Z faktur elektronicznych korzysta obecnie coraz więcej firm w Polsce. Teraz można robić to również całkowicie on-line.
E-faktury niosą ze sobą wiele zalet – dzięki nim można jeszcze łatwiej prowadzić swoją działalność gospodarczą. Dokumentów elektronicznych tego rodzaju można używać także przez internet. Czym dokładnie są faktury on-line? Jak można je przygotowywać? Jak je przechowywać? Co lepsze dla firmy faktura czy rachunek?
Czym jest faktura on-line?
Faktury elektroniczne to dokumenty elektroniczne, które posiadają cechy faktury. Mogą być zatem stosowane jako alternatywa dla faktur papierowych, pozwalając firmom na znaczą oszczędność czasu i pieniędzy.
Elektroniczne faktury VAT, ich duplikaty oraz faktury korygujące to sprawdzony wybór zarówno przy rozliczaniu się z kontrahentami, jak również z klientami.
Zalety faktur elektronicznych:
- mniejsze koszty związane z fakturowaniem,
- większa oszczędność czasu,
- terminowa dostawa dokumentów do odbiorców,
- większe bezpieczeństwo dokumentów elektronicznych,
- mniejsze obciążenie dla środowiska naturalnego.
Z kolei pod pojęciem faktury on-line znajduje się faktura elektroniczna, która jest tworzona i przechowywana w internecie, bez potrzeby używania oprogramowania instalowanego na dysku komputera.
Jakie warunki musi spełniać faktura elektroniczna?
Faktury elektroniczne, w tym także faktury on-line muszą spełnić określone wymagania, aby stać się podstawą do rozliczenia podatku VAT.
Faktura elektroniczna musi spełnić wymagania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności. Musi również zawierać takie same elementy jak faktura papierowa, chociaż nie trzeba opatrywać jej podpisem elektronicznym.
W przepisach nie zawarto także informacji o formacie e-faktury czy faktury on-line. Najwięcej korzyści można uzyskać dzięki zastosowaniu formatu XML.
W jaki sposób można wystawić fakturę on-line?
Przygotowanie faktury elektronicznej jest bardzo łatwe. W tym celu najlepiej wykorzystać odpowiednie oprogramowanie.
Faktury on-line tworzy się z użyciem programów dostępnych w „chmurze”, czyli na zewnętrznych serwerach. Nie wymagają one zatem instalacji na dysku komputera. Użytkownik może otrzymać do nich dostęp z dowolnego komputera – nie tylko tego firmowego.
Przygotowanie faktury elektronicznej on-line jest szybkie i wygodne. W programach można zapisać dane odbiorców i inne informacje, aby generować dokumenty jeszcze prościej.
Dokument nie musi być sygnowany podpisem elektronicznym. Można jednak zwiększyć jego wiarygodność przez zastosowanie walidacji przez EDI (ang. Electronic Data Interchange) – elektroniczną wymianę danych, na przykład z wykorzystaniem systemu EDI firmy Edison.
Jak przechowuje się faktury on-line?
Faktury elektroniczne powinny być przechowywane w odpowiednio oznaczonych archiwach pozwalających na ich szybkie wyszukanie, a także powinny być bezzwłocznie dostępne dla organów podatkowych i kontroli skarbowej.
Faktury on-line przechowywane w „chmurze”, czyli na dyskach zewnętrznych są lepiej chronione przed utratą niż dokumenty na dyskach komputerów firmowych i pamięciach przenośnych, a także można uzyskać do nich dostęp z dowolnego komputera.