Podróże służbowe są zazwyczaj koniecznością dla firm każdej wielkości. Tutaj, wskażemy na kilka sposobów na obniżenie kosztów podróży służbowych dla osób działających w mniejszych przedsięwzięciach. Nie ma ucieczki przed faktem, że budżet podróży jest często największym wydatkiem na liście miesięcznych kosztów firmy.
Istnieją jednak sposoby na znaczne obniżenie kosztów podróży służbowych dla małej firmy, a wszystko, czego wymagają to:
-
planowanie,
-
badania,
-
zaradność.
Częścią problemu dla biznesu jest to, że wielu pracowników nie czuje się zmuszonych do szukania obniżonych kosztów podróży służbowych, zwłaszcza, że nie są to ich własne pieniądze, które wydają.
Wolą podróżować wygodnie, niż oszczędzać na pieniądze, o których wiedzą, że w końcu zostaną zwrócone. Firmy takie jak Google opracowały innowacyjne programy podróży służbowych, w których pracownicy są zachęcani do oszczędzania pieniędzy. Niektóre firmy nawet pozwalają pracownikom na zachowanie połowy z pozostałych niewykorzystanych wydatków, co jest pewnym sposobem na zwiększenie oszczędności.
Wyjdź poza centrum
Większość osób podróżujących służbowo stacjonuje w stolicy lub w innych dużych miastach, w których koszty podróży służbowych są zwykle znacznie droższe niż gdziekolwiek indziej w kraju.
Choć prawdą jest, że organizowanie wycieczek do głównych punktów jest dość proste, zawsze warto sprawdzić, czy można znaleźć np. loty na mniejsze lub średniej wielkości lotniska na obrzeżach miasta, ponieważ są one często tańsze. Organizacja zakwaterowania w mniejszym pobliskim mieście również pomoże znacznie obniżyć koszty podróży służbowych. Na przykład, jeśli podróżujesz do Warszawy, możesz znaleźć nocleg tutaj.
Decydując się na pobyt w alternatywnym miejscu, możesz zaoszczędzić nawet do 47 procent na kosztach podróży.
Jeśli podróże służbowe są częstym zjawiskiem w Twojej firmie, możesz być pewien, że skorzystasz z programów lojalnościowych, które istnieją w wielu sieciach hotelowych i liniach lotniczych.
Doskonałym sposobem na ograniczenie wydatków hotelowych jest negocjowanie umów korporacyjnych z preferowanymi hotelami i informowanie kierownictwa, że Twoi pracownicy będą używać ich opcji podczas swoich podróży.
Wiele linii lotniczych oferuje również oferty korporacyjne i rabaty, gdy regularnie lecisz z nimi, zwłaszcza jeśli masz wielu podróżnych. Linie lotnicze udzielają również kredytów lojalnym klientom, które można następnie wymienić na bezpłatne loty i aktualizacje miejsc.
Dostosuj odpowiednio koszty podróży
W zależności od tego, dokąd udają się Twoi pracownicy, będziesz musiał dostosować dzienne diety podróży zgodnie z lokalizacją. Koszty transportu, wyżywienia, napiwków i zakwaterowania będą się różnić w zależności od miasta, dlatego ważne jest, aby dzienne limity wydatków odzwierciedlały te różnice. Z powodu rozbieżności stawek lokalnych, pracownicy wysłani do Katowic otrzymają na ogół około jednej trzeciej stawek, które zostaną przyznane na przykład w podróży do Warszawy. Sprawdzenie lokalnych stawek każdego miasta określi, jakie powinny być dzienne diety za podróż oraz pomoże to wyważyć koszty podróży służbowych.