Organizacja firmowego wydarzenia, jakim jest konferencja, to złożone zadanie. Konferencja to nie tylko okazja do bliższego poznania się pracowników, a także do poznania nowych produktów czy strategii firmy, ale także możliwość zorganizowania aktywności integracyjnych i atrakcji dla zaproszonych gości.
Wiele firm decyduje się na organizację konferencji w hotelach i resortach, co sprzyja połączeniu pracy i rekreacji. Wiele takich obiektów specjalizuje się w organizowaniu firmowych imprez, co ułatwia sprawę samym organizatorom. Co warto wiedzieć o organizacji konferencji firmowej?
Wybierz termin
Jeśli chcesz zorganizować konferencje w hotelu najpierw powinieneś zatroszczyć się o listę gości i ustalenie terminu. Ma to związek z tym, że w hotelach obłożenie gości różni się w zależności od sezonu czy nawet dni tygodni. Często warto organizować konferencję w środku tygodnia, co zwiększa naszą szansę na to, że będziemy w stanie zorganizować naszą konferencję w wybranym przez nas obiekcie. Posiadając informację na temat szacowanej liczby gości, możemy zarezerwować dogodny dla nas termin.
Zadbaj o promocję
Od rozesłania zaproszeń, po stworzenie odpowiednich materiałów reklamowych, ważna przy organizacji wydarzeń firmowych jest odpowiednia reklama. Wraz z potwierdzeniem obecności naszych zaproszonych gości, możemy przystąpić do zamówienia materiałów reklamowych, takich jak pamflety informacyjne czy gadżety i prezenty dla uczestników naszej konferencji. Takie materiały reklamowe warto zamówić z wyprzedzeniem, by na pewno dotarły na czas. Są one ważną częścią wydarzenia, skupiając uwagę przybyłych osób na tematyce konferencji i jej najważniejszych założeniach. Stanowią także miły dodatek, który z pewnością sprawi, że goście poczują wyróżnieni.
Plan konferencji
Oprócz ciekawych prelekcji warto także zadbać o dodatkowe aktywności dla naszych gości. Ma to znaczenie zwłaszcza, gdy organizujemy konferencję kilkudniową. Tutaj pomoże nam obsługa hotelowa. Hotele i resorty organizują atrakcje dla gości konferencji, takie jak możliwość skorzystania z kortów tenisowych, smakowanie win, liczne zabiegi w strefie SPA, jazda konną czy atrakcje związane z wodą lub wycieczki w góry. Możemy zorganizować aktywności grupowe po konferencji czy dać naszym gościom wolną rękę w sprawie tego, jak pragną spędzić wolny czas po pracy. Popularnym jest także organizacja bankietu czy wspólnej kolacji w hotelowej restauracji, wieńczącej całe wydarzenie.
Konferencja w hotelu to duże ułatwienie dla organizatorów oraz gości, którzy nie muszą codziennie dojeżdżać na wydarzenie, a dodatkowo mają okazję na miłe spędzenie wieczoru po zakończonych wykładach.