Jeszcze kilka lat temu przedsiębiorcy wystawiali faktury ręcznie, dziś jednak coraz częściej stawiają oni na dobry program do fakturowania. Dzięki niemu można nie tylko usystematyzować, ale i usprawnić pracę działu księgowego. Jakie czynniki należy wziąć pod uwagę, wybierając program do fakturowania?
Wszystko w jednym miejscu
W księgowości niezwykle ważny jest porządek. To dzięki niemu możemy nie tylko na czas wystawić niezbędne dokumenty, ale również rozliczyć się z urzędem skarbowym. Dziś większość osób prowadzi księgowość za pomocą dedykowanych programów. Umożliwiają one nie tylko ewidencjonowanie faktur czy innych dokumentów księgowych, ale również są kompatybilne na przykład z systemami magazynowymi, co znacznie ułatwia pracę księgowemu. Ważne, aby program do fakturowania również umożliwiał bezpośrednie przenoszenie wystawionych faktur VAT do systemu księgowego. Faktury zapisywane są wtedy w formie na przykład plików PDF, przez co księgowy zawsze ma do nich dostęp. Oczywiście, warto wydrukować faktury i zarchiwizować je tradycyjnym sposobem, jednak bardzo ważne jest posiadanie kopii zapasowej, właśnie w postaci zapisu w programie do fakturowania. Co więcej, spójność systemu księgowego z programem do fakturowania umożliwia automatyczną dekretację faktur sprzedażowych. Jest to niezwykle istotne w przypadku firm, które co miesiąc wystawiają znaczną ilość faktur swoim kontrahentom. Ich ręczne ewidencjonowanie jest bardzo pracochłonne, natomiast automatyzacja tego procesu pozwala w znacznym stopniu usprawnić pracę osoby odpowiedzialnej za prowadzenie księgowości.
Szybko i na czas
Zastanawiając się, jaki program do fakturowania wybrać, należy zwrócić uwagę na to, aby umożliwiał on wystawienie faktury w krótkim czasie. Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest wystawić fakturę VAT swojemu kontrahentowi, jeśli ten również prowadzi działalność gospodarczą. Choć często faktury wystawia się od razu po dokonaniu transakcji, nie jest to regułą. Niektórzy bowiem wystawiają swoim kontrahentom faktury zbiorcze bądź też robią to dopiero po zakończeniu danego miesiąca. Niemniej jednak w natłoku obowiązków może zdarzyć się, że zapomnimy wystawić klientowi dokument potwierdzający dokonanie transakcji. Ważne, aby program do fakturowania pozwalał nam szybko i sprawne wystawić fakturę, także za pomocą urządzenia mobilnego (poprzez dedykowaną aplikację). Program do faktur na Windowsa zwykle posiada również swoją wersję mobilną, którą można pobrać na smartfona, a co za tym idzie wystawiać faktury bądź kontrolować ich obieg z dowolnego miejsca.
Faktura poprawnie wystawiona
W kontekście obowiązujących obecnie przepisów podatkowych, niezwykle istotne jest prawidłowe wystawianie faktur VAT. Program do fakturowania powinien więc umożliwiać:
- stworzenie bazy kontrahentów,
- automatyczną aktualizację danych kontrahentów,
- wysyłkę plików JKP na potrzeby kontroli skarbowych.
Faktura VAT musi być wystawiona nie tylko w ustawowych terminach, ale również z zachowaniem należytej staranności. Muszą się na niej znaleźć wszystkie, wymienione w ustawie elementy. Dobry program do fakturowania nie tylko usprawnia pracę działu księgowości, ale również stanowi narzędzie ułatwiające pracę przedsiębiorcom. Dla większej wygody z programu powinny móc korzystać wszystkie osoby, które w razie potrzeby wystawią fakturę- zazwyczaj zajmują się tym właściciele firm lub księgowi, w zależności od podziału obowiązków. Niemniej jednak program do fakturowania powinien dysponować kilkoma wejściami, tak aby jednocześnie mogło z nim pracować więcej, niż tylko jedna osoba.
Polecamy:
– Sklep internetowy? Zadbaj o prezencję produktów i zachęć klienta do zakupów