Archiwizacja dokumentów księgowych

Wieloletnia działalność firmy generuje powstanie wielu dokumentów. Szczególnie ważne są księgowe, które wymagają archiwizacji zgodnie z określonymi zasadami i przepisami. W ich przypadku ważny jest zwłaszcza okres przechowywania.

Zasady archiwizacji

Dokumenty księgowe, czyli rejestry i ewidencje, dowody księgowe (faktury, ich duplikaty i korekty), księgi podatkowe, sprawozdania finansowe i dokumenty inwentaryzacyjne, muszą być przechowywane w taki sposób, żeby miały do nich dostęp organy kontroli skarbowej.

Dokumenty powinny być prawidłowo opisane i uporządkowane, np. dowody księgowe ze względu na okresy rozliczeniowe. Powinny też być przechowywane w wyznaczonym miejscu – archiwum, do którego nie mają dostępu osoby nieupoważnione, co zagwarantuje, że będą bezpieczne.

Okres przechowywanie dokumentów jest różny w zależności od ich rodzaju. Ze względu na czas archiwizacji dokumentów księgowych dzielimy je na: czasowe i trwałe. Trwałe oznacza się symbolem A i są nimi zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, a czasowe – B i zalicza się do nich księgi rachunkowe i dowody księgowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne, dotyczące reklamacji oraz pozostałe dokumenty księgowe. Okres ich przechowywanie oblicza się od początku roku następującego po podatkowym, którego dane dotyczą. Wynosi 5 lat, z wyjątkiem dokumentów reklamacyjnych, które przechowujemy tylko przez rok po rozliczeniu reklamacji. Po wyznaczonym czasie dokumenty mogą zostać zlikwidowane, jeśli przechowywanie dokumentów nie jest uregulowane przepisami, co powinno być udokumentowane protokołem.

Dokumenty elektroniczne

Archiwizujemy dokumenty nie tylko w formie papierowej, ale również elektroniczne, które są efektem korzystania z programów komputerowych do prowadzenia księgowości. Dokumenty w formie elektronicznego zapisu powinny być przechowywane w wersji oryginalnej oraz bez dostępu do osób nieupoważnionych. Należy również zadbać o to, żeby zabezpieczyć je przed niedozwolonymi zmianami, zniszczeniem i uszkodzeniem. Dodatkowo warto mieć ich kopię na nośnikach danych cyfrowych.

W formie elektronicznej możemy przechowywać wszystkie dokumenty księgowe, zgodnie z Ustawą o rachunkowości (art. 73. ust. 2), a zwłaszcza jeśli cała księgowość jest prowadzona na komputerze przy użyciu specjalnego programu księgowego. Dodatkowo inne dokumenty, np. deklaracje podatkowe, wyciągi bankowe i dokumenty kasowe mogą zostać przeniesione na informatyczne nośniki danych po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.

Dokumenty elektronicznie przechowuje się łatwiej niż w formie papierowej, ale wymagają uporządkowania. Ochrony wymaga także komputer, na którym znajdują się dane księgowe – przed wirusami i utratą danych. Należy także wykonywać systematycznie ich kopie.