Staroświeckie listy obecności w firmach przechodzą powoli do lamusa. Zastępują je nowoczesne systemy komputerowe, które dokonują automatycznej rejestracji czasu pracy. Cechują się wygodą w obsłudze, zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy. Większość takich systemów składa się z poszczególnych modułów, a do obsługi każdego potrzeba specjalistycznych urządzeń.
Karty zbliżeniowe
Najbardziej podstawowym systemem jest zwykły rejestrator czasu pracy, który za pomocą sieci LAN łączy się z komputerem i zapisuje wejścia i wyjścia pracowników. Ci dokonują rejestracji za pomocą kart zbliżeniowych. Taki rejestrator korzysta ze zwykłego zasilacza dogniazdkowego, przez co musi znajdować się w pobliżu źródła prądu. Całość jest obsługiwana przez specjalny program komputerowy. Ten system nie różni się funkcyjnie od papierowej listy obecności, z tą różnicą, że dane są przechowywane w formie cyfrowej. Bardziej zaawansowane systemy kontroli czasu pracy są wyposażone jeszcze w dodatkowy czytnik, który umożliwia rozdzielenie punktów wejścia i wyjścia pracowników, dzięki czemu zmniejszy się liczba błędów popełnianych przez pracowników.
Takie urządzenie może zostać zamontowane nawet w sporej odległości od podstawowego rejestratora, a wybierając model z dużym zasięgiem odczytu, pracownik nie musi nawet przykładać karty. Wystarczy, że posiada ją przy sobie. Kolejnym elementem, który warto zakupić jest czytnik systemowy USB, który umożliwia rejestrację nowych kart w systemie bez konieczności podchodzenia do głównego rejestratora.
Szczegółowa identyfikacja
Bardzo popularne stało się rozszerzenie wyżej wspomnianego systemu o zamek elektromagnetyczny, montowany najczęściej na głównych drzwiach wejściowych firmy. Dzięki temu, zmniejsza się prawdopodobieństwo dostania się na teren zakładu osób niepowołanych.
Oczywiście, trzeba pamiętać również o czujnikach stanu drzwi, a także przycisku wyjścia awaryjnego. Chcąc mieć jeszcze większą pewność dotyczącą personaliów osób wchodzących do firmy, można zdecydować się o rozszerzenie systemu o moduł fotorejestracji lub innych rozwiązań biometrycznych. Obok rejestratora wejść, trzeba podłączyć kamerę, która za każdym użyciem czytnika będzie robiła zdjęcie osoby wchodzącej. Później zostanie ono przesłane do systemu i zapisane w bazie danych. Rejestrator może być także wyposażony w moduł do odczytu linii papilarnych lub w wersji bardziej nowoczesnej – siatkówki oka.
Takie informacje biometryczne znajdują się w bazie danych i za każdym razem są porównywane z konkretną osobą, chcącą wejść na teren zakładu. Czasem można się także spotkać z systemem identyfikacji głosu. Takie systemy są jednak drogie i niepotrzebne, jeśli firma nie pracuje nad czymś, co nie może ujrzeć światła dziennego.
Bramki obrotowe
Szczególnie duże korporacje, gdzie ruch pracowniczy (zwłaszcza w godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy) jest bardzo duży, mogą być zainteresowane wprowadzeniem bramek obrotowych z rejestratorami. Dzięki temu, unika się zamieszania oraz przypadkowych rejestracji, jeśli ktoś znajdzie się zbyt blisko czujnika. Takie rozwiązanie również bardzo skutecznie minimalizuje ewentualną liczbę błędów popełnionych przez pracowników, a także ogranicza dostęp osób nieupoważnionych. Każdy niepowołany musi najpierw zgłosić się na recepcję, by uzyskać specjalną kartę gościa. Wszystkie przedstawione rozwiązania i urządzenia działają pod kontrolą specjalistycznych programów komputerowych.
Decydując się na profesjonalny system, warto także rozważyć oprogramowanie, które w pewien sposób usprawni pracę działu kadr. Takie środowisko może automatycznie rozliczać czas pracy pracowników, określać liczbę godzin nadliczbowych, rozliczać spóźnienia czy pilnować przepisów o czasie pracy zawartych w Kodeksie Pracy. Nie we wszystkich firmach tak zaawansowane metody kontroli czasu pracy są niezbędne. Jeśli jednak liczba zatrudnionych rośnie, a my mamy coraz większe problemy z nadzorowaniem poszczególnych pracowników, trzeba zastanowić się nad wprowadzeniem pewnych rozwiązań, które tylko ułatwią nam życie.
Interesują Cię nowoczesne systemy rejestracji czasu pracy sprawdź na stronie controlsys.pl.