Ministerstwo Finansów wprowadziło Krajowy System e-Faktur, czyli ogólnokrajowy program informatyczny. Z jego pomocą możliwe jest wystawianie i otrzymywanie elektronicznych faktur. Sposobem na zachęcenie do stosowania tego rozwiązania przez firmy mają być dodatkowe korzyści podatkowe. Dowiedz się, jak działa ten system i czym właściwie jest.
Krajowy System e-Faktur – co to jest?
Krajowy System e-Faktur, czyli w skrócie KSeF to system, który służy do wystawiania, przechowywania, a także przesyłania ustrukturyzowanych faktur. Można go też nazywać centralną bazą faktura, ponieważ z jego pomocą masz stały dostęp do dokumentów wystawionych przez Internet.
Zwróć uwagę na to, że faktury ustrukturyzowane to dopuszczalna forma dokumentowania transakcji – podobnie jak papierowe i elektroniczne wersje. Kluczowe znaczenie ma tylko to, że są tworzone w formacie XML. Jednocześnie są zgodne z europejskimi normami dokumentowania transakcji handlowych.
Do czego służy Krajowy System e-Faktur?
Warto podkreślić, że Krajowy System e-Faktur polega nie tylko na wystawianiu faktur czy też nadawaniu im indywidualnego numeru. Ten system umożliwia także natychmiastowe sprawdzenie poprawności danych, monitorowanie daty i godziny ich wystawiania, a w razie błędów informuje o odrzuceniu faktury.
Oczywiście jednym z najważniejszych zadań KSeF jest możliwość monitorowania faktur przez organy podatkowe. Tym samym pozwala to na przeprowadzenie w pełni zautomatyzowanej kontroli podatkowej. Przede wszystkim ma to zaoszczędzić czas przedsiębiorców i urzędników państwowych. Teoretycznie ma to również zmniejszyć ilość pracy, jaką właściciele firm wkładają w dokumentację transakcji. Ostatecznie ma to także zlikwidować konieczność przesyłania plików JPK do urzędów skarbowych.
Kto korzysta z Krajowego Systemu e-Faktur?
Na samym początku, czyli od 1 stycznia 2022 roku korzystanie z KSeF jest w pełni dobrowolne, dopiero z czasem – od 1 stycznia 2024 roku – system ma stać się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Zwróć tylko uwagę na to, że dotyczy to zarówno osób zarejestrowanych, jako czynni podatnicy VAT, jak i przedsiębiorców zwolnionych z tego podatku.
Pamiętaj o tym, że nie musisz wystawiać faktur bezpośrednio w Krajowym Systemie e-Faktur. Dostępne są także nowoczesne rozwiązania dla księgowych, które umożliwiają łatwe połączenie z tym systemem. Dzięki temu masz pewność, że dokumenty są zgodne z wytycznymi Ministerstwa Finansów, a jednocześnie nie musisz logować się do rządowego programu, który jest dość wolny, co może wymagać od Ciebie poświęcania zbyt wiele czasu. Zamiast tego lepszym rozwiązaniem jest profesjonalny system przygotowany przez zewnętrzną firmę.
Jakich faktur nie można wystawiać przez KSeF?
Tak naprawdę możesz bez problemu wystawić większość faktur VAT. Zwróć tylko uwagę na to, że nie będzie to możliwe w przypadku błędnego lub niekompletnego dokumentu. Wówczas faktura jest automatycznie odrzucona przez system, nie zostanie też zarejestrowana, a do tego nie ma indywidualnego numeru. Wtedy nie musisz wystawiać korekty, po prostu edytuj już istniejący dokument, tak by był wypełniony w prawidłowy sposób.
Zwróć uwagę na to, że Krajowy System e-Faktur nie pozwala na wystawienie noty korygującej oraz duplikatu faktury. Oprócz tego nie możesz wystawić faktury VAT RR, służącej do dokumentowania nabycia produktów rolnych i usług rolniczych od rolników ryczałtowych. Istnieje jeszcze kilka sytuacji, które sprawią, że nie będziesz mógł wystawić faktury. Odnosi się to do dokumentów wystawianych za pomocą kasy fiskalnej oraz faktur pro forma.
– Maszyny dla twojej firmy – w co warto zainwestować?
– Druk na szkle – gdzie można go wykorzystać?