Funkcjonowanie średniej i dużej firmy bez zaplecza IT wydaje się w dzisiejszych czasach niemożliwe. Laptopy, smartfony czy drukarki weszły do powszechnego użycia lata temu i na zawsze zmieniły sposób i organizację pracy w wielu przedsiębiorstwach. Niestety często dochodzi do podstawowych zaniedbań w kwestiach korzystania ze sprzętu IT. Mowa tutaj zarówno o bezpieczeństwie danych jak i braku modernizacji, co bezpośrednio przekłada się na niższą efektywność w pracy. Poniżej przedstawiamy cztery najczęstsze błędy dotyczące eksploatacji sprzętu IT.
1. Działania oparte na eksploatacji komputerów dopóki nie ulegną całkowitemu zepsuciu.
Przeświadczenie, że sprzęt IT nie ulega uszkodzeniom i po latach użytkowania jest wciąż wydajny, dominuje wśród małych i średnich przedsiębiorców. Rzadko decydują się oni na wymianę komputerów i zdają się nie dostrzegać korzyści płynących z systematycznego zaopatrywania podwładnych w nowsze modele urządzeń. A to w naszym odczuciu główny błąd w sposobie gospodarowania sprzętem IT. Praca na wieloletnich komputerach, których słabe parametry uniemożliwiają szybką i sprawną obsługę programów biurowych, wywołuje frustracje wśród pracowników, a przede wszystkim drastycznie przekłada się na ich efektywność i wyniki.
Tymczasem zdarza się, że pracodawcy wciąż dysponują w swoich zakładach sprzętem z nieaktualnym systemem operacyjnym, z dyskami HDD, czy kilkunastoletnimi procesorami. Taka polityka zakładowa przyczynia się do znacznego obniżenia wydajności całego zespołu. Jak bowiem należycie wywiązywać się z obowiązków, gdy nasz komputer nie może udźwignąć obsługi kilku kart otwartych w przeglądarce? Niestety, technologia bardzo szybko się zmienia i to, co było wydajne dziesięć lat temu, dzisiaj nie spełnia podstawowych kryteriów.Dlatego też zachęcamy do regularnej wymiany komputerów. Środki na zakup nowych można w dużym zakresie kompensować poprzez sprzedaż wycofanych komputerów firmom zajmującym się ich masowym skupem.
2. Kupowanie sprzętu niespełniającego podstawowych kryteriów przydatności w pracy biurowej.
Punkt drugi bezpośrednio łączy się z pierwszym. Zdarza się niestety, że przedsiębiorcy szukając oszczędności w pierwszej kolejności decydują się na cięcia w sektorze IT. Kupują komputery najtańsze, z podstawowymi parametrami, których użytkowanie przez kilka lat przysparza pracownikom więcej problemów niż korzyści. Takie budżetowe rozwiązania nie mają sensu w dłuższej perspektywie. Alternatywą dla nowych komputerów biznesowych, są te używane laptopy poleasingowe. Ich wygląd oraz stan techniczny nie odbiega znacząco od sprzętów fabrycznie nowych, a różnice w cenie zdecydowanie przemawiają na korzyść tych, poleasingowych sprzętów IT. Warto więc pomyśleć o zakupie używanych komputerów z najwyższej półki biznesowej i umożliwić podwładnym wydajną, przynoszącą wymierne korzyści-pracę.
3. Usuwanie danych wrażliwych. Jak to robić zgodnie z wymogami prawnymi?
Brak świadomości co do usuwania danych jest niestety dużym problemem. Swobodne przekazywanie urządzeń między starym a nowym pracownikiem bez uprzedniego usunięcia danych wrażliwych nie powinno mieć miejsca. Przed przekazaniem komputera kolejnej osobie w firmie, należy sprawdzić jego zawartość i wyczyścić dane wrażliwe. Nie dopuszczaj do zaniedbań w tej kwestii. Jednokrotne usunięcie danych z urządzenia nie jest wystarczające, ponieważ swobodnie można dokonać odzyskania takich informacji. Jeżeli komputer trafi w niepowołane ręce i dojdzie do wycieku danych, właściciele firmy mogą słono za to zapłacić. Programowe niszczenie danych lub fizyczne niszczenie dysków to działania, które warto wpisać na stałe w firmowym kalendarzu!
4. Nieprawidłowe dbanie o bezpieczeństwo danych.
Ostatnim problemem jest zapewnienie bezpieczeństwa danych przedsiębiorstwa.Niestety, wiele mniejszych i średnich biznesów nie przykłada należytej wagi do sposobu administrowania najważniejszymi danami z punktu widzenia funkcjonowania firmy. Brak odpowiednich zabezpieczeń może doprowadzić do przykrych konsekwencji, w tym finansowych. Dlatego tak ważne jest nie tylko dbanie o poprawne usuwanie danych,ale również wdrożenie programów szyfrujących, które zminimalizuje ryzyko wycieku istotnych tajemnic przedsiębiorstwa. Wartorównież dbać o edukację pracowników w zakresie ochrony danych wrażliwych. Więcej na amso.pl