W dobie cyfryzacji administracji publicznej i obrotu gospodarczego coraz większe znaczenie zyskują technologie, które zapewniają bezpieczeństwo i wiarygodność danych elektronicznych. Jednym z kluczowych rozwiązań, obok podpisu elektronicznego, jest pieczęć elektroniczna. W przeciwieństwie do podpisu nie identyfikuje ona osoby fizycznej, lecz podmiot prawny – np. spółkę, instytucję publiczną czy organizację. Regulacje w tym obszarze opierają się przede wszystkim na unijnym rozporządzeniu eIDAS oraz przepisach krajowych. Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje, jakie powinien znać każdy przedsiębiorca i instytucja zainteresowana stosowaniem pieczęci elektronicznej.
Podstawy prawne – rozporządzenie eIDAS i polska ustawa
Fundamentem prawnym dla pieczęci elektronicznych w Unii Europejskiej jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 roku, znane jako eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services). Jego celem jest ujednolicenie standardów w zakresie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania, tak aby dokumenty elektroniczne były uznawane w całej UE na równi z dokumentami papierowymi.
Rozporządzenie eIDAS ma charakter bezpośrednio obowiązujący – stosuje się je we wszystkich państwach członkowskich. Poszczególne kraje, w tym Polska, wprowadzają jednak przepisy uzupełniające. W Polsce kluczową regulacją jest ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. 2021 poz. 1797). Akt ten doprecyzowuje zasady świadczenia usług zaufania, określa obowiązki dostawców oraz warunki korzystania z pieczęci elektronicznych.
Potrzebujesz pieczęci elektronicznej? Skorzystaj z kompleksowej oferty eSIGN!
Definicja i istota pieczęci elektronicznej
Zgodnie z art. 3 pkt 26 rozporządzenia eIDAS, pieczęć elektroniczna to dane w postaci elektronicznej dołączone do innych danych elektronicznych lub logicznie z nimi powiązane, które zapewniają autentyczność pochodzenia i integralność powiązanych danych.
W praktyce pełni ona rolę elektronicznego odpowiednika pieczątki firmowej – potwierdza, że dokument pochodzi od określonej instytucji czy przedsiębiorstwa. Co istotne, pieczęć nie zawiera danych osobowych, w odróżnieniu od podpisu elektronicznego przypisanego do osoby fizycznej.
Rodzaje pieczęci elektronicznych
Rozporządzenie eIDAS przewiduje dwa poziomy pieczęci elektronicznych:
- Zaawansowana pieczęć elektroniczna – musi spełniać następujące kryteria:
- jest unikalnie przypisana podmiotowi,
- umożliwia ustalenie tożsamości tego podmiotu,
- powstaje z użyciem danych będących pod wyłączną kontrolą podmiotu,
- każda zmiana danych po opieczętowaniu jest wykrywalna.
- Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – stanowi najwyższy standard. To zaawansowana pieczęć, która została utworzona przy użyciu kwalifikowanego urządzenia (np. HSM, karta kryptograficzna) oraz opiera się na kwalifikowanym certyfikacie pieczęci elektronicznej wydanym przez dostawcę usług zaufania wpisanego do unijnego rejestru.
Kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej
Certyfikat kwalifikowany to element niezbędny do stosowania kwalifikowanej pieczęci. Zawiera on m.in.:
- oznaczenie, że jest to kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej,
- dane kwalifikowanego dostawcy usług zaufania,
- identyfikację podmiotu składającego pieczęć (np. nazwę firmy, numer KRS),
- dane potrzebne do walidacji pieczęci,
- podpis dostawcy potwierdzający ważność certyfikatu,
- informacje o użyciu kwalifikowanego urządzenia,
- okres ważności certyfikatu.
Dzięki certyfikatowi odbiorca dokumentu może zweryfikować autentyczność i integralność danych.
Kto i kiedy może korzystać z pieczęci elektronicznej?
Z pieczęci elektronicznej mogą korzystać wyłącznie osoby prawne. Do tej kategorii zaliczają się m.in.:
- spółki prawa handlowego,
- instytucje administracji publicznej,
- uczelnie i instytuty badawcze,
- organizacje pozarządowe.
Najczęstsze zastosowania pieczęci to m.in.:
- automatyczne pieczętowanie tysięcy faktur elektronicznych,
- potwierdzanie autentyczności dokumentów urzędowych,
- zabezpieczanie kodu źródłowego aplikacji (tzw. code signing),
- podpisywanie dokumentów w przetargach publicznych,
- archiwizacja dokumentów z gwarancją integralności.
Walidacja i skutki prawne
Proces walidacji pieczęci polega na sprawdzeniu:
- czy certyfikat był ważny w momencie składania pieczęci,
- czy został wydany przez kwalifikowanego dostawcę,
- czy dane dokumentu nie uległy zmianie po opieczętowaniu,
- czy pieczęć została złożona z użyciem kwalifikowanego urządzenia.
Z punktu widzenia prawa, kluczowe są przepisy art. 35 eIDAS. Stanowią one, że:
- pieczęci elektronicznej nie można odmówić skutku prawnego tylko dlatego, że ma postać elektroniczną,
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna korzysta z domniemania autentyczności i integralności dokumentu.
Oznacza to, że w przypadku sporu to strona podważająca dokument musi udowodnić, iż pieczęć jest nieważna.
Wymogi techniczne i bezpieczeństwo
Stosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej wymaga:
- posiadania kwalifikowanego urządzenia do składania pieczęci,
- oprogramowania do zarządzania certyfikatem,
- dostępu do usług kwalifikowanego dostawcy,
- certyfikatu spełniającego wymogi eIDAS.
Systemy muszą zapewniać, że dane służące do składania pieczęci znajdują się wyłącznie pod kontrolą podmiotu prawnego i nie mogą być użyte bez jego wiedzy.
Pieczęć elektroniczna a podpis elektroniczny – kluczowe różnice
Choć często używa się tych pojęć zamiennie, podpis i pieczęć pełnią różne funkcje:
- Podpis elektroniczny identyfikuje osobę fizyczną i wiąże się z jej danymi osobowymi.
- Pieczęć elektroniczna służy wyłącznie identyfikacji osoby prawnej i nie zawiera danych osobowych.
- Podpis jest składany ręcznie przez użytkownika, pieczęć natomiast może być nakładana automatycznie przez systemy IT.
Uznawalność w całej Unii Europejskiej
Największą zaletą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej jest jej uznawalność we wszystkich państwach UE. Dokument opieczętowany w Polsce jest honorowany np. we Francji, Niemczech czy Hiszpanii – bez konieczności dodatkowych formalności. Dzięki temu pieczęć stanowi narzędzie ułatwiające transgraniczny obrót dokumentami i rozwój jednolitego rynku cyfrowego.
Zgodność z eIDAS? Tylko z pieczęcią od eSIGN
Zastanawiasz się, jak wdrożyć pieczęć, która spełnia wszystkie wymogi prawne obowiązujące na terenie Unii Europejskiej? Wybierz eSIGN – zaufanego dostawcę usług zaufania, który oferuje pieczęć zgodną z rozporządzeniem eIDAS, dedykowaną podmiotom posiadającym osobowość prawną.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to narzędzie, które umożliwia cyfrowe potwierdzenie pochodzenia i integralności dokumentu, gwarantując pełną zgodność prawną i bezpieczeństwo w obiegu dokumentów firmowych czy urzędowych. W eSIGN otrzymasz profesjonalne wsparcie i nowoczesne rozwiązanie gotowe do integracji.
Podsumowanie
Pieczęć elektroniczna, a zwłaszcza jej kwalifikowana forma, jest dziś jednym z najważniejszych narzędzi zapewniających autentyczność i integralność dokumentów elektronicznych. Jej stosowanie jest ściśle regulowane przez rozporządzenie eIDAS oraz polską ustawę o usługach zaufania. W praktyce daje przedsiębiorstwom i instytucjom publicznym możliwość bezpiecznego i wiarygodnego prowadzenia procesów cyfrowych, od wystawiania faktur po udział w przetargach.
Warto pamiętać, że kwalifikowana pieczęć elektroniczna korzysta z domniemania prawnego – co oznacza, że dokument nią opatrzony ma pełną moc dowodową i jest uznawany w całej Unii Europejskiej.