Kwestia licencjonowania oprogramowania w firmach jest często traktowana bardzo luźno. Wielu zarządzających, jak i pracowników potrafi nawet całkowicie ignorować ten temat, gdyż nie zdają sobie sprawy z jego ogromnego znaczenia. Niektórzy też przesuwają odpowiedzialność na innych, na przykład na szefa działu IT czy działu zakupów. Jest to niestety bardzo błędne przekonanie, ponieważ każdy przedsiębiorca i pracownik powinien szanować prawa producenta oprogramowania, gdyż jest to sytuacja podobna, jak oczekiwanie od klienta zapłaty za wykonaną pracę. Ponadto, nieprzestrzeganie pewnych zasad dotyczących oprogramowania może mieć bolesne skutki prawne i finansowe.
Wśród licencji na oprogramowanie zarówno dla użytkowników indywidualnych, jak i firm, możemy wyróżnić kilka rodzajów. Znajdują się wśród nich proste licencje typu „kliknij, aby zaakceptować”, a także te bardziej skomplikowane, w formie negocjowanych porozumień licencyjnych dla dużych organizacji mających specyficzneoczekiwania i potrzeby.
Kwestia licencji a wyniki biznesowe
Znajomość różnorodnych typów licencji oraz pełna wiedza o posiadanych przez przedsiębiorstwo zasobach informatycznych może mieć znaczący wpływ na podejmowane decyzje biznesowe, a także umożliwia skuteczniejsze wykorzystywanie posiadanych aplikacji, co przekłada się na zwiększenie wydajności i produktywnościfirmy.
Ostatnie 30 lat upłynęło pod znakiem szybko postępującej technologii pełnej innowacji. W tym czasie komputery oraz związane z nimi oprogramowanie na dobre zadomowiły się w naszym życiu osobistym oraz zawodowym. Poprzez korzystanie z oprogramowanialicencjonowanego mamy swój wkład w umożliwieniu informatykom prac nad kolejnymi nowatorskimi rozwiązaniami, dzięki którym później liczne osoby i firmy mogą osiągać rezultaty wręcz przełomowe.
Licencje a kwestie prawne
Kwestia przestrzegania warunków licencji na oprogramowanie używane w firmie wiąże się także z powodami prawnymi. Nieposzanowanie praw autorskich może pociągnąć za sobą roszczenia z tytułu ich naruszenia, a w rezultacie także poważne konsekwencje finansowe.
Mimo, że wiele osób oraz firm deklaruje przywiązywanie dużej wagi do przestrzegania warunków licencji, okazuje się, że około 1/4 – 1/3 oprogramowania na firmowych komputerach jest nielegalna. I wcale nie musi to być działanie celowe. Niestety, niezależnie od intencji, w sytuacji posiadania nielegalnego oprogramowania, firmy narażone są na poważne konsekwencje prawne i finansowe, a także ryzyko operacyjne oraz różne zagrożenia bezpieczeństwa informatycznego.
Zalety korzystania z legalnego oprogramowania
Korzystanie z legalnego oprogramowania nie tylko chroni przed kłopotami z prawem oraz dotkliwymi karami finansowymi. Efektywna polityka licencjonowania oprogramowania oraz wdrożenie odpowiednich procedur przekładają się na ochronę naszego środowiska pracy przed licznymi zagrożeniami bezpieczeństwa informatycznego, dają nam uprawnienia do uzyskania bieżących aktualizacji oprogramowania oraz wsparcia technicznego, a do tego redukują koszty operacyjne firmy związane z zakupem licencji oraz zarządzaniem. Warto przy tym wiedzieć, że są to korzyści dotyczące nie tylko dużych przedsiębiorstw, ale także średnich i małych.
Co to jest SAM?
Skuteczny system zarządzania licencjami oraz oprogramowaniem SAM (Software Asset Management) składa się z licznych procedur branżowych, które zawierają w sobie zestaw procesów mających na celu zarządzanie i optymalizację zasobów informatycznych organizacji.Wdrożenie rozwiązania SAM sprawdza pod kątem uchybień licencyjnych wszelkie zainstalowane na komputerach programy i aplikacje oraz zapewnia ochronę tych urządzeń przed zagrożeniami, jakie powodować może używanie nielegalnego oprogramowania. Wszystkie działania systemu SAM oparte są na danych i faktach dotyczących najważniejszych wydarzeń technologicznych. Dzięki temu pomagają użytkownikom podejmować lepiej przemyślane decyzje biznesowe. System jest wydajny i działa przez cały cykl życia komputera. Można zaryzykować też stwierdzenie, że w dzisiejszych czasach jest on nieodzowny dla każdej firmy.
Pochodzenie programów bez licencji
Znajdujące się na firmowych komputerach oprogramowanie bez licencji może pochodzić z różnych źródeł i trafić na dyski na różne sposoby. Oto najczęściej występujące przypadki:
- Oprogramowanie zakupione legalnie używane jest w sposób niezgodny z warunkami licencji, na przykład zainstalowano je na większej liczbie urządzeń niż pozwala na to licencja.
- Wykonano kopie w urządzeniach, którychwarunki licencji nie obejmują.
- Pracownicyzainstalowali oprogramowanie przyniesione z domu za pozwoleniem przełożonych lub na własną rękę.
- Ktoś pobrał z Internetuoprogramowanie bez licencji.
- Firmazewnętrzna zainstalowała oprogramowanie, na którefirma docelowa nie posiada i nie otrzymała licencji.
- Nielegalne oprogramowanie zainstalowało się samoistnie bez wiedzy użytkownika komputera.
- Możliwe jest także, że w drodze fuzji lub przejęcia, firma otrzymała majątek, który nie został sprawdzony pod względem legalności oprogramowania.
Powinniśmy wiedzieć, że nie jest tutaj istotne to, czy z aplikacji tych ktoś w ogóle korzysta. Wystarczy sam fakt, że kopia programu znajduje się na dysku twardym komputera, by firma miała obowiązek posiadania odpowiedniej licencji. W przypadku, gdy firma nielegalnie korzysta z oprogramowania, musi liczyć się z tym, że jego producent sięgnie po środki prawne. W rezultacie firma będzie musiała:
- zaprzestać korzystania z oprogramowania bez licencji,
- usunąć to oprogramowanie z komputera,
- naprawić szkodę w formie zapłatywielokrotności opłaty licencyjnej (dwukrotność w przypadku naruszenia niezawinionego lub trzykrotność, gdy naruszenie jest zawinione).
W niektórych krajach niewykluczone jest także egzekwowanie powyższych konsekwencjina podstawiewyroku sądu w sprawie karnej lub cywilnej.
Warto tutaj także zauważyć, że obecność niepożądanego oprogramowania może wynikać z tego, że w firmie nie został dotąd wdrożony żaden program służący do zarządzania oprogramowaniem albo także z tego, że nie zostały sformułowane jasne zasady, które zabraniają pracownikom instalowania oprogramowania bez licencji, ani także konsekwencje, jakie będą musieli ponieść za jakiekolwiek naruszenie tego zakazu.
Etapy efektywnego zarządzania oprogramowaniem
Zarządzanie oprogramowaniem przy pomocy skutecznego systemu SAM zapewnia większą przejrzystość w kwestii zainstalowanych programów i aplikacji, a także niższe kosztu software’u w firmie. Chroni także przed zaniedbaniami dotyczącymi licencji.Proces zarządzania oprogramowaniem możeprzebiegać w czterech etapach.
- Etap 1: Inwentaryzacja oprogramowania
Pierwszym krokiem do efektywnego zarządzania oprogramowaniem posiadanym przez firmę jest jego uporządkowanie. Pełna inwentaryzacjasoftware’u pozwoli dowiedzieć się, jakie aplikacje zostały zainstalowane wewszystkich komputerach oraz w każdym z osobna.
- Etap 2: Porównanie spisu zainstalowanychprogramów z posiadanymi licencjami
Gdy już stworzymy listę oprogramowania znajdującego się na firmowych pecetach i laptopach, kolejnym krokiem będzie porównanie jej z licencjami, które posiadamy. Jeśli licencji okaże się za mało, trzeba będzie dokupić te brakujące lub usunąć programy nielicencjonowane. Jeśli okaże się, że licencji jest więcej niż programów, będzie to oznaczało konieczność wdrożenia skuteczniejszych procedur zarządzania oprogramowaniem, które pomogą uniknąć ponoszenia kosztów za zbędne oprogramowanie.
- Etap 3: Opracowanie zasad postępowania i procedur
W całym procesie zarządzania oprogramowaniem komputerowym w firmie kluczowe znaczenie ma ustanowienie zasad korzystania z programów i nabywania licencji, jak i ich skrupulatne przestrzeganie. Jeśli w firmie obowiązują już podobne zasady, należy je przeanalizować i w razie konieczności zmodyfikować.
- Etap 4: Opracowanie planu SAM
Ostatnim etapem procesu SAM jest opracowanie indywidualnego planu działania, na który składa się analiza potrzeb firmy pod względem oprogramowania, ustalenie częstotliwości dokonywania przeglądów licencji i oprogramowania, a także zorganizowanie odpowiednich szkoleń dla pracowników firmy.
Pomoc specjalistów we wdrożeniu SAM
Oprogramowanie komputerowe jest jedną z części majątku firmy i powinno być odpowiednio ewidencjonowane. Aby ten temat uporządkować, najlepiej jest skorzystać z pomocy specjalistów zewnętrznych, którzy zajmują się rozwiązaniami SAM. Dzięki nim zyskamy poczucie spokoju wynikające ze świadomości, że mamy wszystkie zasoby informatyczne pod kontrolą i nie grozi nam konflikt z prawem. Wejdziemy w posiadanie pełnej dokumentacji, poradników i instrukcji od producentów oprogramowania oraz będziemy mogli skorzystać z usług wsparcia technicznego oraz szkoleń. Zyskamy także dostęp do bieżących aktualizacji oprogramowania oraz ich nowszych wersji. Dzięki wdrożeniu SAM firma dużo oszczędzi, ograniczając wydatki jedynie do naprawdę potrzebnych aplikacji, a jednocześnie może poprawić swoją efektywność dzięki dostępowi do wiedzy, szkoleń i narzędzi. Warto także pamiętać, że specjaliści od wdrożeń SAM gwarantują nam także wsparcie w zakresie zarządzania oprogramowaniem.
Więcej informacji uzyskać można na stronie: http://ipr.hu/pl/.