Niezależnie od branży, w której działa przedsiębiorstwo istotną rolę odgrywają dokumenty związane z przedsiębiorstwem i pracownikami, które są niezbędne do funkcjonowania firmy. Istnieje kilka rodzajów dokumentów, które oprócz dokumentacji bieżącej są niezbędne do przechowywania przez określony czas po ich wystawieniu.
Do takich dokumentów należą min. Księga Przychodów i Rozchodów, faktury, dokumentacja związana z kosztami oraz potwierdzenia zapłaty, dokumentacja związana z kasą fiskalną lub zwolnieniem z jej użytkowania, a także dokumentacja związana z VAT, ewidencja środków trwałych oraz wszelka dokumentacja związana z pracownikami, w tym umowy o pracę. Nadrzędną zasadą związaną z przechowywaniem dokumentów jest odpowiedni podział dokumentów wedle kategorii, a każda kategoria powinna być ułożona chronologicznie, co ułatwi znalezienie odpowiedniego dokumentu w szybkim czasie.
Jak przechowywać dokumenty firmowe?
Istnieje kilka sposobów na właściwe przechowywanie firmowych dokumentów, które pozwala w przyszłości na sprawne znalezienie interesujących nas dokumentów. Zazwyczaj jest tak, że każdy dział lub stanowisko posiada osobny dział z dokumentacją. Najczęściej jest to wskazane biuro konkretnego działu. Mówiąc dokładniej o przechowywaniu dokumentów nie sposób nie wspomnieć o odpowiednich meblach stworzonych właśnie do tego celu.
Mówiąc o dokumentach firmowych najlepszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest skorzystanie z szafy RTV, umożliwiającej przechowywanie dokumentów firmy, w tym również materiałów szkoleniowych dla pracowników. Oferta takich mebli jest dostępna w większych sklepach meblowych, dzięki czemu z łatwością można wybrać model najlepiej pasujący do przedsiębiorstwa, dzięki czemu wszystkie dokumenty znajdą swoje miejsce (tego typu szafki możesz nabyć również na stronie producenta http://aflamo.pl/szafki-rtv). Z mebli przedsiębiorcy mają również do wyboru specjalnie zaprojektowane komody, które wyposażone są w przegródki, szuflady i półki specjalnie z myślą o dokumentach właśnie. Duże przedsiębiorstwa mają często jedno osobne pomieszczenie, wydzielone właśnie na firmowe archiwum. Taka sytuacja ma miejsce w dużych przedsiębiorstwach, które posiadają dużą ilość dokumentów w wersji papierowej.
e-dokumenty
Wraz z cyfryzacją i wykonywaniem dużej ilości zawodowych obowiązków na firmowych komputerach, spora część firmowej dokumentacji znajduje się właśnie na dysku. Jest to o tyle łatwe rozwiązanie, że umożliwia podręczne przechowywanie dokumentów, które są często potrzebne czy wykorzystywane. Mówiąc jednak o dokumentach zapisanych na firmowych komputerach należy pamiętać, aby również one były odpowiednio uporządkowane, co ułatwi ich sprawniejsze wyszukanie i korzystanie z nich na co dzień.
Dokumenty, a kontrole
Dokumentacja firmowa jest jedną z najczęściej kontrolowanych aspektów każdego przedsiębiorstwa. Wszelkie urzędy, począwszy od Skarbowego, poprzez Inspekcję Pracy sprawdzają dokładnie firmową dokumentację. Właśnie dlatego warto jest postawić na usystematyzowanie biurowych dokumentów i wykorzystać nasze sposoby na ich przechowywanie.