzegawczym przed oszustem. Dlatego tak ważna jest uprzednia weryfikacja kontrahenta, jeszcze przed podpisaniem umowy.
Sposoby weryfikacji wiarygodności i moralności płatniczej — jak sprawdzić kontrahenta?
Weryfikacja firmy oraz jej wiarygodności powinna mieć miejsce jeszcze przed podpisaniem umowy. Pozwoli to uniknąć nawiązania relacji z dłużnikiem lub oszustem i uchroni przedsiębiorstwo przed ryzykiem niewypłacalności i zatorów płatniczych. Należy przeprowadzić dokładne rozeznanie nawet w przypadku jednorazowych transakcji. Niezależnie od rodzaju i wagi współpracy, lepiej zawsze sprawdź kontrahenta. Zwykle do tego celu potrzebny jest nam jedynie numer NIP firmy. Dzięki niemu można sprawdzić, czy kontrahent figuruje w rejestrach oraz na liście płatników VAT. Zwykle dane wystarczające do weryfikacji wiarygodności firmy można uzyskać przez Internet oraz za pomocą darmowych narzędzi weryfikacji, jednak jeśli chcemy mieć dostęp do szczegółowych informacji, możemy skorzystać z płatnych źródeł, takich jak Biura Informacji Gospodarczej lub wywiadownie gospodarcze.
Internet
Pierwszym i kluczowym krokiem, który powinien być podjęty w celu weryfikacji, to samodzielne znalezienie informacji w Internecie. Warto zacząć od strony internetowej przedsiębiorstwa oraz jego profil w Google My Business. Szczególnie warto zwrócić uwagę, czy dana witryna została zarejestrowana w kraju, który podmiot podał jako miejsce funkcjonowania firmy, a następnie porównać pozostałe podstawowe informacje. Jedną z ważniejszych informacji jest numer NIP i REGON — warto go zachować, gdyż jest konieczny do późniejszych działań wywiadowczych.
Warto przyjrzeć się również profilom w social mediach i przejrzeć opinie klientów. Gdy możliwość wystawiania opinii jest zablokowana, należy zachować czujność, bo może to być znakiem, iż firma nie jest w pełni wiarygodna, a klienci mogą nie być zadowoleni z jej usług. Jednak warto podejść z pewnym dystansem do negatywnych opinii, gdyż ich autorem może być konkurencja.
Wskaźnik Moralności Płatniczej – PMI
PMI (Payment Morality Index) jest wskaźnikiem, który określa stosunek wysokości zadłużenia do długości opóźnienia w spłacie (wyrażonej w dniach). Jest on obliczany dla podmiotu na podstawie jego zachowań na rynku. Można go odnaleźć w raportach gospodarczych przy danych takich jak ocena ryzyka współpracy. Gdy wartość PMI mieści się w przedziale od 0 do 40, ryzyko zalegania z płatnościami w przypadku danego podmiotu jest duże, a okres opóźnienia może przeciągać się nawet do 2 miesięcy.
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej — CEIDG
To najobszerniejszy, internetowy rejestr przedsiębiorstw, do którego każda prowadząca działalność osoba fizyczna ma obowiązek się wpisać. Jest to więc doskonałe źródło informacji do weryfikacji istnienia firmy. Można uzyskać tam wgląd do danych dotyczących potencjalnego partnera biznesowego, jeśli posiadamy jedną z podstawowych danych kontaktowych, jakimi są: imię i nazwisko przedsiębiorcy, nazwa firmy, adres firmy, numer NIP, numer REGON. Możemy wtedy sprawdzić status firmy (działająca, usunięta z wykazu lub zawieszona), formę działalności (jednoosobowa działalność gospodarcza lub spółka cywilna), a także datę rozpoczęcia działalności.
Krajowy Rejestr Sądowy — KRS
W celu sprawdzenia wiarygodności kontrahenta warto zajrzeć do Krajowego Rejestru Sądowego. Dzięki niemu można określić istnienie osobowych oraz kapitałowych spółek prawa handlowego, dysponując tymi samymi danymi potrzebnymi w CEIDG lub numerem KRS. Dostępne są również takie dane jak: data wpisu lub wykreślenia z KRS, forma działalności, adres. Ponadto istnieje opcja pobrania w formacie PDF szczegółowego raportu z danymi dotyczącymi m.in.: kapitału zakładowego, organów reprezentujących, wspólników i ewentualnego postępowania upadłościowego.
Krajowy Rejestr Podmiotów Gospodarki Narodowej — REGON
Prowadzony przez Główny Urząd Statystyczny Krajowy Rejestr Podmiotów Gospodarki Narodowej zawiera spis wszystkich podmiotów oraz instytucji posiadających numer REGON, w tym działalności gospodarczych oraz spółek cywilnych. Dysponując numerem NIP, REGON lub KRS można uzyskać dostęp do takich danych jak: nazwa i adres firmy, numer NIP, rodzaj i data rozpoczęcia działalności, data wpisu lub wykreślenia z rejestru, status przedsiębiorcy, dane wspólników.
Informacje z Urzędu Skarbowego
Urząd Skarbowy jest źródłem informacji o tym, czy potencjalny kontrahent jest czynnym płatnikiem VAT oraz, czy nie posiada on zaległych podatków. Niestety samodzielnie można uzyskać takie dane dopiero po podpisaniu umowy, jednak można poprosić o okazanie zaświadczenia o braku zaległości w rozliczeniach z US oraz składkach ubezpieczenia społecznego w ZUS. Gdy kontrahent nie stara się niczego zataić, powinien je bez problemu przedstawić.
Biała lista podatników VAT
Dobrze jest sprawdzić również status VAT kontrahenta w wykazie białej listy na stronie Ministerstwa Finansów, gdzie łatwo zweryfikować, czy jest on czynnym podatnikiem VAT, był nim w wybranym dniu lub czy w ogóle został zarejestrowany, a także datę wpisu lub wykreślenia z rejestru VAT. Można sprawdzić również przypisane do podmiotu rachunki bankowe, które potwierdzone zostały jako bezpieczne przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Należy pamiętać o obowiązku kontroli statusu partnera biznesowego przed zapłatą za fakturę.
Informacja Gospodarcza od Coface
Godnym polecenia narzędziem weryfikacji wiarygodności i moralności płatniczej oraz określania zdolności kredytowej kontrahenta jest informacja gospodarcza. To zbiór danych dotyczących przedsiębiorstw, które służą do oceny prawdopodobieństwa jego upadłości i określania ryzyka współpracy. Wiarygodność i rzetelność udostępnionych w informacji gospodarczej danych potwierdzają profesjonalne analizy i weryfikacje materiałów. Coface stanowi największą wywiadownię gospodarczą w Polsce, a siedziby firmy zlokalizowane są również w wielu innych krajach, dlatego wyróżnia się ona globalnym doświadczeniem. Na podstawie zgromadzonych danych tworzone są raporty handlowe i rekomendacje na temat wiarygodności przedsiębiorstw na całym świecie, a dostarczane klientom profesjonalne produkty mają na celu minimalizację ryzyka finansowego. Ponadto w przeciwieństwie do innych dostawców informacji, Coface zakłada i analizuje ryzyko kredytowe. Wśród podofert w informacji gospodarczej można wyróżnić:
- Business Finder – narzędzie, które na podstawie największej bazy danych w Europie Środkowo-Wschodniej pomaga w znalezieniu docelowej grupy firm zweryfikowanych już przez Coface, z którymi można zawrzeć współpracę;
- Cross Border Network – informacje dotyczące powiązań osobowych i kapitałowych;
- Credit Opinion – rekomendacje kredytowe, które ułatwiają zarządzanie decyzjami kredytowymi przy małych i średnich transakcjach, które się powtarzają;
- Raporty handlowe – przygotowana przez Coface ocena firmy i określenie rekomendowanego maksymalnego limitu kredytowego, które mają na celu zwiększenie bezpieczeństwa podczas współpracy;
- Monitoring ryzyka – monitorowanie informacji dotyczących partnerów biznesowych na bieżąco;
- Coface Reserve 9 – rozpoznanie, oszacowanie i przewidywanie ryzyka strat na należnościach handlowych oraz ocena oczekiwanych strat kredytowych;
- Opinie kredytowe – informacje dotyczące poziomu limitu kredytu kupieckiego dla zgłoszonej firmy i określenie zdolności firmy do regulowania zobowiązań;
- CofaPay – system, który pozwala na monitorowanie wierzytelności i gwarantujące dostęp do danych o aktualnej sytuacji kontrahentów.
Podsumowanie
Weryfikacja moralności płatniczej i wiarygodności płatniczej kontrahenta powinna być priorytetem dla każdego przedsiębiorcy planującego nawiązać nową współpracę. Wcześniejsze rozeznanie na temat potencjalnego partnera biznesowego może uchronić firmę przed problemami z niewypłacalnością, które niosą za sobą poważne konsekwencje. Dlatego warto sprawdzić swojego kontrahenta jeszcze przed podpisaniem umowy.