Biurka, ergonomiczne fotele biurowe, krzesła, stoły, regały na dokumenty, komputery – wydaje się, że kwestia wyposażenia biura jest dość oczywista. Czy rzeczywiście? Trzeba pamiętać, że pracownicy muszą mieć zapewniony nie tylko odpowiedni sprzęt, dzięki którym mogą wykonywać swoją pracę, ale również odpowiednie warunki BHP w biurze. Przyjrzyjmy się zatem mniej oczywistym elementom, których (właśnie ze względu na BHP) nie może zabraknąć w żadnym obiekcie biurowym.
Wymagania dotyczące pomieszczeń pracy biurowej
Pomieszczenie pracy, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r., to termin odnoszący się do pomieszczenia przeznaczonego na pobyt pracowników, w którym wykonywana jest praca. W związku z tym, że przestrzeń biurowa jest również pomieszczeniem pracy, musi spełniać wymagania określone w Rozporządzeniu.
Zgodnie z przepisami do obowiązków pracodawcy należy utrzymywanie pomieszczeń pracy i czystości w porządku. Konieczne jest również zapewnienie ich okresowych remontów i konserwacji w celu zachowania wymagań BHP. Zarówno pomieszczenia, w których wykonywana jest praca, jak i ich wyposażenie powinny zapewniać pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Należy zadbać o odpowiednie oświetlenie (naturalne i sztuczne), optymalną temperaturę, wymianę powietrza oraz zabezpieczenie przed wilgocią, niekorzystnymi warunkami cieplnymi i nasłonecznieniem, drganiami oraz innymi czynnikami, które są uciążliwe lub szkodliwe dla zdrowia.
Bezpieczeństwo i higiena pracy na stanowisku administracyjno-biurowym, czyli co musi być w biurze
1. Znaki przeciwpożarowe i znaki ewakuacyjne
Zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Każde miejsce pracy powinno być wyposażone w znaki przeciwpożarowe i ewakuacyjne, które w razie zagrożenia pomagają sprawnie przeprowadzić akcję gaśniczą i bezpiecznie wydostać się z budynku. Pracodawca ma również obowiązek zapewnić drogi ewakuacyjne ze wszystkich pomieszczeń obiektu budowlanego, w których mogą przebywać pracownicy, umożliwiające szybkie wydostanie się pracowników na otwartą przestrzeń.
Zgodnie z Polskimi Normami powinny być oznakowane m.in. drogi i wyjścia ewakuacyjne, miejsca usytuowania urządzeń ppoż i gaśnic, miejsca usytuowania elementów sterujących urządzeniami przeciwpożarowymi, drabiny ewakuacyjne, miejsca zbiórki do ewakuacji. Wszystkie te elementy znajdziemy w renomowanych sklepach, w tym także internetowych. Przykładem może być tutaj Znakowo.pl, gdzie w bezpieczny i wygodny sposób można wyposażyć się w niezbędne znaki przeciwpożarowe.
Znaki ochrony przeciwpożarowej powinny spełniać wymagania normy PN-EN ISO 7010 2012, dla znaków ewakuacyjnych obowiązują równolegle dwie normy – PN-EN ISO 7010 2012 oraz PN-92-N-01256-02.
2. Oświetlenie awaryjne
Oświetlenie awaryjne jest niezbędne, np. do przeprowadzenia bezpiecznej akcji ewakuacyjnej, gdy z jakiegoś powodu przestanie działać oświetlenie podstawowe. Zgodnie z europejską normą PN-EN 1838 oświetlenie awaryjne dzielimy na ewakuacyjne (oświetlenie drogi ewakuacyjnej, oświetlenie strefy otwartej / antypaniczne, oświetlenie strefy wysokiego ryzyka) i zapasowe.
Oświetlenie ewakuacyjne pozwala bezpiecznie zakończyć pracę, wydostać się z danego miejsca lub pomieszczenia i sprawnie poruszać się po drodze ewakuacyjnej. W przestrzeniach typu open space warto stosować oświetlenie antypaniczne, które ułatwia orientację i pozwala bezpiecznie dotrzeć do drogi ewakuacyjnej.
Oświetlenie zapasowe to rodzaj oświetlenia, które zastępuje oświetlenie podstawowe, w sytuacji gdy awaria zasilania nie powoduje zagrożenia.
3. Instrukcje BHP
Pracodawca musi udostępnić pracownikom aktualne instrukcje BHP dotyczące m.in. obsługi maszyn i innych urządzeń technicznych, stosowanych w zakładzie procesów technologicznych oraz udzielania pierwszej pomocy.
Instrukcje powinny być łatwo dostępne i znajdować się w widocznym miejscu (jeśli dotyczą obsługi jakiegoś urządzenia – najlepiej w otoczeniu tego urządzenia).
Przykładowe instrukcje BHP, które można znaleźć w biurach:
- Instrukcja BHP dla pomieszczeń administracyjno-biurowych,
- Instrukcja BHP przy obsłudze niszczarki dokumentów,
- Instrukcja BHP przy obsłudze kserokopiarki.
4. Apteczka
W każdym miejscu pracy, a więc również w biurze, musi znajdować się apteczka pierwszej pomocy. Miejsca usytuowania apteczek powinny być odpowiednio oznakowane (zgodnie z Polską Normą) i łatwo dostępne, a przy apteczkach powinny być wywieszone instrukcje dotyczące udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku, a także wykaz pracowników przeszkolonych w udzielaniu pierwszej pomocy.
Ilość, usytuowanie i wyposażenie apteczek należy ustalić w porozumieniu z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, uwzględniając rodzaje i nasilenia występujących zagrożeń.
5. Znaki zakazu palenia
W Polsce obowiązuje zakaz palenia tytoniu w miejscach publicznych, a więc także w miejscach pracy, takich jak np. biuro. Zakaz ten obejmuje również e-papierosy. W świetle przepisów konieczne jest umieszczenie – w widocznych miejscach – piktogramów, a także tabliczek z oznaczeniem słownym, które wskazują, że w danym miejscu nie wolno palić. Brak odpowiedniego oznaczenia może skutkować karą grzywny.