Przeprowadzka to spore wyzwanie. Można się do niej jednak odpowiednio przygotować, zarówno logistycznie, jak też od strony nastawienia i zaangażowania. Im bardziej pozytywne podejście do przeprowadzki, tym lepsze radzenie sobie ze stresem, który pewnie pojawi się na jakimś etapie. To naprawdę nieuniknione. Warto poznać kilka dobrych trików i rad, dzięki którym ta skomplikowana operacja pójdzie w miarę gładko i szybko.
Rzetelne wsparcie w procesie przeprowadzki
Jeden z najważniejszych aspektów związanych z przeprowadzeniem się to zorganizowanie dobrego wsparcia ze strony firmy, która realizuje usługi przeprowadzkowe w Krakowie i innych miastach. Trudno przeprowadzić się na własną rękę. Zwykle do przewiezienia jest mnóstwo mniejszych i większych gabarytowo pudeł, mebli, tony segregatorów i dokumentów. Im większa rodzina lub firma, tym więcej zamieszania. Kontakt z firmą przeprowadzkową warto zatem nawiązać odpowiednio wcześnie. W końcu żadnej przeprowadzki nie robi się totalnie spontanicznie i na wariackich papierach. Zabukowanie terminu i rozeznanie tego, jaką flotą dysponuje firma przeprowadzkowa, pozwala na ruszenie z kopyta z pozostałymi planami. Ustalony termin przeprowadzki to doskonały motywator do tego, aby zmobilizować się na przykład z pakowaniem.
Formalności do załatwienia
Podczas przeprowadzki, szczególnie tej firmowej, bardzo ważne jest to, by nie zapomnieć o formalnościach urzędowych. Leżą one po stronie klienta, a nie po stronie firmy przeprowadzkowej, która zajmuje się transportem rzeczy i ich pakowaniem. Formalności do załatwienia w związku z przeprowadzką to między innymi:
- wskazanie nowej siedziby firmy w odpowiednich urzędach,
- wskazanie nowej siedziby firmie obsługującej księgowość,
- nowy adres to często konieczności składania rozliczeń podatkowych do nowego urzędu skarbowego,
- wskazanie nowego adresu operatorom pocztowym,
- wyrobienie nowych wizytówek firmowych,
- podpisanie nowej umowy na telefonię oraz internet,
- zmiana adresu na stronie internetowej firmy,
- zmiany w Google Maps oraz w Panoramie firm.
Formalności – dlaczego nie wolno o nich zapomnieć?
Formalności około przeprowadzkowe zawsze powinny stać wysoko w hierarchii celów związanych z bezproblemowym przeniesieniem siedziby firmy. Dlaczego to tak ważne? Bo między innymi od tego zależy płynność w funkcjonowaniu firmy. Nowa siedziba musi być znana dla stałych i potencjalnych nowych klientów, którzy poszukują informacji o usługach na przykład poprzez internet. Rozliczenia finansowe, związane chociażby z podatkiem VAT, powinny trafiać do prawidłowego urzędu skarbowego. Dzięki temu uniknie się różnego rodzaju przestojów lub kar finansowych. To jeden z naprawdę ważnych aspektów. W tym obszarze odpowiedzialność spoczywa na osobach zarządzających firmą, nie na ekipie wykonującej przeprowadzkę firmy.
Dobra kolejność
Jak nie zaliczyć prawdziwej ogromnej wpadki, która będzie generować straty w przypadku przenoszenia siedziby firmy lub działalności gospodarczej? Ustalić priorytety co do kolejności przewożonych elementów wyposażenia! Zawsze najważniejsze są meble biurowe oraz sprzęt niezbędny do wykonywania pracy. To właśnie te części wyposażenia powinny znaleźć się w nowej siedzibie firmy w pierwszej kolejności. Wcześniej oczywiście warto zadbać też o dostęp do internetu w nowym lokum. Dzięki temu bardzo wielu pracowników będzie mogło wykonywać swoje zadania zawodowe, nawet jeżeli część wyposażenia nie dotrze jeszcze na miejsce.
Praca zdalna podczas przeprowadzki
Przeprowadzka bez wpadki jest możliwa dzięki odpowiedniemu planowaniu. Przygotowania trzeba rozpocząć ze sporym wyprzedzeniem, dzieląc się planem z każdym kluczowym pracownikiem. W przypadku firm, w których pracują duże zespoły, w pierwszej kolejności nowe miejsce powinno być zorganizowane dla tych ludzi, bez których firma naprawdę nie może funkcjonować. Dobry pomysł to skorzystanie z możliwości pracy zdalnej. Trzeba tylko wcześniej zadbać o wdrożenie odpowiednich systemów bezpieczeństwa w pracy, co dotyczy między innymi ochrony danych osobowych. Prawidłowy sposób ochrony danych wrażliwych, które zawarte są w dokumentach firmowych, to również jeden z najważniejszych priorytetów podczas przeprowadzki.