Szukasz pomocy w przygotowaniu się do nowego obowiązku, który wprowadzi KSeF? W takim razie koniecznie zacznij od naszego przewodnika z informacjami o Krajowym Systemie e-faktur. Sprawdź już teraz, co to jest i jakie korzyści może przynieść.
Czym jest Krajowy System e-faktur?
Krajowy System e-faktur, w skrócie często określany jako KSeF, jest to ogólnopolski system teleinformatyczny. Dzięki niemu możliwe staje się zarówno wystawianie, jak i przechowywanie oraz udostępnianie tzw. faktur ustrukturyzowanych. Za każdym razem zostają one później zapisane w formacie XML.
Jeśli zastanawiasz się nad tym, w jaki sposób należy wystawić e-fakturę poprzez KSeF. To przede wszystkim musisz zdawać sobie sprawę z tego, że niezbędnym elementem będzie posiadanie indywidualnie nadanego konta w systemie KSeF.
Oczywiście istnieje też bardzo wygodna alternatywa, gdyż masz też możliwość skorzystania ze sprawdzonego systemu do fakturowania lub kompleksowego systemu finansowo-księgowego, które zostały odpowiednio zintegrowane z KSeF. Szczególnie popularne staje się wybieranie tej drugiej opcji, gdyż gwarantuje znacznie więcej korzyści i dla wielu przedsiębiorców oraz ich pracowników jest znacznie łatwiejsze w codziennym funkcjonowaniu. Na pewno zaletą zewnętrznych platform jest to, że możesz wykonać wiele czynności księgowych sprawniej i szybciej, pomijając rządowy system, a jednak nadal korzystając z wytycznych wyznaczonych przez Ministerstwo Finansów. Ciekawym atutem jest również możliwość śledzenie statusu wysłanych faktur do KSeF. Dzięki temu w razie odrzucenia jakiejś faktury przez system będziesz mógł lub mogła odpowiednio szybko zareagować.
Czym są faktury ustrukturyzowane?
Warto wyjaśnić jeszcze jedno pojęcie. Chodzi o to, czym w ogóle jest faktura ustrukturyzowana. Otóż to nic innego, jak po prostu faktura, która została wystawiona już poprzez Krajowy System e-faktur. Różni się ona tym od standardowej faktury, że posiada specjalny i unikalny numer ID. Jej wygląd i struktura została ściśle określona przez Ministerstwo Finansów.
Jakie zalety ma Krajowy System e-faktur?
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur sprawi, że wszystkie faktury będą miały taką samą srtrukturę logiczna. Mówiąc prościej – będą zawierały te same obowiązkowe informacje. Korzystając z systemów komercyjnych zintegrowanych z KSeF, takich jak Saldeo SMART, będziesz pracował wygodnie, gdyż automatycznie sprawdzą za ciebie, czy zawarte w fakturze dane są poprawne. Zdecydowanie warto zwrócić uwagę także na to, że nie będziesz musiał lub musiała wtedy przesyłać do Urzędu Skarbowego jednolitego pliku kontrolnego dla faktur.
Inną zaletą, która również odgrywa bardzo istotną rolę, jest to, że po tym, jak zdecydujesz się skorzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, odejdzie Ci jeden z bardzo ważnych obowiązków, gdyż nie będziesz musiał lub musiała archiwizować oraz magazynować w firmie faktur. Zatem zniknie problem z gubieniem dokumentów księgowych, ponieważ wszystkie znajdą się w jednym miejscu.
Inną ciekawą korzyścią tego rozwiązania jest też to, że owy system umożliwi Ci uzyskanie szybszego zwrotu z VAT. Dotychczas obowiązywał limit 60 dni, podczas których można spodziewać się zwrotu VAT-u. Korzystając z Krajowego Systemu e-Faktur, czas ten skraca się do maksymalnie 40 dni.
Jeszcze jedną dla wielu ważną zaletą tego systemu jest też to, że nie będzie już konieczności wystawiania duplikatu faktury.
Jak widzisz, wiele tych korzyści, które zapewnia Krajowy System e-faktur, oznaczają, że proces księgowania w firmie stanie się znacznie szybszy i łatwiejszy. Z drugiej strony sprawi to także, że urzędy podatkowe będą mogły sprawniej i skuteczniej kontrolować, czy składane dokumenty są wypełnione w sposób prawidłowy.
Trzeba pamiętać, że KSeF ma został już obowiązkowo wprowadzony do użytku od 1 stycznia 2024 roku.