Zapłata w formie zaliczki jest wciąż bardzo popularną praktyką rozliczania rachunków. Metoda ta polega na dokonaniu z góry częściowej zapłaty za złożone zamówienie przyszłych dostaw czy usług. Wpłata zaliczki, o ile dojdzie do realizacji umowy, wliczana jest w kwotę zobowiązania. Tym samym końcowa wartość zamówienia do zapłaty jest mniejsza o wpłaconą właśnie zaliczkę. Jak prawidłowo księguję się fakturę zaliczkową.
Czym jest faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa bądź końcowa musi zawierać numery faktur wystawionych przed wykonaniem usługi czy wydaniem towaru. Tak mówi artykuł 106f ust. 3 Ustawy o VAT. Tym samym kolejna faktura zaliczkowa musi zawierać numery faktur zaliczkowych zapłaconych poprzednio, dotyczących tego samego zobowiązania. Gdy sprzedawca wystawia więc kolejną bądź ostatnią fakturę zaliczkową czy końcową, na wydruku tej faktury znaleźć się muszą informacje o kwocie oraz numerze wcześniejszych faktur zaliczkowych, o ile były one wystawione w danej transakcji.
Czym jest faktura końcowa?
Fakturę końcową ręcznie lub poprzez program do faktur wystawia się wówczas, gdy kontrahent zapłacić za zamówienie w postaci zaliczek i wystawione były dla niego z tego tytułu stosowne faktury zaliczkowe. Sprzedawca po opłaceniu ostatniej zaliczki przez swojego klienta może wystawić fakturę zaliczkową lub fakturę końcową. Faktura końcowa również powinna zawierać numery faktur wystawionych przed wykonaniem usługi czy wydaniem towaru.
W sytuacji, gdy faktura zaliczkowa wystawiona była na pełną wartość należnej kwoty za daną usługę czy towar, sprzedawca nie powinien wystawiać już faktury końcowej. Ta wystawiana jest wówczas, gdy faktury zaliczkowe nie obejmują całej kwoty do zapłaty.
Księgowanie faktur zaliczkowych
Tak naprawdę rozliczanie zaliczek różni się w zależności od wielkości przedsiębiorstwa. Najczęściej małe i średnie firmy księgują je na kontach 200-Rozrachunki z odbiorcami oraz 201-Rozrachunki z dostawcami. Firmy większe, z uwagi na dużą ilość zaliczek różnego rodzaju, posiadają często specjalne konto do ich księgowania – Rozrachunki z tytułu zaliczek z odbiorcami i dostawcami. Oczywiście obie formy księgowania są poprawne. W zasadzie również i duże firmy mogą zaliczki księgować na koncie Rozrachunki z dostawcami.
Wystawienie faktury zaliczkowej nie stanowi przychodu, który podlegałby opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Dlatego zaliczek tych nie ujmuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Obowiązek podatkowy powstaje w tym przypadku w momencie wydania towaru bądź wykonania usługi, ale nie później niż w dniu wystawienia faktury – końcowej bądź ostatniej faktury zaliczkowej. Tak naprawdę sprzedawca fakturę zaliczkową ujmuje tylko w rejestrze sprzedaży VAT. Dopiero faktura końcowa trafia do KPiR. Z faktury końcowej rozlicza się tylko tę część VAT, która nie została wcześniej ujęta w fakturze zaliczkowej.
Zwrot zaliczki
Jeśli finalnie do sprzedaży nie doszło, bo nabywca po wpłacie zaliczki z zakupu towaru lub z realizacji usługi zrezygnował, trzeba oczywiście wystawić fakturę korygującą. Fakt przyjęcia zaliczki jest bowiem odnotowany w ewidencji VAT. Tym samym wycofanie zaliczki trzeba także ująć w ewidencji VAT. Tak następuje niejako wycofanie z rejestru VAT wprowadzonej tam wcześniej zaliczki.
Faktur zaliczkowych nie ujmuje się w KPiR w chwili przyjęcia zapłaty zaliczki jako koszt czy przychód. Księgowanie ma miejsce dopiero po sfinalizowaniu danej umowy, a więc wydaniu towaru bądź wykonaniu usług na podstawie wszystkich faktur zaliczkowych lub faktury końcowej.