Tachografy w firmie transportowej, potrzebne są jak długopisy w biurze. Bez tachografów, nie ma jakiejkolwiek jazdy. W razie kontroli Inspekcji Transportu Drogowego, brak tachografu może być bardzo kosztowny zarówno dla samego kierowcy, jak i dla jego szefa. Każdy właściciel firmy transportowej ma w obowiązku instalować tachografy w każdym samochodzie, który posiada w swojej flocie.
Kalibracja, oraz karta przedsiębiorstwa.
Nie tylko nowy samochód zakupiony do firmy transportowej musi być zaopatrzony w tachograf. Jeśli właściciel takiej firmy zakupi auto z rynku wtórnego, także powinien zainstalować w nim tachograf. Pierwszą rzeczą jaką powinien zrobić, to odwiedzić warsztat samochodowy, celem kalibracji tego urządzenia. M.in., polega to na wpisaniu numeru rejestracyjnego, oraz innych niezbędnych informacji jak np. ustawienie czasu, oraz inne parametry, potrzebne do prawidłowej pracy tachografu, powiązanego z jednym, konkretnym samochodem. Kolejnym ważnym krokiem jest wyrobienie karty przedsiębiorstwa, wymaganej na mocy przepisów.
Taka kartę można uzyskać w Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych. Karta potrzebna jest do zablokowania tachografu tzw. „na siebie”. Tylko przy jej pomocy będzie można w razie potrzeby pobierać dane z tachografu, ponieważ został on zablokowany pod konkretną kartę. Możliwe będą także odpowiednie wydruki, które są zupełnie niedostępne bez „dedykowanej” karty, właśnie dla konkretnego pojazdu.
Należy także wyposażyć samochód w odpowiednią ilość papieru do wydruków. Minimalna ilość to jedna rolka w tachografie i jedna w pojeździe. Jest to wymagane przez przepisy prawa i nie można się tłumaczyć ewentualnym gapiostwem. Nie należy zapominać, że papier do tachografu jest papierem termicznym i każde źródło światła może go uszkodzić. Należy więc przechowywać go w odpowiednio ciemnym miejscu.
Szkolenia i odpowiednie dokumenty.
Kierowca poruszający się firmowym autem zaopatrzonym w tachograf, powinien zostać przeszkolony. Musi umieć obsługiwać tachograf i nie ma w tym względzie żadnych tłumaczeń typu: „nie umiem, nie znam się” itp. Obsługa tachografu nie jest niczym skomplikowanym, jednak szkolenie w tym zakresie jest nieodzowne. Wszystkie wydruki, oraz niezbędne dokumenty dotyczące tachografu powinny być przechowywane przynajmniej dwa lata. Mówi o tym przepis ustawy Art. 26 ust. 3 i 4 rozporządzenia 561/2006, czyli:
“Przedsiębiorstwo przechowuje wykresówki i wydruki w każdym przypadku sporządzenia wydruków zgodnie z Art. 15 ust. 1, w porządku chronologicznym oraz czytelnej formie, przez co najmniej rok po ich użyciu (2 lata wg Ustawy o czasie pracy kierowców) oraz wydaje ich kopie zainteresowanym kierowcom, na ich wniosek. Przedsiębiorstwo wydaje także zainteresowanym kierowcom, na ich wniosek, kopie danych wczytanych z kart kierowców oraz ich wydruki na papierze. Wykresówki, wydruki, oraz wczytane dane okazuje się lub doręcza na żądanie każdego upoważnionego funkcjonariusza służb kontrolnych.”