Tak naprawdę konferencja zaczyna się długo przed tym, zanim pojawią się pierwsi uczestnicy. Organizator skupia się na wydarzeniu już wiele tygodni wcześniej, by dokładnie je przygotować. Jest to bardzo ważne spotkanie biznesowe, dlatego też organizacja musi być przemyślana i dopięta na ostatni guzik. Trzeba pamiętać o najmniejszych szczegółach, gdyż wszystko ma znaczenie – harmonogram i przebieg wydarzenia, lista gości, catering, lokalizacja, wystrój sali, komfort uczestników, a przede wszystkim pełne zaplecze techniczne. Wszystkie spotkania biznesowe obarczone są ryzykiem, że coś pójdzie niezgodnie z planem i sprzęt nie zadziała, tak jak powinien. Doskonale wszystkim znana złośliwość rzeczy martwych może dopaść każdego organizatora, dlatego warto pamiętać o wszystkich detalach i zminimalizować ryzyko wystąpienia usterek.
Wyposażenie sali ma wpływ na przebieg i odbiór konferencji
Zaplecze techniczne sali to jedna z najważniejszych kwestii, gdyż ma bezpośredni wpływ na przebieg całego wydarzenia. To głównie od sprzętu zależy jakość przygotowanej prezentacji, a efekt wpływa na odbiór i wrażenia słuchaczy. Dlatego też sala powinna posiadać pełne zaplecze techniczne i być wyposażona w wysokiej klasy sprzęt. Na co zwrócić szczególną uwagę?
Sprzęt multimedialny
Sprzęt multimedialny, czyli ekran i projektor, pozwalają wyświetlić materiały multimedialne i stanowią podstawowy element wyposażenia sali konferencyjnej. W trakcie tego typu spotkań podstawą komunikacji jest właśnie obraz, dlatego niezbędny jest wysokiej klasy sprzęt. Najważniejsze, aby projektor zapewniał doskonałą jakość prezentowanych treści i generował satysfakcjonujący obraz, a takie wydarzenie na pewno na długo pozostanie w pamięci uczestników.
Dobry laptop
W dużej i standardowej sali na kilkadziesiąt osób, najlepiej sprawdza się tradycyjny projektor, który potrzebuje jeszcze dobrego laptopa, czyli takiego, który płynnie obsłuży prezentację i szybko będzie reagować na polecenia. Sprzęt nie musi posiadać nowoczesnych gadżetów, wyróżniać się dużym ekranem czy nieśmiertelną baterią. Najważniejszy jest dobry procesor, który zapewni bezproblemową prezentację. Aby mieć pewność, że laptop posiada odpowiednie parametry i prawidłowo współpracuje z projektorem, umieść materiały na nośniku danych i skorzystaj z urządzenia, które jest częścią wyposażenia sali. Jeśli chcesz korzystać z własnego sprzętu, nie zapomnij wcześniej sprawdzić, czy działa on z resztą sprzętu na sali.
System nagłaśniający
Równie ważny jest niezawodny system nagłaśniający i pod żadnym pozorem nie należy go lekceważyć. Nawet najlepszy sprzęt multimedialny nie pomoże, jeśli zawiedzie nagłośnienie. Trzaski, sprzężenia i przerwy w nadawaniu sygnału, irytują i nie wywierają na słuchaczach pozytywnego wrażenia. Nagłośnienie musi być mocne, bezawaryjne oraz odpowiednio dobrane do wielkości sali, gdyż nawet uczestnicy znajdujący się w oddalonych częściach sali, muszą dobrze słyszeć.
Pełne zaplecze techniczne – co jeszcze jest ważne?
Przyda się również bezprzewodowy mikrofon, flipchart, odpowiednie oświetlenie z możliwością regulacji oraz połączenie z Internetem. To wszystko zapewni bezproblemowy przebieg wydarzenia. Nie zapominajmy jednak, że konferencje trwają zwykle wiele godzin i na sali spędzamy mnóstwo czasu. Warto zwrócić uwagę na klimatyzację i zadbać o wygodne krzesła. Nawet kwadrans spędzony w dusznym pomieszczeniu bez dopływu świeżego powietrza, będzie nieprzyjemnym doświadczeniem. Goście staną się rozdrażnieni i stracą zainteresowanie wydarzeniem, by całą uwagę skupić na szukaniu źródła tlenu… Unikniemy tego, jeśli wybierzemy salę z klimatyzacją. Krzesła powinny być natomiast ergonomiczne, aby można było przyjąć wygodną pozycję i czuć się komfortowo.
Zarówno sala, jak i atmosfera panująca na konferencji, muszą robić na słuchaczach jak najlepsze wrażenie. Organizując wydarzenie biznesowe, warto pamiętać, że nawet drobnostki potrafią zaważyć nad jego odbiorem przez uczestników. To wpływa na wizerunek organizatora i na to, jak będą postrzegać go partnerzy biznesowi. Aby mieć pewność, że wydarzenie odbędzie się w komfortowych warunkach, wybierz salę konferencyjną Hotelu Quadrille nad morze →https://quadrille.pl/oferta/ekskluzywne-spotkania-biznesowe-i-sale-konferencyjne-nad-morzem/
Quadrille oferuje salę balową, która ugości 40 osób i salę konferencyjną, w której zorganizować można wydarzenie dla 100 gości. Oba pomieszczenia są klimatyzowane, w pełni wyposażone i ekskluzywnie zaaranżowane. Hotel Quadrille gwarantuje również profesjonalne wsparcie organizacyjne, które będzie nieocenione przy planowaniu wydarzenia. Doświadczeni koordynatorzy znajdą optymalne rozwiązania, stworzą scenariusz konferencji i zadbają o odpowiednią aranżację sali. Będą też czuwać nad przebiegiem i sprawną realizacją programu tak, aby konferencja odbyła się bez nieprzyjemnych niespodzianek.