Inwentaryzacja to proces, który polega na przeliczaniu, sprawdzaniu oraz weryfikowaniu stanu majątku firmy. Główny cel inwentaryzacji to ustalenie stanu rzeczywistego składników majątkowych i źródeł ich finansowania. Jest to praktyka powszechnie stosowana w rachunkowości i zarządzaniu, której celem jest ocena stanu faktycznego aktywów. Przez aktywa rozumiemy wszystko, co firma posiada, od nieruchomości, sprzętu, towarów w magazynie, po należności od klientów.
Rodzaje inwentaryzacji- systematyczna, okazjonalna lub nadzwyczajna, doraźna, pełna lub częściowa
Istnieje kilka rodzajów inwentaryzacji, a wybór pomiędzy nimi zależy od wielu czynników. Najczęściej stosowanymi rodzajami inwentaryzacji są:
- Inwentaryzacja systematyczna: przeprowadzana regularnie, najczęściej na koniec roku (inwentaryzacja roczna).
- Inwentaryzacja okazjonalna lub nadzwyczajna: przeprowadzana na żądanie, np. w przypadku podejrzeń o braki magazynowe.
- Inwentaryzacja doraźna: realizowana sporadycznie, np. przy zmianie osoby odpowiedzialnej za inwentaryzację.
- Inwentaryzacja pełna lub częściowa: obejmuje cały stan majątku firmy lub tylko jego część.
Jak to zrobić?
Zarządzanie procesem inwentaryzacji jest skomplikowane, ale dzięki dobrze zaplanowanemu harmonogramowi inwentaryzacji i wstępnemu podziałowi stanu ilościowego i jakościowego majątku proces ten może przebiegać płynnie. Jak poprawnie przeprowadzić inwentaryzację? To zależy od charakteru i wielkości przedsiębiorstwa.
Przykładowo, inwentaryzacja stanu magazynowego w zakładzie produkcyjnym może obejmować przeliczanie zapasów surowców i produktów gotowych, podczas gdy w przedsiębiorstwie handlowym może skupiać się na towarach dostępnych na półkach. Wszystko zależy od tego, jakie stany magazynowe są w danej firmie.
Niezależnie od charakteru przedsiębiorstwa, inwentaryzację warto zaplanować przy współpracy z profesjonalną firmą, która oprócz stworzenia planu może zaoferować wynajęcie specjalistycznego sprzętu ułatwiającego przeprowadzanie inwentaryzacji.
Efekt i dalsze działania
Efektem wykonanej inwentaryzacji są różnego rodzaju dokumenty (protokół inwentaryzacyjny, raport inwentaryzacyjny, zestawienie różnic) , które pomagają w dalszym zarządzaniu przedsiębiorstwem. Podstawowym dokumentem jest protokół inwentaryzacyjny, który zawiera informacje o stanie faktycznym aktywów. Dodatkowo, może być sporządzony raport inwentaryzacyjny, który zawiera analizę stanu majątku firmy, porównanie stanu rzeczywistego z tym, co widnieje w księgach, i wskazuje ewentualne niedobory i nadwyżki. Remanent to z kolei dokument sporządzany po zakończeniu inwentaryzacji, zawierający ostateczne ustalenia stanu składników majątkowych.
Spis inwentaryzacyjny jest niezbędny dla właściwego prowadzenia rachunkowości, a także mogą posłużyć jako podstawa do wdrażania poprawek i optymalizacji w firmie. Inwentaryzacja, choć czasochłonna, jest więc niezbędnym narzędziem do monitorowania i kontrolowania majątku firmy, umożliwiającym szybką reakcję na ewentualne nieprawidłowości.
Pamiętaj, że zrobić inwentaryzację to tylko początek drogi. Ważne jest, aby na podstawie wyników podjąć odpowiednie kroki, które pomogą usprawnić zarządzanie majątkiem firmy. Regularna inwentaryzacja jest kluczowa dla utrzymania prawidłowego stanu magazynu, kontrolowania spisu składników majątku i przede wszystkim dla sukcesu Twojego przedsiębiorstwa.