Od niedawna funkcjonuje RODO, które tak naprawdę jest tylko kontynuacją krajowego GIODO. Choć od zawsze był obowiązek ochrony danych osobowych i informowania swoich klientów czy osób zapisanych do newsletterów i innych tego typu rozwiązań, to dopiero kary finansowe, które nakłada Unia Europejska, sprawiły, że już nie tylko wybrani, ale przeważająca część firm wzięła sobie to do serca i chroni powierzone przez klientów informacje.
Zacznij od higieny danych
Od czego rozpocząć zabezpieczanie informacje, w których mogą znajdować się dane naszych klientów? Wystarczy, że jest podane imię i nazwisko, bądź historia zamówień i już stoi nad nami widmo ochrony tychże właśnie danych. Zacznijmy może od czyszczenia listy ze starych, nieużywanych już informacji. Często do newslettera zapisują się maile, warto je odświeżyć, wysłać informacyjną wiadomość z potwierdzeniem chęci kontynuowania przynależności do naszej bazy. Naturalnie, może to się wiązać ze skurczeniem listy, ale trzeba spojrzeć na to z innej strony. Przede wszystkim, taką wiadomość możemy wysłać kilkakrotnie, na wypadek, gdyby ktoś ją wcześniej pominął. Po drugie, jeżeli nie chce być w naszej bazie, to znaczy, że nie jest też zainteresowany naszymi produktami, bądź usługami – dlaczego więc warto wydawać na niego pieniądze, gdy ślemy kilkutysięczną listę mailingową w newsletterze?
Higiena danych to coś więcej, o czym informuje sam schober.pl. Jest to przede wszystkim ujednolicenie, segregacja, wzbogacanie ich o nowe, istotne elementy, które kiedyś zapewne się przydadzą.
Jak chcesz przechowywać dane?
Skoro mamy już przesortowaną bazę, listę mailingową, bądź inny plik z wrażliwymi danymi, czas na zabezpieczenie. W jaki sposób? Wiele firm oferuje odgórną ochronę, jednak czy rzeczywiście trzeba wydawać dużo pieniędzy, czy może lepiej zrobić to samodzielnie? Naturalnie skłaniamy się ku rozwiązaniu numer dwa. Dlaczego? Bo oszczędność jest kluczem, a wszelkie bazy muszą być pod kontrolą i tak, nieważne czy korzysta się z pomocy zewnętrznej firmy. Należy wyznaczyć jakąś odpowiedzialną osobę za jej przechowywanie i zarządzanie, zabezpieczyć komputery bądź inne nośniki danych, zamykać szafki i w zasadzie tyle. Zrobić wszystko, aby nawet jedno nazwisko nie wyszło poza mury firmy, jeżeli nie jest to przez nikogo wymagane.