Bez dokumentów funkcjonowanie jakiejkolwiek firmy byłoby niemożliwe, nawet jeśli zarządzałby nią kierownik o doskonałej pamięci i świetnym zmyśle organizacyjnym. Niemożliwe, bo współcześnie niektóra dokumentacja jest wymogiem prawnym – jak rachunki, faktury, paragony czy umowy oraz aneksy z klientami. Również takie dokumenty jak rozliczenia ZUS, US czy opłacane składki wymagają wypełniania tony dokumentacji, lecz w tym wypadku dzięki cyfryzacji w państwowych urzędach, wiele rzeczy można załatwić już elektronicznie i zdalnie.
Zarządzanie dokumentacją w firmie
Nie zmienia to jednak faktu, że dokumenty były, są i będą ważną częścią każdej, nawet najmniejszej firmy, a co za tym idzie, nie zniknął, ani nie zniknie problem dotyczący ich odpowiedniego przechowywania, obiegu i zarządzania. Dlatego warto wdrożyć w swoich firmach specjalne oprogramowanie, które znacznie te procesy ułatwi; uporządkuje przechowywaną dokumentację oraz zoptymalizuje zasady tworzenia oraz obiegu poszczególnych dokumentów. Właściwe zarządzanie dokumentacją jest w firmach niezwykle ważne, ponieważ nie tylko ma związek z wypełnianiem prawnych obowiązków, ale także wpływa na prawidłowe działanie danej jednostki, oddziału, filii lub całej korporacji.
Dopasowane oprogramowanie
Podstawą sukcesu w zarządzaniu dokumentacją w taki sposób, aby poprawiała jakość funkcjonowania firmy – zarówno w odniesieniu do klientów, jak i pracowników – jest wdrożenie odpowiedniego oprogramowania, które to umożliwi. Należy je przede wszystkim dostosować do wymogów oraz oczekiwań konkretnej firmy oraz tego, jakie dokładnie dokumenty będzie przetwarzała. Oprogramowanie dostępne na rynku obsługuje co prawda większość znanej dokumentacji, od faktur i rachunków po wnioski urlopowe czy zgłoszenia reklamacyjne, ale na specjalne życzenie firmy może zostać zmodyfikowane pod kątem jej wymogów.
Oprogramowanie(DMS) pozwala między innymi:
– sprawniej, szybciej i bezpieczniej zarządzać zasobami firmy,
– lepiej chronić przechowywaną dokumentację,
– wyznaczać osoby z uprawnieniami dostępu,
– kopiować, skanować, przesyłać i udostępniać dane oraz dokumenty do innych oddziałów firmy instytucji lub urzędów.
Umożliwia również funkcjonalną kontrolę nad zebranymi danymi, przeprowadzanie analiz dotyczących np. zakresu sprzedaży, zadowolenia klientów czy samej dostępnej oferty. Może być wykorzystywane zarówno do celów związanych z zarządzaniem firmą, jak i do celów typowo marketingowych.
Optymalizacja i integracja
Ważną cechą oprogramowania do zarządzania dokumentami jest możliwość jego zintegrowania z innymi systemami np. klasy ERP i programami, które działają w firmie. Mogą to być np. programy do kontroli sprzedaży (stosowane w marketach i sklepach) czy aplikacje obsługujące magazyny i monitorujące dostępność poszczególnych towarów. Połączenie tych systemów sprawia, że każde działanie w jednym z nich jest automatycznie odnotowywane w innych, dzięki czemu zarządzanie firmą staje się o wiele prostsze i bardziej funkcjonalne.