Archiwizacja dokumentów to nic innego jak zbieranie wszystkich dokumentów firmy, a następnie ich klasyfikowanie oraz przechowywanie przez okres wyznaczony przez prawne przepisy. Ważne, by cała dokumentacja była archiwizowana w sposób prawidłowy, aby w razie potrzeby móc ją udostępnić choćby organom podatkowym, które zjawiły się w firmie w celu kontroli.
Jak archiwizuje się dokumenty firmowe?
Archiwizację firmowych dokumentów należy rozpocząć od podzielenia ich na dwie kategorie, czyli archiwalia oraz dokumentację niearchiwalną. Archiwalia to inaczej dokumenty, które należy przechowywać wieczyście. Zaliczamy do nich m.in.:
- akta sądowe,
- oryginały map,
- księgi stanu cywilnego,
- wszelkie rejestry publiczne, jak np. hipoteki.
Z kolei dokumentacja niearchiwalna to takie dokumenty, które po określonym przez prawo okresie będzie można zniszczyć. Do tej kategorii zaliczamy choćby:
- świadectwa szkolne,
- protokoły egzaminacyjne,
- dokumentację pracowniczą.
Jak prawidłowo przechowywać dokumentację firmową?
Kiedy uda nam się już sklasyfikować wszystkie dokumenty do odpowiedniej kategorii, należy je chronologicznie posegregować i umieścić w koszulkach. To zapobiegnie ich przypadkowemu zniszczeniu, np. zalaniu czy przerwaniu. Dokumenty, które szybko mogą wyblaknąć, najlepiej zeskanować lub skserować (mowa tu przede wszystkim o paragonach).
Zaleca się, aby dokumenty dotyczące spraw bieżących schować do segregatorów, które zawsze znajdują się w zasięgi dłoni. Najlepiej opisać ich grzbiety, aby wiedzieć, co znajduje się w poszczególnych segregatorach. Akta, które trzeba przechowywać przez wiele lat, lepiej jest schować do teczek i pogrupować w tekturowych pudełkach (także podpisanych).
Uporządkowanie dokumentów to jednak nie jest ostatni etap archiwizacji. Bardzo pomocne może okazać się sporządzenie wykazu dokumentacji. Na jego podstawie łatwo będzie odnaleźć potrzebne akta lub sprawdzić, czy takie rzeczywiście zostały zarchiwizowane. Taki wykaz powinien być przede wszystkim czytelny – nie tylko dla obecnych, ale też przyszłych pracowników firmy. Większe firmy najczęściej wykorzystują specjalne systemy komputerowe, ponieważ mają one rozbudowane archiwa. Dzięki nim zarządzanie dokumentacją jest o wiele łatwiejsze, ponieważ system sam wskazuje, w którym miejscu w archiwum znajduje się potrzebny dokument.
Jak długo należy przechowywać poszczególne dokumenty firmowe?
Przepisy prawne dokładnie określają, przez jaki okres firma zobowiązana jest przechowywać konkretne dokumenty. Poniżej znajduje się informacja, jak długo należy archiwizować akta, w zależności od ich rodzaju:
- dokumentacja księgowa (rejestry, ewidencje, dokumenty inwentaryzacyjne, księgi podatkowe, finansowe sprawozdania, dowody księgowe) – 5 lat,
- dokumentacja ZUS – 5 lat (dotyczy to dokumentów wystawionych po 1.01.2012 r., wcześniejsze dokumenty należy archiwizować przez 10 lat),
- dokumentacja pracownicza (lista płac, karty wynagrodzeń oraz inne akta, na podstawie których można obliczyć podstawę renty bądź emerytury) – 50 lat.
Artykuł opracowano wspólnie z firmą Ekspresowe pieczątki Szczecin