Wielu osób zastanawia się nad tym, czy prowadzenie działalności gospodarczej zobowiązuje do wyrobienia pieczątki firmowej. Wprawdzie możemy zostać o nią poproszeni w Urzędzie Skarbowym, banku czy ubezpieczalni, pytanie jednak brzmi: czy wymaga tego prawo, czy raczej mamy do czynienia z fanaberią urzędników?
Co mówią przepisy prawne?
W polskim prawie nie ma obecnie żadnego oficjalnego dokumentu, który jasno wskazywałby na to, że posiadanie pieczątki firmowej jest konieczne. Nie został również nałożony przez ustawodawcę obowiązek umieszczania pieczątek na fakturach.
Sekretarz stanu w Ministerstwie Finansów w dniu 29 kwietnia 2010 w odpowiedzi na zapytanie dotyczące zasadności stosowania pieczątek w Polsce wyjaśnił, że:
Posiadanie pieczątki firmowej w praktyce
Choć brak prawnego wymogu korzystania z pieczątki firmowej jest faktem to w przypadku niektórych procedur prowadzonych przez Urząd Skarbowy czy bank może się okazać, że jej brak okaże się dla nas kłopotliwy. Wiele dokumentów ma specjalnie przygotowane rubryki właśnie na potwierdzenie ich pieczątką. Wśród nich można wymienić chociażby: informacje o przychodach wypłaconych, deklaracje podatkowe dla podatku akcyzowego, deklaracje na podatek od środków transportu, wnioski kierowane do GUS-u, wnioski kierowane do organów Inspekcji Sanitarnej czy deklaracje podatkowe dotyczące podatku dochodowego (zarówno od osób fizycznych, jak i prawnych). Brak pieczątki możemy oczywiście wytłumaczyć odnosząc się do przepisów prawnych i w ten sposób rozwiązać problem, z czasem jednak może się okazać, że sama konieczność składania wyjaśnień jest dla nas uciążliwa.
Warto natomiast pamiętać o tym, że posługiwanie się pieczątką firmową przez przedstawicieli niektórych zawodów jest zasadne. Jakich? Listę profesji przedstawiamy poniżej.
Jakie informacje powinny się znaleźć na pieczątce?
Zgodnie z przepisami przedsiębiorcy są zobowiązani w obrocie gospodarczym podać pełny zakres swoich danych. Za ich brak grozi grzywna w wysokości do 5 tys. zł. Jeśli więc nie posiadamy pieczątki to jesteśmy zmuszeni wszystkie potrzebne dane zawrzeć w innej formie, co jest zdecydowanie bardziej czasochłonne. Wygodniej i szybciej będzie więc wyrobić pieczątkę, umieszczając na niej te dane, o które jesteśmy proszeni najczęściej. Jakie informacje warto zamieścić na pieczątce? O tym poniżej.
Najważniejsze dane (osoba fizyczna):
- nazwa firmy;
- imię i nazwisko;
- dane adresowe siedziby;
- numer NIP.
Spółka prawa handlowego:
- nazwa spółki;
- dane adresowe siedziby;
- numer NIP;
- oznaczenie sądu rejonowego;
- wysokość kapitału zakładowego (spółki z o.o. i spółki akcyjne);
- wysokość kapitału wpłaconego (spółki akcyjne).
Nazwa firmy/ spółki
Zgodnie z zapisami w Kodeksie cywilnym firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko i dlatego powinno się ono znaleźć na firmowej pieczątce. Dodatkowo na stemplu należy zawrzeć dodatkową nazwę lub pseudonim, jeśli została zgłoszona we wniosku rejestracyjnym CEIDG-1.
Adres siedziby
Decydując się na zamieszczenie na pieczątce adresu siedziby musimy pamiętać o tym, że przekazywane informacje muszą być zgodne z tymi, które wcześniej zostały przekazane na wniosku CEIDG-1. W przypadku prowadzenia działalności jednoosobowej bez wskazania siedziby należy podać miejsce zamieszkania. Takie rozwiązanie ma sens chociażby dlatego, że określenie lokalizacji pozwala w lepszej identyfikacji przedsiębiorstwa, zwłaszcza jeśli w kraju funkcjonuje kilka podobnie brzmiących nazw firm.
Warto w tym momencie wspomnieć o artykule 433 Kodeksu cywilnego, w którym mowa o tym, że firma danego przedsiębiorcy powinna się na tyle różnić od innego podmiotu działającego na rynku, by uniknąć ryzyka wprowadzenia kogokolwiek w błąd odnośnie do miejsca działalności, jej podmiotu czy źródeł zaopatrzenia.
Numer Identyfikacji Podatkowej
Używanie NIP-u jest wymagane jako potwierdzenie autentyczności dokumentów przez ustawę o swobodzie działalności gospodarczej, art. 16. Wcześniej numerem wymaganym na wielu dokumentach był REGON, który współcześnie stracił na znaczeniu.
Pieczątkę firmową warto mieć
Choć nikt nie może nas zmusić do zamówienia pieczątki to jednak można zauważyć, że przedsiębiorcy dobrowolnie decydują się na jej wyrobienie. Prowadząc bogatą dokumentację związaną z różnymi aspektami działalności gospodarczej okazuje się bowiem, że jej posiadanie jest korzystne i to z wielu powodów. Niewielki stempel to wspaniały nośnik danych – jest wygodny, pozwala zaoszczędzić czas, a dodatkowo ten zwierający numer telefonu czy adres mailowy ułatwia kontakt i stanowi niedrogą, a zarazem skuteczną formę reklamy.
Szukacie pieczątek w dobrej cenie? Znajdziecie je tutaj.
Źródło: http://orka2.sejm.gov.pl/IZ6.nsf/main/17FF63A7