Powody organizacji konferencji

Aby zorganizować konferencję należy mieć pewność, że jest ona potrzebna. Zwykle organizatorzy ustalają taką potrzebę o wiele wcześniej i uzgadniają wszystko ze sponsorami. Należy dobrze się upewnić czy konferencja jest dobrym sposobem na osiągnięcie postawionego celu.  

Oto kilka powodów, dla których konferencje są organizowane:

– Przekazywanie informacji – konferencja jest medium, które przekazuje informacje. Jednorazowo można przekazać większą ilość informacji np. o nowym produkcie czy usłudze. W jednym czasie można przekazać wszystkie informacje wszystkim zainteresowanym. Ma to znaczenie w momencie kiedy informacje te są poufne i przeznaczone tylko dla wybranej grupy odbiorców.

– podbudowywanie morali – często podczas konferencji wywiązuje się dyskusja, która jest bardziej otwarta niż taka przy spotkaniu w mniejszym gronie

– wewnętrzne obwieszczenia – kiedy zmienia się polityka firmy, wszyscy jednocześnie mogą dowiedzieć się o swoich nowych obowiązkach i zmianach jakie zajdą w organizacji firmy.

– komunikacja z przedstawicielami handlowymi

– integracja branży i organizacja szkoleń – konferencja jest dobrą metodą na spotkania międzynarodowe z przedstawicielami branży i możliwość poznania ich opinii.

Zalety mediów wykorzystywanych na konferencji:

– możliwość przedstawienia nagrania wideo, które przy większej ilości odbiorców generuje małe koszty, krótko trwa oraz w pełni kontroluje przekazywane informacje,

– broszura jest wygodna w rozprowadzaniu, przekazuje szczegółowe informacje, jest materiałem trwałym,

– poczta e-mail daje możliwości szybkiego przekazu informacji  jest dobra przy przekazywaniu szczegółów,

– wideokonferencja jest stosunkowo niedroga, daje możliwość natychmiastowej reakcji na pojawiające się pytania.

Warto także pamiętać o miejscu przeprowadzenia konferencji , bo  jak wiadomo Konferencje w Warszawie –  oferty obiektów konferencyjnych  są bardzo zróżnicowane, co pomoże zorganizować idealne   wydarzenie .

Aby sprawdzić czy konferencja jest na pewno potrzebna powinno się przygotować listę kontrolną, która da nam obraz tego, czy faktycznie powinniśmy organizować konferencję. Na liście kontrolnej należy odpowiedzieć na pytania: Ile uczestników ma brać udział w konferencji, czy istnieje potrzeba interaktywności i jednoczesności w przekazywaniu informacji, czy przekaz trzeba zilustrować w formie prezentacji, czy konieczna jest uważna kontrola nad przepływem informacji oraz czy trzeba podbudować morale. Odpowiedzi należy zapisywać w skali punktowej od 1 do 10 i po zsumowaniu punktów podejmuje się decyzję o konieczności organizowania konferencji. Jeżeli suma punktów jest mniejsza niż 25 to należy dobrze rozważyć konieczność organizowania konferencji.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Obsługiwane przez: Investing.com