Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wieloma ryzykownymi decyzjami. Określanie ryzyka i sposobu na zarządzanie nim jest czymś, z czym wszyscy przedsiębiorcy mają do czynienia.
Czym jest ryzyko i zarządzanie nim? Z definicji ryzyko oznacza możliwość wystąpienia zarówno pozytywnych jak i negatywnych zdarzeń, które mogą mieć wpływ na osiągnięcie oczekiwanych celów. Natomiast zarządzanie ryzykiem jest długotrwałym procesem mającym na celu reagowanie w zaplanowany sposób na pojawiające się problemy powiązane z funkcjonowaniem firmy.
Co firma zyska na wdrożeniu systemu zarządzania ryzykiem?
Odpowiedni plan na zarządzanie ryzykiem korporacyjnym (ang. Enterprise Risk Management) pozwoli naszej firmie na podniesienie jakości świadczonych usług. Pracownicy nauczą się dostosowania do nowych sytuacji, będą posiadali elastyczniejsze podejście do zmian i większe zaangażowanie w pracę nad projektami, co przełoży się na podniesienie ich efektywności. Dodatkowo będziemy w stanie lepiej wykorzystać zasoby i zarządzać rezerwami, przez co nasza firmy zaoszczędzi. Pamiętaj, że ryzyko w niektórych przypadkach może się pozytywnie odbić na Twoim przedsiębiorstwie.
Głównym zadaniem zarządzania ryzykiem jest zmniejszenie ewentualnego negatywnego ryzyka do poziomu, w którym firma będzie osiągać zaplanowane rezultaty i zamiast ponosić straty, odnotuje długofalowe korzyści. Zarządzanie ryzykiem stanowi jeden z najważniejszych elementów zarządzania strategicznego każdego przedsiębiorstwa oraz organizacji.
Zarządzanie ryzykiem w kilku krokach
Firma może samodzielnie przy każdym projekcie wytypować zagrożenia i plan radzenia sobie z nimi, ale może też skorzystać z usług profesjonalnej firmy. Jeżeli korzystamy z pomocy profesjonalistów, warto taki audyt wykonywać cyklicznie. Błędem jest wykorzystywanie systemu zarządzania ryzykiem, który nie jest dostosowany konkretnie pod nasz biznes. Każda firma ma inną strukturę i to pod nią powinien być przygotowany taki plan.
Planowanie zarządzania ryzykiem
Najlepszym systemem zarządzania ryzykiem (ERM) będzie zintegrowane i kompleksowe podejście do zagadnienia. Wszyscy pracownicy powinni być zaangażowani w zarządzanie ryzykiem – również zarząd. Jednakże warto mieć w firmie menadżera do spraw ryzyka, który będzie odpowiedzialny za nadzór czynności mających związek z zarządzaniem ryzykiem. Należy zidentyfikować wszystkie potencjalne źródła ryzyka i skuteczne zarządzanie nimi wprowadzić jako strategię zarządzania firmą.
Podczas planowania projektu lub podejmowania decyzji powinnyśmy tak zarządzać ryzykiem, aby ustawić je na maksymalizację zysków i wyznaczyć akceptowalny poziom ryzyka.
Brak przygotowanego planu na zarządzanie ryzykiem może nie tylko doprowadzić do niepowodzenia danego projektu, ale może także wpłynąć na inne projekty i nawet uniemożliwić ich ukończenie.
Zarządzanie ryzykiem w firmie dzielimy na cztery kluczowe etapy
Proces tworzenia planu na nadzorowanie ryzyka nie jest łatwy. Ważna jest identyfikacja, analiza, opracowanie schematu działania oraz kontrola ryzyka.
Identyfikacja ryzyka
Pierwszym krokiem przy opracowywaniu systemu zarządzania ryzykiem powinno być zidentyfikowanie zagrożeń, które mogą pojawić się w przyszłości. Ustalenie ryzyka wiążącego się z danym projektem pozwoli na odpowiednie zarządzanie nim.
Źródła ryzyka możemy podzielić na trzy kategorie:
- Czynniki makroekonomiczne to czynniki mające wpływ na całą gospodarkę, takie jak: rynek kapitałowy, polityka rządu i Banku Centralnego, koniunktura, poziom bezrobocia, inflacja, stopy procentowe i sytuacja społeczna. Tych czynników nie można w żaden sposób wyeliminować.
- Czynniki mikroekonomiczne to czynniki, które obejmują działania zachodzące w obrębie naszego przedsiębiorstwa, czyli konkurencja, sposób zarządzania firmą, potencjalne ryzyko bankructwa oraz problemy ze sprzedażą. Te czynniki firma można kontrolować i modyfikować.
- Czynniki mezo-ekonomiczne mają wpływ na podejmowanie decyzji inwestycyjnych i dotyczą konkretnego sektora lub branży, czyli są to dostawcy, pośrednicy i odbiorcy. Aby zapewnić sobie płynność finansową i uniknąć zagrożeń finansowych i zatorów płatniczych, związanych z niewypłacalnością należności, warto skorzystać z polisy TradeLiner, skierowanej do przedsiębiorców osiągających obroty powyżej 25 mln złotych. Polisa pozwala na doskonałą ochronę finansowej płynności, pozwala zarządzać kredytem kupieckim, jednocześnie zapewniają finansowa stabilność i spokój, podczas gdy Twoje przedsiębiorstwo będzie się rozwijać.
Po identyfikacji problematycznych zagadnień tworzymy rejestr – zapisujemy w nim wszystkie zagrożenia, jakie mogą się wiązać z danym projektem czy decyzją. Należy pamiętać, aby ten rejestr regularnie aktualizować. Opis powinien być szczegółowy i precyzyjny oraz przedstawiać przyczynę ryzyka – warto też od razu przedstawić jego ewentualne skutki. Podczas tworzenia rejestru dobrze też od razu ustalić priorytety poszczególnych zagrożeń.
Podczas identyfikacji ryzyka warto skorzystać z pomocy pracowników, którzy w anonimowej ankiecie szczerze wypowiedzą się o firmie i pracodawcy.
Analiza ryzyka
Ocena ryzyka pozwoli zrozumieć jego pochodzenie i zależności, które mogą je powodować. Przy analizie szacujemy możliwe konsekwencje pojawienia się zagrożenia. Ustalamy, jakie szkody może wywołać jego wystąpienie i co zrobić aby je zniwelować.
W rejestrze podczas analizy dodajemy prawdopodobieństwo wystąpienia danego ryzyka i jego konsekwencje. Jeden rodzaj ryzyka może mieć wpływ na kilka rodzajów celów, które firma zamierza osiągnąć. W analizie warto też wziąć pod uwagę czynności kontrolne i ich efekty, gdyż mogą one zniwelować błędy organizacyjne.
Zidentyfikowane i przeanalizowane zagrożenia powinny być uporządkowane i przedstawione wszystkim pracownikom w jednolity sposób.
Opracowanie schematu działania
Kolejnym krokiem będzie przygotowanie planu działania i sprawdzenie go w teście zamkniętym. Schemat zarządzania ryzykiem powinien zawierać sposoby reagowania i finanse przeznaczone na ograniczenie czynników ryzyka.
Wyróżniamy cztery strategie reagowania na ryzyko:
- Unikanie – strategia ta dotyczy modyfikacji planu projektu tak, aby wyeliminować ryzyko albo uchronić projekt przed jego skutkami. Przedsiębiorca poprzez wdrożenie takiego planu może przygotować się do uniknięcia płacenia kar np. za niedotrzymanie warunków kontraktu, zerwanej umowy czy pozwu od pracowników. Sposób ten wymaga, aby dokładnie zweryfikować rodzaj ryzyka, gdyż unikanie go nie zawsze jest możliwe.
- Przeniesienie – ten schemat nie eliminuje ryzyka, tylko przenosi odpowiedzialność za zagrożenie na inny podmiot. Sprawdza się to w przypadku ryzyka finansowego.
- Łagodzenie – opiera się na zmniejszeniu ryzyka do akceptowalnego poziomu wystąpienia i do zminimalizowania jego skutków. Jest to dobra strategia, jeżeli nie potrafimy sprecyzować ryzyka. Najważniejsze jednak jest to aby działać szybko – będzie to łatwiejsze niż naprawianie szkód.
- Akceptacja – jest rozwiązaniem w przypadku, gdy nie udało się znaleźć sposobu na wyeliminowanie lub zmniejszenie ryzyka. Strategia ta obejmuje stworzenie planu awaryjnego (np. poduszki finansowej lub zasobów materialnych), który zostanie wykorzystany w sytuacji kryzysowej.
Monitorowanie i kontrola ryzyka
Ostatni etap może być najtrudniejszy, gdyż polega na ciągłej obserwacji potencjalnego ryzyka i sprawdzaniu czy nie pojawiło się nowe zagrożenie. Dodatkowo, oceniamy też podjęte wcześniej kroki i sprawdzamy, czy przyniosły oczekiwane rezultaty. Jeżeli nie, należy się zastanowić czy nie przeoczyło się jakiegoś problemu. Dodatkowo, należy sporządzić przegląd, aby stwierdzić czy dane ryzyko się nie zmieniło. Należy zwrócić uwagę, że im wyższe ryzyko, tym częściej raporty powinny być sporządzane.
Kontrolowanie ryzyka powinno odbywać się regularnie – będziemy mieli pewność, że nic nie pominęliśmy podczas identyfikacji i analizy ryzyka. Podczas monitorowania ryzyka w firmie należy także sprawdzać zmieniające się czynniki rynkowe i polityczne, które mogą powodować, że grupy ryzyka mogą się zmieniać.
Podsumowanie
Proces zarządzania ryzykiem ma kluczowe znaczenie w biznesie i wpływa bezpośrednio na funkcjonowanie przedsiębiorstwa i płynność finansową. Praca nad ryzykiem w przedsiębiorstwie jest procesem ciągłym, który musi być prowadzony regularnie i rzetelnie. Nieodpowiednie przygotowanie firmy na ewentualne ryzyko jest błędem i może przynieść przykre konsekwencje.