Archiwizacja dokumentów transportowych CMR jest niezbędna dla wszystkich firm, które zajmują się transgraniczną dostawą towarów. Nie możesz się doczekać, aby dowiedzieć się więcej? Czytaj dalej.
Czy wiedziałeś o tym, że firmy, które przewożą towary za granicę, muszą zawsze zadbać o to, by dokumenty CMR były obecne przy transporcie? Konwencja dotycząca umowy międzynarodowego przewozu drogowego towarów potwierdza, że przewoźnik otrzymał towar i jest związany umową ze zleceniodawcą, sprzedawcą detalicznym.
Na czym polega wyzwanie? Dokumenty CMR dotyczące transportu muszą być archiwizowane przez każdego gracza w łańcuchu dostaw ze względów administracyjnych i w razie konieczności zarządzania konfliktami.
Dokumenty transportowe CMR zawierają wszystkie informacje dotyczące transportu:
-
miejsce odbioru i miejsce przeznaczenia,
-
szczegóły dostawy i opis towaru,
-
instrukcje celne itp.
Jeśli chcesz lepiej poznać ten temat zajrzyj do wiarygodnego źródła i dowiedz się więcej.
Archiwizacja dokumentów transportowych CMR: od teorii do praktyki
Teoretycznie uporządkowanie dokumentów w szafach na dokumenty w miarę ich dostarczania jest bardzo proste. W praktyce sprawa jest bardziej skomplikowana:
-
CMR transportowe odbierane są w sklepach, składach, centrach logistycznych i nie zawsze trafiają do rąk kierowników administracyjnych
-
w przypadku konfliktu z przewoźnikiem lub dostawcą znalezienie CMR transportowego związanego z określonymi partiami towaru może zająć godziny
Cyfryzacja: rozwiązanie do archiwizacji dokumentów transportowych CMR
Jak tego uniknąć? Dzięki digitalizacji archiwizacji tych transportowych dokumentów CMR bezpośrednio przy odbiorze towaru.
Zbyt skomplikowane? Pomyśl jeszcze raz! Rozwiązanie dostosowane do Twojej firmy można skonfigurować i wdrożyć w ciągu kilku minut i bez rozwoju IT za pomocą dedykowanych do tego zadania narzędzi, które pozwolą Twoim zespołom wypełnić formularz za pomocą tabletu lub smartfona po otrzymaniu towaru, zeskanować transportowy CMR i inne powiązane dokumenty,
Zalety cyfrowej archiwizacji transportowych CMR
Digitalizacja i gromadzenie tych informacji ma kilka zalet. Przede wszystkim to wyeliminuje transkrypcję i niepotrzebną papierkową robotę. Dawno minęły czasy, kiedy twoje zespoły otrzymywały papierowe CMR i odnotowywały anomalie ręcznie na dowodach dostawy. Zapomnij o nieefektywności czasu, kiedy te dokumenty leżały w pudle, czekając na przyjazd działu księgowości i odbiór w celu ich sprawdzenia, zeskanowania i przepisania przed wysłaniem e-mailem do dostawcy.
Dzięki dedykowanym narzędziom, po wypełnieniu formularza cyfrowego przez zespoły recepcyjne, można jednym kliknięciem przesłać formularz do dostawcy w przypadku zgłoszenia anomalii. Nie ma potrzeby transkrypcji danych, Twój dostawca będzie mógł przeglądać dane i pliki związane z dostawą za pośrednictwem tego formularza, nawet bez rejestracji. Co najważniejsze, będzie mógł odpowiedzieć bezpośrednio za pośrednictwem innego formularza, aby ułatwić dalsze postępowanie i zarządzanie reklamacjami dla Twojego zespołu.