Faktury stanowią jeden z najważniejszych oraz najliczniejszych dokumentów obecnych w firmie. Sprawne zarządzanie ich obiegiem pozytywnie wpływa na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa, pozwala na bieżąco kontrolować wpływy i wydatki oraz mieć wgląd w sytuację finansową firmy. Przedsiębiorstwa, które do tej pory korzystały z tradycyjnego obiegu dokumentów, coraz częściej decydują się na wdrożenie elektronicznych systemów, które świetnie sprawdzają się do zarządzania zarówno fakturami, jak i innymi firmowymi dokumentami.
Rola sprawnego obiegu faktur i dokumentów w funkcjonowaniu przedsiębiorstw
Każda firma w swojej codziennej działalności realizuje szereg procesów. Ich efektywność jest decydująca dla jakości współpracy z klientami, partnerami biznesowymi oraz innymi podmiotami, które aktywnie uczestniczą w funkcjonowaniu firmy. Bardzo ważną rolę we wszystkich procesach realizowanych przez każdą firmę pełni obieg faktur i dokumentów. Jego odpowiednia organizacja oraz prawidłowe zarządzanie pozwalają ograniczyć wydatki, lepiej kontrolować firmowy budżet, podnieść poziom dekretacji oraz uniknąć zbędnych kosztów związanych z niedotrzymaniem terminów płatności.
Na zarządzanie obiegiem dokumentów firmowych składają się takie podstawowe procesy, jak rejestracja przychodzącego dokumentu faktury kosztowej, wybór odbiorcy dokumentu wewnątrz firmy, weryfikacja faktury kosztowej pod kątem zasadności jej wystawienia i jej powiązanie z dokumentem zapotrzebowania/zamówienia lub umową, akceptacja faktury, dekretacja oraz kontrola rachunkowa i wprowadzenie dokumentu do systemu finansowo-księgowego. Procesy te dotyczą zarówno dokumentów wewnętrznych, jak i zewnętrznych, napływających do firmy od współpracujących z nią podmiotów. Doskonale widać to na przykładzie faktur, które są generowane przez samą firmę oraz dostarczane jej przez zewnętrzne podmioty.
Obieg faktur w tradycyjnej formie niepotrzebnie angażuje jednak czas i zasoby wielu pracowników. Każdy dokument musi bowiem zostać przyjęty, zarejestrowany oraz przekazany do zatwierdzenia do odpowiedniej osoby, nie mówiąc już o dopilnowaniu terminu jego płatności (jeśli to faktura z zewnątrz) lub zarejestrowaniu wpływu pieniędzy (faktura wygenerowana przez firmę). Wymaga to poświęcenia czasu, energii oraz zasobów pracowników, które mogłyby zostać wykorzystane w bardziej dla firmy opłacalny sposób niż zarządzanie dokumentacją, które obecnie może zostać w dużej mierze zautomatyzowane.
Jak w prosty sposób poprawić obieg faktur i dokumentów firmowych?
Zdecydowana większość firm działających na rynku boryka się z problemem nadmiaru dokumentacji papierowej. Najliczniejszą grupę gromadzonych przez firmę dokumentów stanowią faktury, które są podstawowym elementem ich działalności. Chaotyczne zarządzanie dokumentacją firmową negatywnie wpływa jednak na praktycznie wszystkie procesy zachodzące w firmie. Ogromne ilości papierowych dokumentów, które codziennie krążą między pracownikami obniżają efektywność ich pracy nie pozwalając im skupić się na tym, co najważniejsze, czyli wykonywania tych zadań, które bezpośrednio przyczyniają się do realizacji strategii firmy, wnoszą wartość dodaną czy pomagają osiągnąć przewagę konkurencyjną.
Rozwiązaniem większości problemów związanych z tradycyjnym obiegiem faktur i innych dokumentów firmowych jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentacji. Swoje działanie opiera on na systemie informatycznym, zazwyczaj dostosowanym do indywidualnych potrzeb firmy oraz zachodzących w niej procesów. Elektroniczny system obiegu dokumentów pozwala na usprawnienie i podniesienie jakości funkcjonowania procesów związanych z fakturami w firmie, wyeliminowanie wielu zbędnych procedur, które zupełnie niepotrzebnie generują chaos oraz wymagają poświęcenia czasu i energii pracowników.
Z drugiej strony, wysokiej klasy system do elektronicznego obiegu dokumentów wyegzekwuje to, że przestrzegane są procedury i polityki ważne i aktualnie obowiązujące. Jego wdrożenie pozwala poprawić obieg faktur, zminimalizować ryzyko niedotrzymania terminów ich płatności oraz zyskać pewność, że wszystkie dokumenty firmowe będą w zasięgu ręki, kiedy tylko zajdzie potrzeba ich wykorzystania.
Jakie korzyści daje każdej firmie elektroniczny obieg faktur i dokumentów?
Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur i dokumentacji firmowej jest doskonałym rozwiązaniem dla każdej firmy, która pragnie podnieść efektywność oraz wygodę zarządzania posiadaną przez siebie dokumentacją. Wdrożenie w tym celu specjalnego, z jednej strony ustandaryzowanego, a z drugiej dostosowanego do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa, systemu pozwala zmniejszyć koszt utrzymania biurokracji firmowej, zredukować ilość czasu poświęcanego na obsługę faktur, usprawnić rejestrację dokumentów i ich logistykę wewnątrz firmy oraz stale monitorować terminowość poszczególnych kroków obiegu dokumentów dzięki funkcji automatycznych przypomnień i eskalacji w sytuacji przekroczenia terminów.
Elektroniczny obieg dokumentów daje także możliwość egzekwowania przez system procedur akceptacji kosztów oraz procedur dekretacji dokumentów oraz pozwala na uzyskanie pełnej transparentności procesu akceptacji dekretacji dokumentów. Ponadto, daje możliwość analizowania wydajności procesu, poszczególnych kroków wchodzących w jego skład oraz działań osób uczestniczących w jego realizacji. Pozwala to na wyeliminowanie wąskich gardeł oraz usprawnienie efektywności funkcjonowania procesu. Elektroniczny obieg faktur może zostać zintegrowany z systemami transakcyjnymi firmy, co pozwala na powiązanie procesów rejestracji i dekretacji faktur ze słownikami wykorzystywanymi w tych systemach, co optymalizuje proces obsługi faktury kosztowej.
Obecne możliwości technologiczne, w tym nowoczesne platformy low-code umożliwiają ponadto dostarczanie elektronicznego obiegu faktur, który będzie zarówno dostosowany do indywidualnych potrzeb i scenariuszy, szybko i bez kodowania, jak i również bieżąco dostosowywany do dynamicznie zmieniających się wymagań, co pozwala na elastyczne i sprawne zarządzanie zmianą. System do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów pozwala także lepiej chronić poufne dane przechowywane w firmie. Dzięki możliwości odgórnego nadania poszczególnym pracownikom odpowiednich uprawnień uzyskują oni bowiem wgląd tylko do tych dokumentów, które mogą być im bezpiecznie udostępnione.
System dodatkowo rejestruje poszczególne wejścia użytkowników, modyfikacje dokonywane przez nich w obrębie dokumentacji, co pozwala firmie mieć pełny wgląd w obieg dokumentów firmowych oraz postępowanie z nimi poszczególnych pracowników. Ponadto, wszystkie faktury i dokumenty są lepiej chronione przed utratą, gdyż ich wersje elektroniczne są odpowiednio zabezpieczone przez przypadkowym wykasowaniem, a automatycznie wykonywane backupy zabezpieczają firmę przed utratą jej zasobów na wypadek awarii sprzętu.