Wybieramy firmę, zajmującą się przechowywaniem dokumentów w Warszawie
Ile lat należy przechowywać dokumenty? Jak to zrobić, żeby ważne dane nie wpadły w niepożądane ręce? Przedsiębiorca powinien znać odpowiedzi na wszystkie te pytania. Dziś sprawdzamy, dlaczego warto zadanie przechowywania dokumentów w Warszawie powierzyć ekspertom.
Co oznacza przechowywanie dokumentów w bezpieczny sposób i jak zadbać o swoje akta w Warszawie?
Bezpieczeństwo to bardzo szerokie pojęcie, a zagrożenia, z którymi musimy się liczyć planując firmowe archiwum, mogą mieć różne źródła. Do pierwszej grupy można zaliczyć takie czynniki losowe jak np. pożary. Brak nowoczesnego systemu ppoż może doprowadzić do sytuacji, w której ogień strawi wszystkie nasze cenne zbiory. Przechowywanie dokumentów pracowniczych, kadrowych i dokumentacji medycznej musi być zaplanowane w taki sposób, żeby pod uwagę został wzięty również czynnik ludzki. Nie ma mowy o bezpiecznym przechowywaniu i archiwizacji dokumentacji, jeśli akt nie zabezpieczymy przed ewentualną kradzieżą, skopiowaniem lub przed zmianami w ich integralności. Co robią specjaliści, żeby zadbać o przechowywanie dokumentów kadrowych, księgowych i innych akt?
Przechowywanie dokumentów w Warszawie – wariant dla nowoczesnych klientów
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów początkowo może wydawać się prostym zadaniem. Niestety porządkowanie danych i zagwarantowanie im bezpiecznego miejsca przechowywania czasem jest bardzo wymagające. Do trudności, z którymi borykają się firmy, decydujące się na przechowywanie akt we własnej firmie, można zaliczyć:
- Brak miejsca
W intensywnie działającym przedsiębiorstwie dokumentacja stopniowo się rozrasta. Pojawia się potrzeba kupna nowych regałów, szaf, a czasem nawet wynajmowania nowych przestrzeni. Warto wiedzieć, że przechowywanie akt wcale nie musi wyglądać w ten sposób. Może być wygodniejsze, a czasem również tańsze. Firmy, takie jak np. Rhenus, oferują przechowywanie dokumentów dla klientów z Warszawy. Ich działalność odciąża przedsiębiorców z konieczności wyznaczania nowych przestrzeni pod archiwum. Biuro jest więc bardziej uporządkowane, a my nie musimy płacić dodatkowego czynszu w związku z powiększonym archiwum. - Wysokie koszty
Przechowywanie dokumentów może sporo kosztować. Mowa nie tylko o tym, w co musimy się zaopatrzyć, żeby stworzyć profesjonalne archiwum. Musimy wziąć pod uwagę również koszty ewentualnych kar, które nakładane są na podmioty, zaniedbujące ten obowiązek. Powierzenie tej czynności firmie z zewnątrz ułatwi nam bezpieczne i łatwe planowanie nie tylko przechowywania i archiwizacji, ale też i utylizacji oraz digitalizacji.
Podczas wyboru usługodawcy postarajmy się zwrócić uwagę na to, czy przedsiębiorstwo dysponuje odpowiednim doświadczeniem, oraz czy może pochwalić się tym, że spełnia określone normy i certyfikaty. Takie podejście zwiększy nasze szanse na znalezienie podmiotu, z którym będziemy chcieli nawiązać dłuższą współpracę.
Źródło: Rhenus-data.pl