Dzięki technologii wiele spraw urzędowych można załatwić bez wychodzenia z domu. Kwestię potwierdzenia tożsamości przez użytkownika rozwiązuje podpis elektroniczny. Czym jest podpis elektroniczny i czy aby z niego korzystać trzeba wnieść opłatę? Rozwiewamy wątpliwości dotyczące podpisu elektronicznego.
Czym jest podpis elektroniczny?
Przez podpis elektroniczny (podpis cyfrowy) rozumie się zbiór informacji przekazywanych w wersji elektronicznej, który identyfikuje osobę składającą taki podpis. Od strony technicznej przy tworzeniu podpisu elektronicznego wykorzystuje się algorytmy matematyczne. Aktualnie użytkownicy zainteresowani skorzystaniem z tego rozwiązania mają do wyboru jeden z dwóch certyfikatów: niekwalifikowany i kwalifikowany.
Niekwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego to komercyjna (handlowa) nazwa podpisu elektronicznego. Ten podpis ma szerokie zastosowanie – jest wykorzystywany choćby do szyfrowania poczty elektronicznej. Charakterystyczne dla niego jest to, że:
- nie musi być przechowywany na urządzeniu kryptograficznym,
- co do zasady nie wywołuje skutków prawnych, chyba że strony zawrą wcześniej umowę, w której znajdzie się zapis o wzajemnym uznaniu podpisów weryfikowanych przy użyciu „zwykłego” podpisu elektronicznego,
- można go zakupić u niecertyfikowanych dostawców podpisów elektronicznych.
Kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego (podpis kwalifikowany) służy do podpisywania różnych dokumentów – zarówno prywatnych, jak i kierowanych do urzędów. Składa się on z kilku elementów: samego certyfikatu, klucza (publicznego i prywatnego), urządzenia do odczytu kart oraz aplikacji podpisującej. Podpis kwalifikowany wyróżnia to, że:
- jest on odpłatny – możesz go zakupić u jednego z certyfikowanych dostawców, których listę znajdziesz na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji,
- powoduje skutki prawne – jest równoważny odręcznemu podpisowi,
- tożsamość użytkownika musi zostać potwierdzona, np. w kancelarii notarialnej.
Podpis kwalifikowany można zakupić na pewien okres, np. rok. Po upływie tego czasu możliwe jest przedłużenie certyfikatu.
Chcesz wiedzieć więcej o kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego? Odwiedź również serwis: https://www.nntfi.pl/finanse-po-godzinach/profil-zaufany-a-podpis-elektroniczny.
Jak działa podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny jest szeroko wykorzystywany przede wszystkim przez przedsiębiorców i osoby mające stały kontakt z urzędami (np. prawników). Użytkownik, który ma dostęp do podpisu elektronicznego, może załatwić większość spraw urzędowych bez konieczności wychodzenia z biura czy domu. To oznacza oszczędność pieniędzy i czasu – nie trzeba generować dokumentów w formie papierowej, opłacać ich wysyłki czy osobiście zawozić ich do urzędu. Jest zatem wygodniej i szybciej.
Podpis elektroniczny można wykorzystać nie tylko w przypadku pracy z dokumentami urzędowymi. Jego zastosowanie jest szersze – można go używać do celów prywatnych, umożliwia on też podpisanie:
- faktur wystawionych w formie elektronicznej,
- sporządzonej dokumentacji medycznej,
- umów z kontrahentami czy klientami.
Aby składać np. deklaracje podatkowe czy celne, podpisywać wnioski kierowane drogą elektroniczną do KRS czy zawierać umowy, użytkownik potrzebuje kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W pozostałych przypadkach wystarczy „zwykły” podpis elektroniczny.
Czy korzystanie z kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego jest trudne? Jego obsługa jest niezwykle intuicyjna – sprowadza się do wykonania zaledwie kilku kliknięć myszką. To także wpływa na popularność tego rozwiązania.
Podpis elektroniczny a profil zaufany – różnice
Od podpisu elektronicznego należy odróżnić profil zaufany. Czym jest profil zaufany? To darmowe narzędzie, za pośrednictwem którego użytkownik może potwierdzić swoją tożsamość. Od strony formalnej profil zaufany jest alternatywą dla płatnego podpisu kwalifikowanego, przy czym zakres jego zastosowania jest ograniczony – profil zaufany służy do kontaktu z urzędami, a zatem do składania w formie elektronicznej wniosków, podań czy deklaracji.
Aby zacząć korzystać z profilu zaufanego (który działa podobnie jak podpis elektroniczny), konieczne jest jego założenie. Można to zrobić na dwa sposoby – za pośrednictwem:
- serwisu Profilu Zaufanego – wystarczy założyć konto na stronie pz.gov.pl, a następnie potwierdzić swoją tożsamość, udając się osobiście do jednego z punktów potwierdzających,
- konta bankowości elektronicznej – po zalogowaniu się na swój rachunek bankowy; metoda ta nie wymaga potwierdzania danych osobowych.
Analogicznie jak w przypadku podpisu elektronicznego, ważność profilu zaufanego jest ograniczona w czasie – jest on ważny przez 3 lata. Po upływie tego terminu użytkownik może przedłużyć profil zaufany na kolejny okres.
Ponieważ podpis elektroniczny i profil zaufany to nie to samo, pojęć tych nie należy używać zamiennie. Różnice między tymi dwoma narzędziami warto znać choćby po to, aby mieć pewność, że w danej sytuacji skorzystanie z profilu zaufanego będzie możliwe.