Masz za zadanie zorganizować konferencję biznesową dla swojej firmy lub Klienta? A może po prostu ciekawi Cię, w jaki sposób przygotowuje się tego typu wydarzenia? W dzisiejszym artykule przedstawimy Ci 3 główne kroki do tego, aby stworzyć niezapomniany event biznesowy, który zostanie zapamiętany na długie lata.
Organizowanie konferencji to niełatwy orzech do zgryzienia. Przedsięwzięcie to wymaga wielkich pokładów skupienia i odpowiedzialności w nawet najmniejszych szczegółach. Mimo że nad organizacją konferencji czuwa zazwyczaj sztab wyznaczonych do tego osób (czy to w Twojej firmie, czy też w firmie, która na co dzień zajmuje się takimi zleceniami), to i tak odpowiedzialność publiczna za cały przebieg eventu spoczywa na głównym organizatorze – a więc Twojej marce i Twoim nazwisku.
W dzisiejszym artykule wyznaczymy 3 fundamentalne kroki pozwalające na stworzenie bezbłędnej konferencji.
KROK 1: wybierz odpowiedni hotel na konferencję
Dlaczego hotel? Ano, dlatego, że w dzisiejszych czasach to właśnie hotele są najbardziej popularnymi obiektami, w których odbywają się takie i podobne eventy. Hotele coraz częściej posiadają prywatne sale konferencyjne i centra biznesowe. W nich wielu przedsiębiorców decyduje się na organizowanie konferencji.
W hotelu będziemy mieli zagwarantowane zarówno miejsce (salę), odpowiedni sprzęt audiowizualny, jak i catering na miejscu, miłą obsługę, noclegi, parking, świetną lokalizację i… pomoc menadżera w trakcie przygotowań!
KROK 2: ustal charakter imprezy i listę prelegentów
Konferencja biznesowa to bardzo ogólne pojęcie. Może przecież dotyczyć różnych obszarów biznesu. Właśnie dlatego musisz ustalić konkretną tematykę, w jakiej będziesz się obracał, i wymyślić chwytliwą nazwę dla swojego wydarzenia. Dopiero, kiedy podejmiesz tę decyzję, możesz organizować dalej. Wówczas musisz zadecydować o charakterze spotkania – czy ma być ono bardziej eleganckie, wystawne, poważne i oficjalne, czy też w klimacie stonowanym, luźnym, z obecnością jakiegoś przerywnika w postaci występu artystycznego.
Tematyka konferencji silnie wiąże się również z doborem prelegentów. Aby zagwarantować swoim Gościom najwyższy poziom w tematyce, którą obierzesz, musisz zaprosić do prezentowania specjalistów w swojej dziedzinie.
KROK 3: zadbaj o oprawę całego wydarzenia
Bardzo ważny jest marketing. Bez niego nawet najciekawsza konferencja może przepaść pomiędzy innymi. Pamiętaj, aby odpowiednio wypromować swoje wydarzenie. Idealnymi kanałami do tego będzie Internet – a w szczególności fora i portale społecznościowe przeznaczone dla ludzi biznesu.
Dodatkowo możesz zadbać również o to, aby ogłoszenia i banery reklamowe pojawiły się na lokalnych portalach internetowych, słupach ogłoszeniowych i billboardach. Partnerem artykułu jest gdyński Hotel Nadmorski specjalizujący się w organizacji konferencji nad morzem.