Praca zdalna staje się coraz bardziej popularna w wielu branżach. Wprowadzenie możliwości pracy home office niesie ze sobą nowe prawa dla pracowników oraz obowiązki, które musi spełnić pracodawca. Czego możemy spodziewać się po pracy zdalnej?
Praca zdalna z domu
Entuzjaści pracy zdalnej widzą jej liczne zalety, pośród których pojawiają się takie argumenty jak zaoszczędzony czas oraz koszta na dojazdach, większe skupienie w przyjaznym dla siebie środowisku, mniejsza ilość czynników stresogennych, lepsze warunki niż te, które daje miejsce pracy lub nawet możliwość wygodniejszej organizacji poprzez np. godziny elastyczne.
Praca zdalna jest możliwa bez względu czy zobowiązuje nas z firmą umowa zlecenie, umowa o pracę czy współpraca poprzez kontrakt B2B. Jest ona akceptowana, o ile nasze zadanie nie wymaga bezpośredniej obecności w przedsiębiorstwie. Najczęściej możemy spotkać ją w branży IT oraz wszelkich stanowiskach, w których potrzebny jest specjalista ds. klienta. Coraz więcej jednak firm dostrzega w niej plus również dla kosztów samego przedsiębiorstwa np. poprzez brak potrzeby wynajmowania dużej powierzchni biurowej bądź personelu.
Decydując się na pracę zdalną musimy pamiętać, że praca hybrydowa lub w pełni zdalna nie zwalnia nas z obowiązków. Jakość obsługi klienta lub wykonywania zadań powinna być taka sama jak w siedzibie firmy. Będziemy za nie również ponosić dodatkowe koszty, dlatego warto dowiedzieć się jak wyglądają w tym wypadku ekwiwalenty.
Od kwietnia tego roku pracodawcy są zobowiązani pokrycia kosztów ponoszonych przez pracownika na pracy z domu.
Ekwiwalent przysługujący pracownikowi
Koszty ponoszone przez pracownika podczas pracy zdalnej to przede wszystkim wyższe rachunki oraz opłaty za internet.
W przypadku prac biurowych dochodzą do tego koszta związane z potrzebą podstawowych narzędzi pracy takich jak komputer, klawiatura oraz myszka, a także ich eksploatacji. Jeżeli narzędzia te nie zostały przekazane pracownikowi przez firmę, pracodawca musi za nie wypłacać ekwiwalent. Ważne jest pamiętanie również o tym, że firma nie może zmusić pracownika do używania własnego komputera do pracy.
Ekwiwalent za pracę zdalna oblicza się poprzez roczny odpis amortyzacyjny. Bierzemy pełną kwotę jaką pracownik poniósł za np. komputer, a następnie mnożymy ją przez 30%. Uzyskany wynik należy podzielić na 12 miesięcy. Wówczas otrzymujemy wysokość miesięcznego ekwiwalentu. W ten sam sposób oblicza się kwotę za każdy sprzęt.
Powyższa metoda została opracowana dla pracy stałej zdalnej. Sytuacja wygląda inaczej kiedy pracujemy na godziny w trybie hybrydowym, ponieważ ekwiwalent musi być dzielony na godziny pracy i na ich podstawie dodawany do siebie.
Ryczałt w przypadku pracy zdalnej
Innym sposobem rozliczania się z użytkowania sprzętów podczas pracy zdalnej jest ryczałt. Oblicza się go poprzez oszacowanie kosztów jakie ponosi pracownik. Musi więc on uwzględniać wydatki takie jak: opłaty serwisowe, koszty za prąd, internet oraz telefon. Na jego wysokość, podobnie jak w przypadku ekwiwalentu, ma również wpływ cena rynkowa narzędzi, którymi pracownik posługuje się do pracy.
Pracodawca przy pracy zdalnej szacuje stawkę dzienną lub godzinową ryczałtu. Może opierać się ona o średnią obecnych kosztów np. na rynku energetycznym, nie muszą to być koszty konkretnego pracownika. Następnie należy obliczyć comiesięczny ryczałt za pracę zdalną w oparciu o ewidencję pracy. Jest to szczególnie ważne w przypadku pracy hybrydowej, wówczas koszt pracy zdalnej jest proporcjonalnie liczony do czasu pracy na home office.
Liczby jakie brane są pod uwagę w obliczeniach to średnia zużycia np. prądu, koszt taryfy oraz przepracowane godziny. Musimy pamiętać, że otrzymane liczby nigdy nie będą idealnie odwzorować danego przypadku, jednak opierając je o szacunki otrzymujemy optymalną wysokość ryczałtu.
W przypadku wyliczonego ryczałtu jego koszt nie obejmuje opodatkowanie oraz ozusowanie. Ze względu na ulgę można spodziewać się ewentualnych kontroli, które mają na celu wykrycia zawyżania lub zaniżania ryczałtu.
Czy praca zdalna może zostać nieprzyznana?
Możliwość pracy zdalnej jest regulowana przez prawo. Również na jego mocy określa się warunki jakie należy spełniać by móc funkcjonować w trybie home office. Są jednak stanowiska w których praca zdalna jest nie możliwa jak w przypadku:
- wykonywania niebezpiecznych zadań
- brak możliwości spełnienia norm dopuszczalnych w pomieszczeniach mieszkalnych
- praca na substancjach chemicznych lub brudzących
Inną sytuacją jest odrzucenie wniosku pracownika o pracę zdalną. Odmowa pracy zdalnej jest możliwa jeżeli pracodawca uzna, że organizacja firmy lub danego zadania wymaga wstawienia się w miejscu pracy, bądź jeżeli uważa że miejsce, w którym pracownik chce wykonywać pracę zdalną nie jest wystarczające. W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej odrzucenie wniosku nie musi być poparte konkretnymi powodami.
Pamiętajmy, że w przypadkach ciąży pracownika lub np. opieki nad dzieckiem niepełnosprawnym pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej o ile nie poprze swojej decyzji właściwymi argumentami na wniosku poświadczającym potrzebę fizycznej obecności na stanowisku i nie przyłoży ich u pracownika.