Assessment Center to złożony proces, którego realizacja wymaga specjalistycznych umiejętności zarówno na etapie przygotowania sesji jak też jej realizacji oraz komunikacji jej wyników uczestnikom. Większość osób zainteresowanych pełnieniem tej roli ma własne doświadczenia jako uczestnik Assessment Center lub miała okazję obserwować wybrane aspekty związane z realizacją tego typu sesji. Mimo to dla uczestników szkoleń przygotowujących do pełnienia roli asesora wiele zasad i dobrych praktyk pozostaje tajemnicą i niemałym zaskoczeniem.
Najczęściej wynika on z uświadomienia na szkoleniu złożoności roli i wymagań jakim asesor musi sprostać, a także czasochłonności i pracochłonności tego typu procesów. Dlatego podjęcie się roli asesora należy przemyśleć pod kątem własnych kompetencji i możliwości czasowych, zwłaszcza jeśli ma być to dodatkowa funkcja w organizacji, wykraczająca poza regularne, standardowe obowiązki. Poniżej omówione są zadania asesora na różnych etapach procesu Assessment Center.
Asesor przed sesją
Zaangażowanie asesora rozpoczyna się przed konkretną sesją i polega na wnikliwym zapoznaniu się z zadaniami, które będą realizować uczestnicy, kluczami rozwiązań, instrukcjami dla uczestników oraz dla aktorów podgrywających w zadaniach symulacyjnych. Asesor musi starannie zapoznać się z opisami badanych kompetencji i ich wskaźnikami behawioralnymi, arkuszami oceny poszczególnych ćwiczeń, harmonogramem sesji i własnymi aktywnościami. Jest to więc czasochłonny lecz niezbędny etap, aby przyjść na sesję przygotowanym. Warto więc wygospodarować na te aktywności kilka godzin w dniu poprzedzającym sesję.
Asesor podczas sesji
Asesor w dniu sesji musi być przygotowany na bardzo intensywną pracę, polegającą na obserwacji uczestników w ćwiczeniach, prowadzeniu notatek, wypełnianiu arkuszy oceny w przerwach pomiędzy ćwiczeniami. Zwieńczeniem dnia jest tzw. dyskusja asesorów, podczas której omawiane są zachowania uczestników w poszczególnych zadaniach oraz oceny kompetencji. Dyskusja asesorów trwa kilka godzin, tak więc dzień pracy nierzadko kończy się późnym wieczorem. Co więcej asesor podczas sesji zobowiązany jest do przestrzegania wielu zasad i zachowania standardów pracy, wśród których najważniejsze to:
- w trakcie ćwiczeń nie okazuje emocji („poker face”),
- ocenia to, co widzi – bez interpretacji, założeń (musi być świadomy błędów
w ocenie), - ściśle przestrzega harmonogramu i kontroluje czas aktywności uczestników,
- prowadzi notatki podczas obserwacji,
- w przerwach uzupełnia arkusze obserwacyjne (przyporządkowuje zapisy z notatek do arkuszy obserwacyjnych),
- nie udziela instrukcji i odpowiedzi na wątpliwości uczestnika w trakcie ćwiczenia,
- nie bazuje na wrażeniach i własnych odczuciach, musi dysponować zapisaną ewidencją zachowań,
- musi być terminowy w harmonogramie, nie spóźnia się, nie wydłuża czasu ćwiczeń,
- musi być skoncentrowany podczas dyskusji asesorów, szanuje czas innych i nie rozprasza się na inne czynności.
- podczas dyskusji asesorów jest skupiony na celu, unika anegdot i rozmów nie związanych z celem,
- musi być uważny na błędy w ocenie, upewniać się czy ich nie popełnia i czy nie robią tego inni asesorzy.
Ponadto najczęściej asesor na sesji pełni także role aktorskie w symulacjach rozmów, co wymaga doskonałej znajomości roli aktora w danych ćwiczeniach oraz przestrzegania zasad związanych z „podgrywaniem” w scenkach symulacyjnych.
Asesor po sesji
Zaangażowanie asesora po sesji jest również bardzo duże. Przed wszystkim jest on zobowiązany opracować raporty dla wybranych uczestników oraz przygotować opisy z ćwiczeń dla innych asesorów. W ramach raportu musi w analityczny sposób opisać mocne i słabe strony badanych kompetencji, następnie dokonać ich syntezy w postaci podsumowania oraz sporządzić rekomendacje rozwojowe dla uczestnika. Sporządzenie raportu jest najtrudniejszą i zarazem najbardziej żmudną częścią pracy dla większości asesorów. Czas opracowania raportu jest różny w zależności od stopnia biegłości i doświadczenia asesora. Należy pamiętać, że asesor początkujący potrzebuje na opisanie jednej osoby całego dnia, asesor z dużym doświadczeniem jest w stanie sporządzić od dwóch do maksymalnie czterech raportów dziennie, oczywiście w zależności od ich struktury i liczby badanych kompetencji.
Na tym jednak praca się nie kończy. Ostatnim i kluczowym etapem jest udzielenie informacji zwrotnych uczestnikom. To także trudny i czasochłonny etap pracy. Do każdego feedbacku należy się przygotować, bardzo uważnie przeczytać raport oraz notatki z sesji, zaplanować strategię i strukturę rozmowy. Jedno spotkanie feedbackowe trwa najczęściej od 60 do 90 minut. Może być ono przeprowadzone telefonicznie lub osobiście. Bez względu na formułę w ciągu jednego dnia można efektywnie przeprowadzić 4 – 5 feedbacków.
Jak widać każdy z etapów jest pracochłonny i czasochłonny, tak więc decydując się na bycie asesorem należy starannie przemyśleć własne predyspozycje i możliwości czasowe.
Artykuł powstał we współpracy z CONSIDERO Consulting Sp. z o.o. / considero.pl