Firmy mają w obowiązku przechowywać dokumenty odnoszące się do działalności przez określony w ustawie czas. Może to trwać od 5 do 50 lat, w zależności od rodzaju dokumentu. Dokumentację firmową można podzielić na 3 grupy, do których zalicza się: dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS oraz dokumenty pracownicze. Ważnym faktem jest, że okres archiwizacji papierów liczony jest z ostatnim dniem roku, w którym kończy się termin płatności podatku. Jednak z prawidłowym archiwizowaniem dokumentów wciąż ma problem spora część firm.
Kto powinien zajmować się archiwizacją dokumentów w firmie?
Ciągle stosunkowo mało firm zatrudnia wykwalifikowanych w tym zakresie pracowników, do których obowiązków należałoby dbanie o kompletowanie i przechowywanie dokumentów. Zadanie zlecane jest osobom, które nie do końca wykonują proces archiwizacji we właściwy sposób. A trzeba mieć na uwadze, że za wszelkie błędy konsekwencje finansowe poniesie firma. Pozwól, by Twoi pracownicy mogli zająć się tym, co robią najlepiej bez obawy o zniszczenie dokumentów czy wyciek poufnych informacji. Z potrzebną pomocą przychodzą firmy świadczące kompleksowe usługi związane z przechowywaniem danych. Do zakresu ich obowiązków należy dostarczenie pudeł archiwizacyjnych, pakowanie i transport dokumentów, sporządzenie spisu przechowywanych akt oraz ich bezpiecznie zniszczenie na życzenie klienta lub po upływie określonego czasu. Bardzo często oferują również dostęp do dokumentów w ich miejscu przechowywania, przesłanie kopii faksem lub drogą elektroniczną. Niekiedy w zakres oferowanych usług wchodzi również niszczenie dysków twardych. Bezpieczeństwo firmowych danych to bardzo ważna sprawa. W celu ochrony poufnej dokumentacji warto zaufać profesjonalistom, którzy wiedzą na czym polega fachowa archiwizacja danych.
Rozwiązanie pozwalające usprawnić zarządzanie
Prowadząc działalność gospodarczą trzeba pamiętać o obowiązku odpowiedniego przechowywania dokumentacji. W sytuacji, gdy nie robi się tego we właściwy sposób trzeba liczyć się z obciążeniami finansowymi nałożonymi przez wyższe instytucje. Program zajmujący się obsługą kancelaryjną jest rozwiązaniem godnym zainteresowania każdej, nawet najmniejszej firmy. Do jego głównych zadań należy poprawa organizacji obiegu dokumentów, która wpływa na efektywniejszą pracę sekretarki, asystentki i nawet managera. Innym sposobem jest skorzystanie z usług firmy, która świadczy usługi rachunkowe. To alternatywne rozwiązanie dla tych wszystkich działalności, którym zależy na optymalizacji procesu zarządzania.
Zadbaj o porządek w dokumentacji firmowej
Czas najwyższy zająć się porządkami w firmowym archiwum. Mnóstwo osób głowi się nad tym, co można by zrobić z pęczniejącymi w tempie błyskawicznym stosami faktur i innych dokumentów, które skutecznie zapełniają archiwalne półki. Z racji faktu, że prawo jasno mówi o konieczności ich przechowywania trzeba zadbać o ich odpowiednie zarchiwizowanie. Z pomocą przychodzą firmy, które tematem zajmują się na co dzień.
Źródło: HRL.pl – specjalista od archiwizacji dokumentów pracowniczych.
Nasza firma zajmuje się zbieraniem danych technicznych urządzeń przemysłowych oraz ich katalogowaniem. Muszę przyznać, że bez pomocy firmy zewnętrznej, w które odbywa się nasza archiwizacja dokumentów byłoby bardzo trudno wszystko ogarnąć. Praca niby biurowa a jednak ciężka :/