Skrót RODO brzmi złowieszczo – zwłaszcza dla osób w jakikolwiek sposób zajmujących się promocją i marketingiem. Jakie zgody są konieczne, aby zapis do newslettera odpowiadał wymogom unijnym?
Świat mailingów przed i po RODO
RODO weszło w życie polskich przedsiębiorców w maju 2018 roku i wywróciło je do góry nogami. Rozporządzenie to nakłada na administratorów baz zawierających dane osobowe wiele obowiązków informacyjnych, w tym m.in. założenie rejestru czynności przetwarzania, tj. dokumentu określającego rodzaj zbieranych danych, sposób ich ochrony, cele ich przetwarzania oraz namiar na osoby administrujące bazą i posiadające do niej dostęp.
Teraz zapis do newslettera to nie jeden klik, lecz szereg zgód od użytkownika – w innym razie nadawca powinien liczyć się z problemami i karami finansowymi.
Zgody mailingowe wymagane przez RODO
Jak się okazuje po wczytaniu w RODO, dokument nie określa dokładnie, jakie zgody są potrzebne na komunikację z osobami z listy mailingowej… Jednak wskazuje, że każda osoba dodawana do bazy danych musi zostać o tym jasno poinformowana i wyrazić na to zgodę, ale musi też poznać cel przetwarzania danych, dane administratora oraz przysługujące jej prawa. Trzeba też pamiętać, że różne cele nie powinny być łączone w jednej formule.
Administrator bazy musi też wprost powiedzieć, w jaki sposób dane osobowe będą przetwarzane. Nie możesz zbierać danych, których aktualnie nie potrzebujesz do wykonania konkretnej usługi (np. numeru telefonu do wysyłki newslettera) – chyba że potrafisz wskazać wprost cele, w których będziesz wykorzystywać dane. Jeżeli zbierasz informacje, które nie są konieczne do wykonania danej usługi, zgoda taka musi być dobrowolna i nie może ograniczać dostępu do niej.
I co teraz – mam budować całą bazę od zera?
Aby legalnie móc kontaktować się ze swoimi przyszłymi klientami (a także z tymi dotychczasowymi!), potrzebujesz spojrzeć prawniczym okiem na swoją bazę. Czy aby na pewno gromadziłeś ją w zgodzie z dotychczas panującymi przepisami? Jeśli tak, to wprowadź zasady narzucone przez RODO i kontynuuj pracę nad listą mailingową.
Jeśli masz jednak wątpliwości, bezpieczniej będzie zwrócić się do wszystkich członków bazy o udzielenie wszelkich potrzebnych zgód, zanim wyślesz do nich jakąkolwiek informację handlową.