Nota obciążeniowa to rodzaj dokumentu, który pozwala na udokumentowanie przychodów oraz rozchodów, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. W innym przypadku należy zastosować fakturę VAT, w której uwzględnia się kwotę podatku adekwatną do oferowanego towaru lub usługi.
Prowadzenie księgowości to nieodzowny element każdego przedsiębiorstwa. Zarówno przychód firmy, jak również jej wydatki wymagają tego, aby były udokumentowane. Ułatwia to rozliczenie z instytucjami takimi, jak urząd skarbowy.
W przypadku wielu firm podstawowym sposobem wystawiania dokumentu, który potwierdza zakup danego produktu, czy skorzystanie z danej usługi, jest faktura VAT. To na niej wskazuje się konkretny charakter usługi, jak również jej kwotę netto.
Chociaż faktury VAT to jeden z najpopularniejszych sposobów dokumentowania różnego rodzaju transakcji, nie zawsze mogą być zastosowanie. W szczególnych przypadkach stosuje się noty obciążeniowe.
Nota obciążeniowa zawiera takie operacje, których nie może udokumentować przy pomocy zwykłej faktury. Taką notę ten można bezproblemowo rozliczyć w ramach prowadzonej dokumentacji księgowej.
W jakich sytuacjach można wystawić notę obciążeniową
- Jeśli w dokumentach księgowych pojawiły się błędy i należy je skorygować, często stosuje się noty obciążeniowe
- W przypadku przeniesienia na nabywcę kosztów, które nie podlegają opodatkowaniu
- Przy naliczaniu kar umownych
- W przypadku udokumentowania żądania wypłaty odszkodowania
- W przypadku odsetek ustawowych za opóźnienie, które nalicza się przy zwłoce za nieopłaconą fakturę lub nieterminową płatność
W jaki sposób wystawić notę obciążeniową?
To, w jaki sposób należy wystawić notę obciążeniową oraz jakiego rodzaju informacje powinny być na niej zawarte, regulują w sposób bardzo dokładny przepisy. Nota powinna zawierać:
- Nazwa dokumentu (Nota obciążeniowa lub nota księgowa)
- Numer noty (sposób numerowania zależy jest od poszczególnych jednostek)
- Poszczególne strony, których nota dotyczy – nazwa stron, adres zamieszkania/prowadzenia działalności
- Szczegółowe informacje, które dotyczą operacji gospodarczej
- Datę wykonania operacji gospodarczej
- Podpis podmiotu, który notę wystawiani
Niezbędne staje się także posiadanie dokumentu, który stanowi podstawę do wystawienia noty. O ile nie jest on niezbędny podczas wystawiania noty obciążeniowej, o tyle w przypadku kontroli, na przykład z urzędu skarbowego, brak dokumentu może stanowić dość poważny problem i prowadzić do przykrych konsekwencji. Tym bardziej, że nota księgowa stanowi dokument prawny, a z uwagi, iż może być wystawiona przed przedsiębiorstwa, istotne jest, aby istniała możliwość pełnej kontroli nad obiegiem gotówki w sektorze biznesowym, co pozwala sprawdzić, czy firmy rozliczają się ze swojego dochodu w odpowiedni sposób.
Podsumowując
Nota obciążeniowa, którą nazywa się także notą obciążeniowo-uznaniową lub notą księgową ma zastosowanie wtedy, gdy nie istnieje możliwość wystawienia faktury VAT. Innymi słowy, nota pozwala na prowadzenie księgowości, dokumentację dochodów i rozchodów, ale w sytuacjach, gdy nie ma możliwości zastosowania faktury VAT. Często sektorem, w którym wykorzystuje się to rozwiązanie, są wszelkiego rodzaju instytucje państwowe.