Jeśli prowadzisz biuro, w którym przechowujesz ważną dokumentację, jej zabezpieczenie jest sprawą kluczową. Zwykła szafka z kluczem nie wystarczy. Szczególnie jeśli dokumentacja jest obszerna i trzymana w segregatorach czy firmowych komputerach. Z tego powodu warto zainwestować w dobry system kontroli dostępu dla biur połączony z monitoringiem.
Dlaczego trzeba zabezpieczać dokumenty i biuro?
Każda średnia czy większa firm przechowuje w komputerach, a także fizycznie mnóstwo różnych dokumentów. Są tam wrażliwe dane na temat spółki, jej pracowników, dane klientów i szczegóły umów. Oczywistym jest, że nikt nie chce, aby trafiły w niepowołane ręce. Szczególnie, że wiąże się to z konsekwencjami finansowymi, jak i prawnymi. Dokumentacja firmowa jest bowiem dużo cenniejsza niż np. znajdujące się w lokalu urządzenia czy meble.
Najlepszym sposobem na skuteczne zabezpieczenie dokumentów firmowych jest zainwestowanie w profesjonalny system bezpieczeństwa i kontroli dostępu – https://www.montersi.pl/kontrola-dostepu, a także monitoring. Na czym taki system polega? To zespół urządzeń zaprogramowanych na konkretne czynności i mających różne cele. Np. czujniki ruchu, czujniki dymu, kamery przemysłowe, rejestratory nagrań, klawiatury numeryczne, zamki elektroniczne (także na linie papilarne), wideofony itd. Możliwości jest mnóstwo, ponieważ taki system zazwyczaj kompletuje się indywidualnie w oparciu o architekturę budynku, układ pomieszczeń oraz sposób funkcjonowania danego biura.
Jak dobiera się nowoczesny system zabezpieczeń dla biura?
Poza wspomnianymi wyżej czynnikami, które wpływają na projekt konkretnego systemu, liczą się także inne rzeczy. To na przykład potencjalne zagrożenia. Trzeba odpowiedzieć sobie na pytania:
-
Czy dokumenty są narażone na kradzież?
-
Czy do budynku łatwo jest się dostać?
-
Czy istnieje ryzyko pożaru?
-
Czy biuro jest dobrze chronione przed dostępem osób nieupoważnionych?
Ponadto liczy się codzienna profilaktyka. Jeśli fizycznych dokumentów jest bardzo dużo, dobrze jest pomyśleć o archiwum z prawdziwego zdarzenia. Specjalnie wydzielonym i profesjonalnie zabezpieczonym pomieszczeniu, do którego dostęp będzie celowo utrudniony. Powinno być to miejsce pozbawione okien lub z oknami przeciwwłamaniowymi. Dodatkowo drzwi w archiwum trzeba zabezpieczyć za pomocą zamków elektronicznych, czytników kart, linii papilarnych czy klawiatury numerycznej na indywidualne kody dostępu dla pracowników. Takie czytniki zbliżeniowe dostępne są w sklepie Montersi.pl pod adresem: https://www.montersi.pl/czytniki Dopełnieniem musi być profesjonalny monitoring.
Jak monitoring chroni bezpieczeństwo dokumentacji w firmie?
Telewizja przemysłowa, czyli potocznie monitoring, to chętnie stosowana metoda zabezpieczeń. Kamery zainstalowane w pomieszczeniu powinny rejestrować zarówno samo archiwum, okolice wejścia do niego, jak i do całego biura. Najbardziej nowoczesne są kamery obrotowe, połączone np. z czujnikiem ruchu. Urządzenia takie powinny być wyposażone w rozwiązania, dzięki którym obserwowany obszar będzie dobrze widoczny także w nocy, w warunkach słabego oświetlenia. Powinny być zabezpieczone przed wandalami oraz złą pogodą czy mrozem (jeśli są zainstalowane na zewnątrz). Ponadto dobrze jest dopilnować, aby umożliwiały zdalną kontrolę (kamery sieciowe, inaczej IP).
Jeśli szukasz odpowiednich zabezpieczeń do firmy skontaktuj się z fachowcami ze sklepu Montersi.pl – pomogą i dobiorą odpowiedni sprzęt!