Od lat przedsiębiorcy w Polsce korzystają z różnych rozwiązań cyfrowych wspierających procesy księgowe. Program do fakturowania stał się podstawowym narzędziem pracy zarówno w małych firmach, jak i w dużych spółkach, ponieważ umożliwia szybkie wystawianie dokumentów sprzedaży, ich archiwizację oraz kontrolę poprawności danych. Jednak od 2026 roku sposób wystawiania i odbierania faktur w Polsce ulegnie ogromnej zmianie – zacznie obowiązywać KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. Warto już teraz sprawdzić, kogo obejmie ten obowiązek, od kiedy dokładnie trzeba będzie korzystać z nowego systemu oraz jakie wyjątki przewidują przepisy.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, w której przedsiębiorcy będą wystawiać i odbierać tzw. faktury ustrukturyzowane, zapisane w jednolitym formacie XML. Każdy dokument uzyska unikalny numer potwierdzający jego poprawne wprowadzenie do systemu.
Dzięki temu:
- faktury będą archiwizowane centralnie,
- zniknie obowiązek wysyłania dokumentów mailem czy drukowania ich,
- przedsiębiorcy uzyskają większe bezpieczeństwo i szybszy zwrot VAT.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Choć system działa od 2022 roku, do tej pory był dobrowolny. Obowiązek wystawiania faktur ostatecznie reguluje tzw. „Ustawa KSeF 2.0” z 1 września 2025 r. Wyznacza ona dwa główne terminy:
- 1 lutego 2026 r. – dla firm, które w 2024 r. przekroczyły 200 mln zł obrotu,
- 1 kwietnia 2026 r. – dla większości pozostałych podatników. Najmniejsi podatnicy mogą skorzystać z odroczeń do końca 2026 roku, o czym piszemy poniżej.
Co istotne, odbiór faktur przez KSeF stanie się obowiązkowy już od 1 lutego 2026 r. – niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa.
Kogo obejmie obowiązek?
Nowy system obejmie praktycznie wszystkich podatników w Polsce: JDG, spółki, grupy VAT oraz jednostki samorządu terytorialnego. Dostęp do systemu mogą otrzymać także osoby fizyczne lub biura rachunkowe, jeśli zostaną do tego upoważnione przez przedsiębiorcę.
Wyłączenia z KSeF
Mimo że system obejmie zdecydowaną większość transakcji, przepisy przewidują pewne wyłączenia. Dotyczą one zarówno wystawiania, jak i odbierania faktur.
Wyłączenia z odbioru faktur w KSeF
Nie będzie obowiązku odbierania dokumentów przez system, jeżeli:
- miejscem świadczenia usług jest inny kraj UE lub państwo spoza Unii,
- nabywca nie posiada siedziby ani stałego miejsca działalności w Polsce,
- nabywca ma stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce (ale nie ma siedziby w Polsce) i nie uczestniczy ono w danej transakcji,
- nabywcą jest podatnik zwolniony z VAT na podstawie art. 113a ust. 1 ustawy o VAT.
Wyłączenia z wystawiania faktur w KSeF
Obowiązek nie obejmie m.in.:
- podmiotów bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
- podmiotów zagranicznych posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce (ale nieposiadające siedziby w Polsce), przy czym miejsce to nie uczestniczy w danej transakcji,
- transakcji dokonywanych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
- usług rozliczanych w ramach procedur OSS nieunijnej i importu IOSS
- procedury świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu osób,
- sprzedaży potwierdzanej biletami (np. bilety komunikacji zbiorowej, przejazdy autostradą).
Wyłączenia przejściowe
Do końca 2026 roku podatnicy będą mogli korzystać z uproszczeń: wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne, jeśli ich miesięczna sprzedaż nie przekroczy 10 000 zł oraz wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne z kasy fiskalnej i paragony fiskalne uznane za faktury, jeżeli ich wartość nie przekroczy 450 zł. Takie rozwiązanie ma ułatwić mniejszym przedsiębiorcom płynne przejście do nowego systemu.
Jak przygotować firmę na KSeF?
Pierwszym krokiem jest zadbanie o odpowiednie uprawnienia. Przedsiębiorca musi zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF. W niektórych przypadkach, aby to było możliwe, konieczne będzie złożenie w Urzędzie Skarbowym zawiadomienia ZAW-FA. Jeżeli przedsiębiorca planuje wystawiać i odbierać faktury w Aplikacji Podatnika KSeF to po zalogowaniu musi zapisać odpowiednie uprawnienia dla siebie, swoich pracowników oraz/lub swojego biura rachunkowego. Jeżeli planuje korzystać ze zintegrowanego z KSeF programu do wystawiania faktur to powinien wygenerować i pobrać odpowiedni token dostępowy.
Przed wygenerowaniem tokenu należy jednak sprawdzić, czy używany program do wystawiania faktur obsługuje KSeF 2.0. Właściciele firm powinni być pewni, że używany przez nich system do faktur sprosta nowym wymaganiom prawnym. W przypadku aplikacji CONTsup można mieć pewność, że tak właśnie będzie. Producent oprogramowania już w fazie dobrowolnego KSeF 1.0 rozpoczął wdrażanie rozwiązań przewidzianych dla obowiązkowej wersji 2.0. Dzięki temu po zakończeniu wszystkich prac, użytkownicy wchodząc w okres obowiązkowego stosowania systemu od 1 lutego 2026 r., nie będą musieli na nowo uczyć się pracy z aplikacją – przełączenie na nowy tryb pracy nastąpi automatycznie. To sprawia, że klienci korzystający z CONTsup unikną problemów związanych z wdrożeniem KSeF i odczują zmiany w minimalnym stopniu.
Nie można też zapominać o komunikacji z kontrahentami. Wielu z nich może nie być jeszcze świadomych, jak zmieni się proces przesyłania faktur – warto ich uprzedzić, by uniknąć chaosu na początku 2026 roku.
Podsumowanie
KSeF to rewolucja, która obejmie niemal wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Obowiązek rozpocznie się w 2026 roku, ale przygotowania warto zacząć już dziś. Wdrożenie systemu wiąże się z nowymi procedurami, lecz przyniesie też korzyści: szybsze rozliczenia, łatwiejszą archiwizację i większe bezpieczeństwo danych.
Dlatego przedsiębiorcy powinni upewnić się, że ich program do zarządzania finansami firmy jest zgodny z KSeF i zapewnia wsparcie w procesie przejścia. Rozwiązania takie jak CONTsup udowadniają, że zmiany nie muszą oznaczać rewolucji – mogą być naturalnym etapem cyfryzacji i okazją do usprawnienia codziennych działań księgowych.