Właściciele firm stosują różne modele płacenia wynagrodzeń. Często stosowane są wypłaty realizowane w ostatnich dniach danego miesiąca, czy to w formie przelewu czy gotówki. W takim przypadku kwestia księgowania jest bardzo prosta, bowiem listy płacowe ujmuje się w miesiącu, w którym pracownicy otrzymali pieniądze.
Nieco inaczej to wygląda, gdy pensje są wypłacane później, wtedy o dacie księgowania listy płacowej decyduje to, czy miało to miejsce przed czy po 10 dniu miesiąca. Dodatkowo należy rozważyć sytuację, gdy pracownik odbiera pieniądze w gotówce, ale z jakiś powodów się po nie zgłosi.
Listy płacowe
Dokumentem, który z jednej strony potwierdza wypłatę wypłat dla pracowników, a z drugiej używa się go do księgowania, jest lista płacowa. Wprawdzie przepisy nie nakazują wprost tworzenia takich list, jednak z różnych powodów warto to robić. Przede wszystkim ułatwiają one prowadzenie ewidencji związanej wypłacanymi wynagrodzeniami oraz zobowiązaniami do ZUS i urzędu skarbowego, są wręcz niezbędne do tego, żeby dobrze wypełnić deklaracje.
Prawidłowo sporządzona lista powinna zawierać wykaz wszystkich osób, którym należy wypłacić wynagrodzenie, jej ostateczny kształt może mieć różną formę, ale kilka elementów powinno się na niej znajdować. Są to między innymi nazwa pracodawcy, data sporządzenia, okres rozliczeniowy oraz podpis osoby sporządzającej dokument. Dla każdego z pracowników na liście powinno się znaleźć wynagrodzenie brutto, wraz ze wszystkimi jego składnikami (składki na ZUS, podatek dochodowy, potrącenia). Jeżeli pensja jest odbierana w formie gotówki, to dodatkowo należy uwzględnić miejsce na datę i podpis pracownika.
Zasady księgowania wynagrodzeń
Wypłata wynagrodzenia w następnym miesiącu wymaga ustalenia daty księgowania listy płacowej. W tej kwestii przepisy precyzyjnie określają zasady, których powinni się trzymać przedsiębiorcy. Przy wypłacie wynagrodzenia pomiędzy 1 a 10 dniem następnego miesiąca można je ująć w koszty za miesiąc, którego ono dotyczy. Jeśli jednak wypłata będzie miała miejsce po 10, to zgodnie z przedstawioną powyżej zasadą prawo do jej zaksięgowania będzie wyłącznie w okresie rozliczeniowym, w którym została wykonana.
W księdze przychodów i rozchodów wypłacane pracownikom pensje ujmuje się w kolumnie 12, przeznaczonej do podawania wynagrodzeń. Należy tam podać kwotę brutto, wraz z zaliczkami na podatek oraz składkami na ZUS, które finansują pracownicy. Jej wyznaczenie najłatwiej jest zrobić na podstawie listy płacowej, ale można do tego celu wykorzystać inne dokumenty potwierdzające należne z tytułu wykonywanej pracy kwoty.
Jak interpretować datę wypłaty?
O ile przepisy dokładnie określają 10 dzień miesiąca jako graniczny przy określaniu kosztów, to należy jeszcze doprecyzować kwestie przelewów oraz nieodebrania przez pracownika wypłaty w formie gotówkowej. Jak wiadomo, przelewy bankowe mogą docierać do odbiorcy nawet przez kilka dni, i w związku z tym pojawiają się wątpliwości, czy za datę wypłaty należy uznać datę wykonania, czy otrzymania go przez pracownika.
Najczęściej w przypadku wątpliwości związanych z terminową realizacją wypłat bierze się pod uwagę termin wykonania przelewu przez pracodawcę. Przy takich interpretacjach pojawia się zwrot “pozostawienie do dyspozycji pracownika”, i za taki moment uznaje się właśnie datę złożenia dyspozycji w banku. Pojęcie “pozostawiania do dyspozycji pracownika” ma także zastosowanie przy wypłatach gotówkowych. Jeśli pracownik z jakiś powodów nie pojawił się w wyznaczonym dniu i nie odebrał pensji, to i tak pracodawca może ją ująć w kosztach, jakby została wypłacona.