Szukasz sposobu na ograniczenie zużycia papieru w firmie, a może chcesz usprawnić wymianę dokumentacji w swoim przedsiębiorstwie? Podpis elektroniczny pozwoli zredukować liczbę drukowanych dokumentów, ale też przyspieszy procesy biznesowe. Poznaj sposób działania i wszystkie zalety takiego rozwiązania.
Podpis elektroniczny – jak działa?
Elektroniczny podpis daje możliwość podpisywania dokumentów online, z dowolnego miejsca. Składamy go za pośrednictwem dedykowanej do tego platformy lub też na tablecie z warstwą biometryczną. Podpis na tablecie w pełni zastępuje podpis odręczny i jest wyjątkowo intuicyjnym rozwiązaniem. Tak podpisane dokumenty w świetle polskiego prawa mają identyczną wartość, co te wydrukowane i opatrzone tradycyjnym podpisem. Nie da się jednak ukryć, że stosowanie e-podpisu jest rozwiązaniem, które jest szybsze i zapewnia nam elastyczność w kontaktach biznesowych. Ale plusów ma znacznie więcej.
Zalety e-podpisu – maksymalna oszczędność czasu
Możliwość natychmiastowego podpisania umowy w dowolnym miejscu i czasie, niesamowicie usprawnia wymianę dokumentów. Nie ma bowiem potrzeby przesyłania ich pocztą i długiego oczekiwania na przesyłkę zwrotną. Całą procedurę można załatwić w dosłownie kilka minut i to bez osób pośredniczących, oszczędzając w ten sposób czas pracowników i swój. Podpisana umowa trafia na skrzynkę pocztową klienta czy partnera, który również może złożyć podpis bez konieczności jej drukowania. A, co najlepsze, wykorzystując elektroniczny podpis, możemy łatwo sfinalizować umowę, która wymaga złożenia więcej niż dwóch podpisów – liczba sygnatariuszy jest bowiem nieograniczona.
Cała dokumentacja w jednym miejscu
System podpisu elektronicznego eSign Lite pozwala gromadzić całą niezbędną dokumentację biznesową, w tym umowy sprzedażowe, zakupowe, NDA czy zlecenia, w jednym miejscu. To jednak nie wszystko, bo na platformie można przechowywać także dokumenty HR, takie jak umowy o pracę, wnioski urlopowe, delegacje, raporty, zestawienia czy rachunki zysków i strat. To rozwiązanie, które sprawdzi się zarówno w dużych korporacjach, jak i w małych i średnich przedsiębiorstwach, wszędzie ułatwiając nie tylko wymianę, lecz także dostęp do dokumentacji firmowej. Możesz więc pożegnać się z półkami zastawionymi segregatorami, stosami papieru i drukowaniem niezliczonej ilości dokumentów, które gubią się wtedy, kiedy są najbardziej potrzebne.
Bezpieczeństwo podpisu elektronicznego
Podpis cyfrowy spełnia wszystkie standardy bezpieczeństwa, a nawet przynosi możliwość zastosowania znacznie większej liczby zabezpieczeń, niż ma to miejsce w przypadku podpisu tradycyjnego. Podpis biometryczny, jak i cały dokument zabezpieczane są certyfikatem cyfrowym. Dane w dokumencie przechowywane są w postaci zaszyfrowanej, a w przypadku potrzeby zweryfikowania autentyczności złożonego podpisu, istnieje opcja ich odczytania. W porównaniu z podpisem składanym na dokumentach drukowanych, stosowane w przypadku e-podpisu oprogramowanie, kilkukrotnie zwiększają poziom bezpieczeństwa.