Na czym polega różnica między utylizacją akt ze specjalistami a działaniem na własną rękę? Dziś przyglądamy się, która z tych opcji będzie korzystniejsza dla twojej firmy.
Niszczenie dokumentów w siedzibie firmy – czy to właściwa decyzja?
Aby odpowiedzieć na to pytanie, musimy zastanowić się nieco nad własnymi możliwościami. Jeśli prowadzimy niewielki biznesu być może niszczenie danych osobowych jesteśmy w stanie dość szybko przeprowadzić samodzielnie. W końcu osoba oddelegowana do obsługi niszczarki nie będzie musiała spędzić nad tym zadaniem dużo czasu i poświęcać swoich regularnych obowiązków. Jeśli jednak firma chce przeprowadzić masowe niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe, proces może stać się naprawdę problematyczny. Wszystko dlatego, że niszczarka ma swoje ograniczenia.
Skorzystanie z pomocy specjalistów, oferujących profesjonalne niszczenie akt pozwoli nam w znaczny sposób zaoszczędzić czas. Ale ograniczenia samodzielnej utylizacji to nie tylko czasochłonność. To także braki w bezpieczeństwie.
Niszczenie danych osobowych – bezpieczna utylizacja akt
Bez profesjonalnej pomoc nie jesteśmy w stanie mieć stuprocentowej pewności, że informacje zawarte w naszych aktach nie wyciekną. Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO zakłada, że ponosimy odpowiedzialność za ewentualne uchybienia w bezpieczeństwie. To właśnie tutaj zaznacza się największa wada samodzielnej utylizacji. Działając na własną rękę:
1. musimy stresować się tym, co zrobić ze ścinkami z niszczarki;
2. nigdy nie mamy stuprocentowej pewności, że nasze dane są w pełni chronione.
Czy to jednak znaczy, że niszczenie akt zgodnie z RODO, bez strachu o konsekwencje naruszeń przepisów, jest niemożliwe. Nic bardziej mylnego, Wystarczy, że skorzystamy z fachowej pomocy.
Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe z profesjonalną firmą
Takie wyspecjalizowane przedsiębiorstwa jak np. Rhenus-Data oferują nowoczesne niszczenie danych osobowych z pomocą instalacji, której działanie całkowicie wyklucza ryzyko odzyskania danych. Wszystko odbywa się w świetnie zabezpieczonych obiektach, do których dostęp mają tylko wyznaczone osoby. Chociaż ani przepisy RODO, ani prawo krajowe nie nakłada na nas obowiązku korzystania z eksperckich usług, w praktyce jest to najbardziej opłacalna droga. To rozwiązanie nie tylko przyspieszy całe przedsięwzięcie, ale uchroni nas przed tak nieprzyjemnymi sytuacjami jak np. kara grzywny za złamanie RODO.