O bezpieczeństwie danych w firmie mówi się bardzo dużo. Co ono oznacza w kontekście przechowywania dokumentów i jak skutecznie zadbać o ochronę akt? Na te pytania odpowiadamy w dzisiejszym tekście.
Bezpieczeństwo danych w firmie, a przechowywanie akt
Każde przedsiębiorstwo, któremu zależy na rozwoju, stara się monitorować to, czy jego procesy są rzeczywiście efektywne. Takie rozważania dotyczą też podejmowanych decyzji biznesowych – konieczne jest przeanalizowanie, czy przedsięwzięcie jest rzeczywiście opłacalne. Wielu przedsiębiorców zapomina, że w ten sposób warto podchodzić również do tak prozaicznych procesów, jak przechowywanie dokumentów. Przede wszystkim warto zastanowić się, czy archiwum zlokalizowane w naszej siedzibie, rzeczywiście na się opłaca. Jeśli przedsiębiorca ma swoje biuro w prestiżowej lokalizacji, ale kończy mu się przestrzeń, konieczne jest wynajęcie kolejnego pomieszczenia. W takich atrakcyjnych lokalizacjach koszty wynajmu mogą być zawrotne. Dużo bardziej opłacalną opcją będzie powierzenie przechowywania dokumentów zewnętrznej firmie.
Mówiąc o opłacalności przechowywania akt, należy wspomnieć również o wyposażeniu. Szafki, regały, szafy – to wszystko kosztuje. Zaawansowane rozwiązania, które stanowią nie tylko barierę fizyczną, ale też i barierę logiczną niestety nie należą do najtańszych. To jednak dopiero czubek góry lodowej. Jeśli chcemy, żeby nasze biuro było naprawdę dobrze zabezpieczone, warto pomyśleć również o ochronie antywłamaniowej. Wiele firm nie chce ponosić tych wszystkich kosztów, bo wolą one podejmować inwestycje, które mają rzeczywisty wpływ na wzrost przedsiębiorstwa. Na szczęście istnieje sposób na bezpieczne archiwum, które nie będzie kosztować nas zawrotnych kwot.
Przechowywanie dokumentów poza firmą
Takie usługi cieszą się rosnącą popularnością. Przyczyna jest prosta: oszczędności. Wielu przedsiębiorców wie, jak ważna dla prestiżu firmy jest lokalizacja, i jak wysokie są koszty wynajmu takich lokali. Przechowując dokumenty na zewnątrz, będziemy potrzebowali zdecydowanie mniej przestrzeni. Na tym zalety korzystania z takiej pomocy się nie kończą. Można do nich zaliczyć również:
- dodatkowe usługi
Firmy proponujące swoim klientom profesjonalne zarządzanie dokumentami przeważnie oferują dużo więcej niż jedynie przechowywanie akt. Tacy usługodawcy jak Rhenus, w swojej ofercie mają również bezpieczną utylizację akt. Dzięki tej opcji pozbędziemy się zalegających dokumentów bez strachu o to, że delikatne informacje dostaną się w niepowołane ręce. Oprócz tego często możemy liczyć na usługę archiwizacji. Uporządkowanie zgromadzonych dokumentów jest kluczowej, jeśli zależy nam na naprawdę funkcjonalnym archiwum. Z kolei usługa skanowania i digitalizacji przypadnie do gustu każdemu przedsiębiorcy, który chce prowadzić swoją firmę w nowoczesny sposób. - nieustanny dostęp do dokumentacji
Ta zaleta sprawia, że korzystanie z profesjonalnej usługi przechowywania dokumentów jest dużo wygodniejsze niż wynajęcie dodatkowej przestrzeni poza biurem. Przechowywanie akt, połączone z ich digitalizacją, sprawia, że mamy dostęp do naszych zasobów dwadzieścia cztery godziny na dobę, przez siedem dni w tygodniu. To bardzo przydatna opcja, zwłaszcza w aktualnych czasach, gdy wzrasta popularność pracy zdalnej. - zwiększone bezpieczeństwo
Ten argument uznawany jest za najważniejszy i trudno się z nim spierać. Profesjonaliści mają dostęp do infrastruktury, na którą wiele firm po prostu nie stać. Dzięki temu, że wykorzystują efekt skali, mogą pozwolić sobie na naprawdę zaawansowane rozwiązania i nowoczesne technologie. W efekcie dokumentacja klientów jest doskonale chroniona, a ryzyko nieuprawnionego dostępu spada do zera. - komfort psychiczny
Ta zaleta wynika z wszystkich wcześniejszych zalet. Przedsiębiorca, korzystający z usługi profesjonalisty, nie musi poświęcać swojego czasu na rozważania dotyczące bezpieczeństwa. Ma bowiem pewność, że jego aktami zajmuje się wykwalifikowany usługodawca.