Przeprowadzka biura jest często rezultatem ekspansji firmy lub jej zamknięcia. Rozszerzająca się działalność nie jest zła. Gdy jednak firma zacznie rosnąć, często potrzebna jest większa przestrzeń biurowa. Niezależnie od tego, czy przenosisz się z biura do nowego obszaru roboczego czy chcesz przenieść się z jednego budynku handlowego do innego, wybór miejsca biurowego dla Twojej firmy nie jest łatwy. Gdy wybierzesz nową lokalizację, przeprowadzka jest następnym wyzwaniem, któremu musisz podołać.
Przedsiębiorstwa nie są w stanie zarabiać pieniędzy, gdy firma jest w trakcie przeprowadzki; dlatego też, ponieważ cała działalność firmy lub jej części w różnych momentach nie będą działać podczas tego zadania, chcesz mieć pewność, że proces jest tak wydajny jak to możliwe. Oto pięć wskazówek, które pomogą Ci sprawnie i szybko przemieścić swoje biuro!
Utwórz harmonogram, według którego będziecie się pakować.
Teraz, gdy wiesz, gdzie się przenosisz, koordynowanie przeprowadzki może stanowić wyzwanie dla wszystkich urządzeń i mebli znajdujących się w biurze. Nie chcesz przecież by ulubione kubełkowe krzesła biurowe uległy zniszczeniu bądź zostały pominięte w tym procesie! Oceń obecną sytuację biura firmy, aby zobaczyć, jak chcesz, aby nowe biuro zostało urządzone i jak zamierzasz to osiągnąć w ramach wyznaczonego budżetu.
4-6 miesięcy przed przeprowadzką musisz upewnić się, że pracownicy są dobrze poinformowani, kiedy zmiany będą miały miejsce. Zaplanuj czas na aktualizację usług internetowych i telefonicznych oraz uzyskanie niezbędnych zezwoleń, licencji i polis ubezpieczeniowych. Im większe biuro, tym więcej czasu będziesz musiał zaplanować.
Odpowiednie przydzielanie zasobów?
Nie bój się prosić pracownika czy dwóch o pomoc. Wynajem ruchomości i środki czyszczące od 1 do 3 miesięcy przed wyjazdem Planowanie z wyprzedzeniem jest ważne, ponieważ przejście z jednego biura do innego powinno się odbyć bez komplikacji. Jeśli planujesz zatrudnić kierowców lub sprzątaczkę, aby mogli ci pomóc w procesie, nadszedł czas, aby to zrobić. Upewnij się, że dobrze poznałeś różne firmy przeprowadzkowe i postawiłeś na tą, której można zaufać.
Poinformuj dostawców o co najmniej 3 miesiące przed wyjazdem
Nie musisz tracić żadnych ważnych zleceń, gdy przenosisz się do nowego biura, więc niech inni sprzedawcy dobrze zorientują się, aby mogli dostosować adres wysyłki i adres rozliczeniowy. Jeśli potrzebujesz nowych mebli lub innego wyposażenia, zorganizuj to teraz, aby wszystko było przygotowane, zanim Twoja firma zacznie się tam przenosić z pracownikami.
Zaktualizuj swoją stronę, dokumenty firmowe i wizytówki 1-2 tygodnie przed rozpoczęciem podróży
W ostatnim tygodniu konieczne jest, aby wszystko było na swoim miejscu i aby po wejściu pracowników do nowego biura nie trzeba było poświęcać zbyt wiele czasu na dostosowanie się do nowej sytuacji. Chodzi o to, by jak najszybciej wrócić do biznesu. Upewnij się, że poczta i klienci są świadomi, że przeprowadzka ma miejsce. Przenoszenie biura może wydawać się trudne, ale cały proces bardzo ci ułatwi opracowanie listy czynności, która wskaże co należy zrobić. To naprawdę może przyspieszyć cały proces.