Aby zorganizować konferencję należy mieć pewność, że jest ona potrzebna. Zwykle organizatorzy ustalają taką potrzebę o wiele wcześniej i uzgadniają wszystko ze sponsorami. Należy dobrze się upewnić czy konferencja jest dobrym sposobem na osiągnięcie postawionego celu.
Oto kilka powodów, dla których konferencje są organizowane:
– Przekazywanie informacji – konferencja jest medium, które przekazuje informacje. Jednorazowo można przekazać większą ilość informacji np. o nowym produkcie czy usłudze. W jednym czasie można przekazać wszystkie informacje wszystkim zainteresowanym. Ma to znaczenie w momencie kiedy informacje te są poufne i przeznaczone tylko dla wybranej grupy odbiorców.
– podbudowywanie morali – często podczas konferencji wywiązuje się dyskusja, która jest bardziej otwarta niż taka przy spotkaniu w mniejszym gronie
– wewnętrzne obwieszczenia – kiedy zmienia się polityka firmy, wszyscy jednocześnie mogą dowiedzieć się o swoich nowych obowiązkach i zmianach jakie zajdą w organizacji firmy.
– komunikacja z przedstawicielami handlowymi
– integracja branży i organizacja szkoleń – konferencja jest dobrą metodą na spotkania międzynarodowe z przedstawicielami branży i możliwość poznania ich opinii.
Zalety mediów wykorzystywanych na konferencji:
– możliwość przedstawienia nagrania wideo, które przy większej ilości odbiorców generuje małe koszty, krótko trwa oraz w pełni kontroluje przekazywane informacje,
– broszura jest wygodna w rozprowadzaniu, przekazuje szczegółowe informacje, jest materiałem trwałym,
– poczta e-mail daje możliwości szybkiego przekazu informacji jest dobra przy przekazywaniu szczegółów,
– wideokonferencja jest stosunkowo niedroga, daje możliwość natychmiastowej reakcji na pojawiające się pytania.
Warto także pamiętać o miejscu przeprowadzenia konferencji , bo jak wiadomo Konferencje w Warszawie – oferty obiektów konferencyjnych są bardzo zróżnicowane, co pomoże zorganizować idealne wydarzenie .
Aby sprawdzić czy konferencja jest na pewno potrzebna powinno się przygotować listę kontrolną, która da nam obraz tego, czy faktycznie powinniśmy organizować konferencję. Na liście kontrolnej należy odpowiedzieć na pytania: Ile uczestników ma brać udział w konferencji, czy istnieje potrzeba interaktywności i jednoczesności w przekazywaniu informacji, czy przekaz trzeba zilustrować w formie prezentacji, czy konieczna jest uważna kontrola nad przepływem informacji oraz czy trzeba podbudować morale. Odpowiedzi należy zapisywać w skali punktowej od 1 do 10 i po zsumowaniu punktów podejmuje się decyzję o konieczności organizowania konferencji. Jeżeli suma punktów jest mniejsza niż 25 to należy dobrze rozważyć konieczność organizowania konferencji.