Nadmiar dokumentów i brak pomysłu na ich uporządkowanie to problem wielu firm i instytucji. Sposobem na uniknięcie tego typu chaosu jest systematyczna i staranna archiwizacja dokumentacji, dzięki której w zaledwie kilka minut można znaleźć ważne dla przedsiębiorcy pisma, umowy czy aneksy. Warto pamiętać o utrzymaniu porządku w tym zakresie, aby niespodziewana kontrola czy wizyta kontrahentów nie wstrzymała pracy całej firmy i nie spędzała snu z powiek pracownikom administracyjnym.
Jak przebiega archiwizacja dokumentacji w nowoczesnych firmach?
Porządki w dokumentach wymagają odpowiedniego przygotowania. Tym bardziej, jeśli przez ostatnie kilka lat były one jedynie przekładane do nowych segregatorów lub chowane po stertą tych nowo podpisanych. W przypadku archiwizacji dokumentacji – http://www.sawo-recykling.pl/archiwizacja_dokumentacji.html warto najpierw zebrać wszystkie, nawet te dawno zapomniane pisma, a następnie posegregować je według wybranego klucza. Najpopularniejsze są podziały według dat, rodzajów pism lub projektów i klientów. Warto także oznaczyć dokumenty, które należy przechowywać przez długi czas oraz te, które już po kilku latach tracą moc prawną i mogą ulec zniszczeniu. Sposoby przechowywania i segregowania dokumentów, dobrze jest opisać, aby ich wyszukiwanie nie zabierało zbyt wiele czasu, a jednocześnie by kolejne układanie nie wymagało nauki specjalistycznego systemu. Po takich działaniach, przychodzi czas na znalezienie bezpiecznego miejsca dla dokumentów, które dotyczą przeszłości firmy oraz dla tych, które zawsze warto mieć „pod ręką”.
Zalety profesjonalnej archiwizacji dokumentacji
Początkowo, przedsiębiorcom może się wydawać, że porządki w papierowych dokumentach są jedynie stratą cennego czasu. W rzeczywistości jest jednak odwrotnie. Dobrze zorganizowana archiwizacja dokumentacji pozwala zaoszczędzić ten czas, a w przyszłości ułatwić działanie wszystkim pracownikom sekcji administracyjno-biurowej. Jednocześnie, umożliwia także usunięcie starych, nieważnych już papierów i przygotowanie wolnego miejsca pod nowe umowy. Elementem takich działań jest również skanowanie i kserowanie dokumentów, które przechowuje się latami, a które bardzo szybko blakną i stają się nieczytelne (jak paragony czy faktury). Jednolity i jasny system przechowywania i porządkowania dokumentów pozwala na stałą i szybką kontrolę wewnętrzną. Dla wielu kontrahentów i partnerów biznesowych porządek w dokumentach jest bowiem odzwierciedleniem sposobu prowadzenia całej firmy i gwarancją współpracy, którą w przyszłości będzie można nawiązać. Archiwizacja dokumentacji to zatem doskonałe świadectwo mówiące nie tylko o pojedynczych pracownikach, ale przede wszystkim o ogólnej kondycji rozbudowanego i prężnie rozwijającego się przedsiębiorstwa.