Do wystawiania faktur teoretycznie wystarczy długopis i specjalny druk. Można też to robić w szablonie dokumentu elektronicznego. Natomiast postęp w każdej dziedzinie sprawia, że bez problemu można sobie ułatwić życie i prowadzenie działalności. Tym samym wystawianie faktur z wykorzystaniem specjalnie przystosowanego do tego celu programu staje się wyborem wielu przedsiębiorców. Przede wszystkim w ten sposób można korzystać z automatycznych ułatwień, przygotowywać dokumenty szybciej i efektywniej, a także zminimalizować ryzyko błędów.
Przydatne narzędzie do wystawiania faktur
Każdy podmiot gospodarczy ma obowiązek dokumentowania sprzedaży. Najczęściej w tym aspekcie jest to faktura VAT. I choć wśród rozmaitych dokumentów kosztowych wydaje się być ona dość prosta, to poprawne wypełnienie może sprawić kłopoty szczególnie początkującym przedsiębiorcom. Poza tym program do faktur sprawdza się również wówczas, gdy do przygotowania jest bardzo dużo dokumentów księgowych. I choć samo narzędzie nie jest obowiązkowe, to znacznie usprawnia pracę. Warto oczywiście wybierać takie rozwiązanie, które będzie intuicyjne, da dostęp do aktualizacji, a także umożliwi wysyłanie faktur do klientów i urzędów. Samo oprogramowanie z zasady pozwala na daleko idącą automatyzację. Generuje się faktury VAT na podstawie wprowadzonych przez użytkownika danych i stale buduje się bazę kontrahentów i klientów.
Jak ułatwić sobie wystawianie faktur?
Wybierając prosty program do faktur, należy oczywiście zwrócić uwagę na szereg aspektów. Na rynku znaleźć można zarówno darmowe, jak i płatne propozycje. Niektóre wymagają zainstalowania na komputerze, a inne działają online, więc można na nich pracować w każdym miejscu. Oczywiście wersje demo czy też darmowe programy do faktur VAT bardzo często mają ograniczony zasób funkcji. Tym samym można nie mieć możliwości wystawiania faktur eksportowych, korygujących czy też pojawi się limit dokumentów. I dlatego warto porównać różne opcje i przede wszystkim odpowiedzieć sobie, jakich narzędzi się faktycznie potrzebuje. Nowoczesne oprogramowanie może na przykład automatycznie pobierać dane kontrahentów z bazy GUS i ich weryfikować. Poza tym ma system wsparcia w obsłudze oraz dostęp do aktualnej bazy wiedzy czy też oczywiście zmieniających się przepisów.
Wiele firm bazuje na wystawianiu paragonów fiskalnych, ale nawet one korzystają z narzędzi do ewidencji przychodów, generowania faktur końcowych czy zaliczkowy. Poza tym prosty w obsłudze program pozwala również kontrolować stan magazynowy oraz ma szereg innych funkcji, które można dopasować do specyfiki prowadzonej działalności. W wielu małych firmach w zupełności wystarczająca będzie wersja podstawowa. Większe chętnie korzystają z rozbudowanych opcji i to dla nich przygotowywany jest specjalny pakiet przedsiębiorcy. W każdej wersji program jest doskonałym wsparciem dla prowadzenia ewidencji przychodów i pomaga kontrolować wydatki, a także ułatwia zadania księgowości.
Kiedy sprawdza się wysyłanie faktur online?
Niemalże szyty na miarę pakiet przedsiębiorcy to zdecydowanie lepsza opcja do tradycyjnych druków czy też systemów online. Specjalistyczne narzędzie jest na bieżąco aktualizowane, a roczna opłata jest bardzo konkurencyjna. Poza tym oczywiście różnego rodzaju funkcje pozwalają dostosować oprogramowanie do swoich potrzeb. Program do wystawiania faktur VAT oraz bez VAT, gdy korzystać się ze zwolnień podmiotowych lub przedmiotowych, jest dostępny w trzech wersjach (Start, Standard, Pro). Poza tym, że szybko można przygotować dokument księgowy, to przedsiębiorca ma także opcję dodania logo firmy, kont bankowych, wprowadzenia bazy kontrahentów. Poza tym można wystawiać dokumenty fiskalne w PLN i w dowolnej walucie obcej, także korzystać z faktur zaliczkowych oraz końcowy, generować dokumenty kosztowe oraz zarządzać magazynem. Do dyspozycji są również rozmaite szablony, a wysyłanie faktur w formacie PDF obecnie jest bardzo proste.
Różne opcje dla faktur VAT
Dla wielu klientów niezwykle istotne jest wystawianie dokumentów zaliczkowych. Tym samym mogą oni podkreślić poważne podejście do umowy oraz kontrahenta. Poza tym zaliczki doskonale wpływają na kondycję finansową firmy i często gwarantują jej możliwość rozwoju. Poza tym dzięki środkom można na przykład zakupić materiały do realizacji zlecenia, a po zakończeniu prac wystawić fakturę końcową. Prosty program jest szczególnym ułatwieniem dla osób, które stawiają pierwsze kroki w prowadzeniu firmy. Tym samym mogą się nauczyć one, na co zwrócić uwagę przy wystawianiu faktur, poznają zasady obsługi magazynu czy też ewidencji środków trwałych. Z narzędzi można bezpłatnie korzystać przez 31 dni, co jest czasem wystarczającym, by się przekonać, że naprawdę warto w program zainwestować. Każda faktura VAT będzie mogła być wówczas wystawiona przez tego pracownika, który otrzyma dostęp, a to pozwala na dość dużą elastyczność w zarządzeniu mniejszym lub większym przedsiębiorstwem.